Информационно-справочные документы занимают важное место в системе документационного обеспечения управления любой организации․ Они служат для фиксации фактов, передачи сведений, подтверждения событий и являются основой для принятия управленческих решений․ В данной статье мы подробно рассмотрим, что относится к информационно-справочным документам, какие требования предъявляются к их оформлению, а также приведём образец акта, одного из наиболее распространённых документов этой группы․

Что такое информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы — это документы, содержащие сведения о фактическом положении дел, результатах деятельности, событиях и обстоятельствах, имеющих значение для организации․ Они не содержат распорядительных указаний, а лишь фиксируют и передают информацию․

К данной группе документов традиционно относятся:

• Акты — документы, составляемые несколькими лицами для подтверждения установленных фактов или событий;
• Служебные письма — средство деловой переписки между организациями;
• Докладные и служебные записки — внутренние документы, информирующие руководство о каких-либо фактах;
• Справки — документы, содержащие описание и подтверждение определённых фактов или событий;
• Отчёты — документы, содержащие сведения о результатах деятельности за определённый период;
• Протоколы, документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях;
• Объяснительные записки — документы, поясняющие причины какого-либо события или поступка․

Во входящей документации организации информационно-справочный характер имеют указания вышестоящих организаций, отчёты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчинённых организаций, договоры и иные документы․

Акт как информационно-справочный документ

Акт — это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты или события․ Акты составляются в самых разных ситуациях:

• при приёмке-передаче товаров, документов, материальных ценностей;
• при списании имущества;
• при обследовании состояния техники безопасности;
• при проведении инвентаризации;
• при фиксации нарушений трудовой дисциплины;
• при выполнении работ и оказании услуг по договорам;

Обязательные реквизиты акта

Для того чтобы акт имел юридическую силу, он должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации;
2. Наименование вида документа (АКТ);
3. Дата составления документа;
4. Регистрационный номер;
5. Место составления;
6. Заголовок к тексту (о чём акт);
7. Текст документа;
8. Подписи лиц, составивших акт, с расшифровкой․

Образец акта

Ниже приведён типовой образец акта приёмки-передачи документов:

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»

АКТ № 15
приёмки-передачи документов

г․ Москва                                 &