Фраза «подписанное дополнительное соглашение просим направить» — одна из самых распространённых в деловой переписке между контрагентами. Она используется в сопроводительных письмах, когда одна сторона договора направляет другой подписанный экземпляр дополнительного соглашения и просит вернуть его после подписания, либо наоборот, просит контрагента прислать подписанный экземпляр. В этой статье подробно разберём, как грамотно составить такое письмо, какие реквизиты оно должно содержать и каких ошибок следует избегать.

Что такое дополнительное соглашение и зачем его направлять

Дополнительное соглашение — это документ, которым стороны изменяют, дополняют или уточняют условия ранее заключённого договора. Он составляется в той же форме, что и сам договор, и вступает в силу после подписания обеими сторонами (если иное не предусмотрено самим соглашением).

Типичные причины заключения дополнительного соглашения:

• изменение цены, объёма или сроков поставки товаров, работ, услуг;
• продление срока действия договора;
• изменение реквизитов сторон (наименование, адрес, банковские данные);
• изменение условий оплаты;
• дополнение договора новыми пунктами или исключение утративших актуальность условий.

Поскольку дополнительное соглашение составляется в двух (или более) экземплярах, после подписания одной стороной документ необходимо направить контрагенту. Именно для этого и используется сопроводительное письмо.

Структура сопроводительного письма к дополнительному соглашению

Сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке организации и включает следующие обязательные элементы:

1. Реквизиты отправителя — наименование организации, адрес, контактные данные.
2. Исходящий номер и дата письма — необходимы для регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
3. Адресат, должность, ФИО руководителя и наименование организации-контрагента.
4. Заголовок к тексту — например, «О направлении дополнительного соглашения к договору № ___ от ___».
5. Основной текст — ссылка на договор, описание направляемого документа и просьба подписать и вернуть экземпляр.
6. Приложение — указание на количество экземпляров и листов.
7. Подпись — руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Образец формулировки

Классический вариант текста письма выглядит следующим образом:

«Уважаемый Иван Иванович!

Направляем Вам подписанное с нашей стороны дополнительное соглашение № 2 от к договору поставки № 15 от в двух экземплярах.

Подписанный экземпляр дополнительного соглашения просим направить в наш адрес в срок до , либо в тот же срок представить мотивированный отказ от его подписания.

Приложение: дополнительное соглашение № 2 к договору № 15 от — на 2 л. в 2 экз.

С уважением, директор ООО «Пример» Петров П.П.»

Важные нюансы при направлении документа

Способ отправки

Дополнительное соглашение рекомендуется направлять способом, позволяющим подтвердить факт отправки и получения:

• заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
• курьером с отметкой о получении на втором экземпляре письма;
• через систему электронного документооборота (ЭДО), если между сторонами заключено соглашение об обмене электронными документами.

Сроки возврата

В письме обязательно укажите конкретный срок, в течение которого контрагент должен вернуть подписанный экземпляр. Это дисциплинирует вторую сторону и позволяет избежать ситуации, когда соглашение «зависает» в неподписанном виде.

Мотивированный отказ

Корректная деловая практика — предусмотреть альтернативу: если контрагент не согласен с условиями, он должен в тот же срок представить мотивированный отказ или протокол разногласий. Это особенно важно, если дополнительное соглашение заключается в обязательном порядке (например, при изменении условий государственного контракта).

Проверка полномочий

Убедитесь, что соглашение подписывает лицо, имеющее соответствующие полномочия (директор или представитель по доверенности). При подписании по доверенности укажите её реквизиты и приложите копию.

Типичные ошибки

• отсутствие ссылки на основной договор (номер и дата);
• неуказание количества экземпляров в приложении;
• отправка без сопроводительного письма — в этом случае сложно доказать, когда и что именно было направлено;
• отсутствие срока для возврата подписанного экземпляра;
• подписание письма лицом без полномочий.

Формулировка «подписанное дополнительное соглашение просим направить» — стандартный элемент делового оборота, однако от грамотности оформления сопроводительного письма зависит юридическая надёжность сделки. Чётко указывайте реквизиты договора, количество экземпляров, срок возврата и сохраняйте доказательства отправки. Такой подход защитит интересы вашей организации и обеспечит бесперебойный документооборот с контрагентами.