Общие сведения

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Симферополя Республики Крым — это локальный нормативный акт, который устанавливает единый порядок работы с документами в органе местного самоуправления․ Первоначально инструкция была утверждена распоряжением Администрации города Симферополя от 30 декабря 2014 года № 141-р, а впоследствии актуализирована распоряжением от 12 апреля 2017 года № 280-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Симферополя Республики Крым» (с изменениями на 10 августа 2020 года)․

Документ разработан в соответствии с:

• Федеральным законом от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Организационно-распорядительная документация․ Требования к оформлению документов»;
• Уставом городского округа Симферополь и Регламентом Администрации города Симферополя․

Цели и задачи инструкции

Основная цель инструкции — обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами и контроля исполнения поручений в Администрации города․ К основным задачам относятся:

1. установление единых требований к оформлению документов;
2. регламентация приёма, регистрации, рассмотрения и передачи документов;
3. организация контроля за исполнением документов и поручений;
4. обеспечение сохранности документов и порядок их передачи в архив;
5. определение порядка работы с обращениями граждан и организаций․

Структура документооборота

Приём и первичная обработка документов

Вся входящая корреспонденция поступает в управление делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации․ Первичная обработка включает:

• проверку правильности адресования и целостности упаковки;
• вскрытие конвертов и проверку наличия вложений;
• проставление регистрационного штампа с датой поступления;
• сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации․

Регистрация документов

Регистрации подлежат документы, требующие рассмотрения, принятия решения, исполнения или учёта․ Инструкцией утверждён перечень документов, не подлежащих регистрации в управлении делопроизводства, к которым, как правило, относятся:

• поздравительные письма и открытки;
• приглашения на мероприятия;
• рекламные и информационные материалы;
• печатные издания, брошюры, каталоги;
• документы, направленные для сведения без необходимости ответа․

Регистрация осуществляется в системе электронного документооборота в день поступления документа или в ближайший рабочий день․ Каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер․

Рассмотрение и резолюции

Зарегистрированные документы передаются главе администрации города Симферополя или его заместителям для рассмотрения и наложения резолюции․ Резолюция должна содержать:

• фамилию и инициалы исполнителя;
• содержание поручения;
• срок исполнения;
• подпись и дату․

Оформление документов

Инструкция устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97-2016․ Обязательными реквизитами являются:

1. наименование органа, автора документа;
2. вид документа (постановление, распоряжение, письмо и т․д․);
3. дата и регистрационный номер;
4. заголовок к тексту;
5. текст документа;
6. подпись должностного лица;
7. отметка об исполнителе․

Проекты постановлений и распоряжений администрации оформляются в соответствии с требованиями Регламента Администрации города Симферополя и подлежат визированию заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой․

Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и поручений возлагается на управление делопроизводства․ Контролю подлежат:

• поручения главы администрации и его заместителей;
• документы вышестоящих органов власти;
• обращения граждан и организаций;
• решения Симферопольского городского совета, требующие исполнения администрацией․

Исполнители обязаны представлять ответы в установленные сроки․ При необходимости продления срока исполнения оформляется соответствующее ходатайство․

Работа с обращениями граждан

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ․ Общий срок рассмотрения обращения составляет 30 дней со дня регистрации․ Инструкцией предусмотрены:

• регистрация письменных и электронных обращений;
• направление обращений по компетенции;
• подготовка ответов за подписью уполномоченных должностных лиц;
• учёт повторных обращений и обращений, содержащих признаки злоупотребления правом․

Формирование дел и передача в архив

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации․ По истечении срока хранения дела подлежат экспертизе ценности и передаче на архивное хранение либо уничтожению в установленном порядке․

Инструкция по делопроизводству Администрации города Симферополя является базовым документом, обеспечивающим упорядоченность документооборота, оперативность рассмотрения документов и обращений граждан, а также сохранность документального фонда муниципального образования․ С актуальной редакцией инструкции можно ознакомиться на официальном сайте Администрации города Симферополя и в справочных правовых системах․