Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Выдача трудовой книжки, это обязательная процедура при прекращении трудового договора (увольнении), а также в случаях, предусмотренных законодательством (например, при переводе на электронный вид ведения трудовой функции). Хотя Трудовой кодекс РФ не устанавливает жесткую форму заявления на выдачу, на практике работодатели часто требуют его написания для фиксации факта получения документа сотрудником и снятия с себя ответственности за сроки вручения.

В этой статье подробно разберем, когда нужно писать заявление, как его правильно составить, предоставим актуальный образец 2024 года и разберем распространенные ошибки.

Нормативная база: что говорит закон?

Главный документ, регулирующий выдачу трудовой книжки,, статья 84.1 ТК РФ. Ключевые положения:

Срок выдачи: Трудовая книжка выдается в день прекращения трудового договора (день увольнения).
Место выдачи: Обычно на месте работы (кадровый отдел/бухгалтерия) или по месту требования работника (по почте с уведомлением о вручении).
Согласие на почтовую отправку: Если сотрудник не явился за книжкой в день увольнения, работодатель обязан письменно уведомить его о необходимости получить документ лично или дать согласие на отправку почтой. Без письменного согласия работника отправка почтой недопустима.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 2020 года ведется параллельно. При увольнении работодатель вносит запись в СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Бумажная книжка выдается только по заявлению работника, если он не перешел полностью на электронный вид до 2020 года или требует бумажного дубликата.

Когда требуется заявление, а когда нет?

Заявление ОБЯЗАТЕЛЬНО (или крайне желательно):

Получение бумажной трудовой книжки при увольнении (фиксирует факт вручения в срок).
Получение дубликата трудовой книжки (в случае потери/порчи оригинала) — здесь заявление является основанием для оформления дубликата в течение 15 дней (ст. 66 ТК РФ, Постановление Минтруда № 69).
Отправка трудовой книжки почтой — требуется письменное согласие работника (заявление с указанием адреса).
Выдача книжки доверенному лицу — заявление от работника + нотариальная доверенность.

Заявление НЕ ТРЕБУЕТСЯ (книжка выдается «по умолчанию»):

Если работник явился лично в день увольнения — достаточно расписки в журнале учета движения трудовых книжек (формы Т-3 или свободной формы).
При переходе на ЭТК (работодатель просто вносит запись в СТД-Р, бумажная книжка хранится у работника или возвращается ему без заявления, если он не просил уничтожить/забрать).

Структура и реквизиты заявления

Единой утвержденной формы (как форма Т-1 на прием) не существует. Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Шапка: Кому (ФИО директора/ИП, название организации), От кого (ФИО работника, должность, структурное подразделение).
Заголовок: «Заявление» (по центру).
Текст: Просьба выдать трудовую книжку (номер, серия, если известны) в связи с увольнением (указать основание: ст. 77, 78, 80, 81 ТК РФ и т.д., дату приказа).
Способ получения: Лично / По почте (с адресом) / Через доверенное лицо (ФИО, паспортные данные).
Дата и подпись работника с расшифровкой.
Резолюция руководителя (по желании компании): «Выдать», «Исполнителю: кадровый отдел», дата, подпись.

Образец заявления (Классический вариант — выдача лично в день увольнения)

 Кому:
 Генеральному директору
 ООО «Ромашка»
 Иванову Ивану Ивановичу От кого:
 Менеджера отдела продаж
 Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне трудовую книжку (серия 45 № 123456) в связи с прекращением трудового договора по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) на основании приказа № 125-ОД от г.
Получаю лично в день увольнения г.
 г. ________________ /Петров П.П./
РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ:
 Выдать трудовую книжку в срок.
 И. Иванов ________________ 

Образец заявления на отправку почтой (если сотрудник не явился)

Кому:
ИП Сидорову А.В.
От кого:
Водителя
Смирнова С.С.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с прекращением трудового договора № 45 от г. по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (приказ № 88 от г.) прошу направить мою трудовую книжку (серия 78 № 987654) почтовой отправкой заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу:
г. Москва, ул. ###, д. 10, кв. 5, индекс 101000.

С согласием на обработку персональных данных для почтовой отправки ознакомлен(а).

г. ________________ /Смирнов С.С./
Телефон для связи: +7 (9XX) XXX-XX-XX

Важно: Работодатель не имеет права отправить книжку почтой без этого заявления. Если сотрудник не пришел и не написал заявление на отправку, книжка хранится у работодателя до востребования (срок хранения — 50 лет до передачи в архив, но ответственность за несвоевременную выдачу остается).

Образец заявления на выдачу доверенному лицу

Кому:
Директору Филиала № 3
АО «СтройМастер»
Козлову К.К.
От кого:
Бухгалтера
Волковой В.В.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мою трудовую книжку (серия 34 № 555777) в связи с увольнением по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ, приказ № 210 от г.) доверенному лицу — моей жене Волковой Анне Сергеевне, паспорт 45 09 123456, выдан Отделением МВД по г. Москве г., код подразделения 770-010, прописка: г. Москва, ул. ###, д. 5.

Доверенность нотариальная № 12345 от г., нотариус г. Москвы Петрова А.А. (рег. № 7777), приложена в копии.

г. ________________ /Волкова В.В./

Процедура выдачи: пошаговая инструкция для HR

Подготовка: Заполнить запись об увольнении в трудовой книжке (ст. 84.1 ТК РФ, Правила ведения ТК). Поставить печать организации (если есть) и подпись ответственного лица.

Сверка: Проверить правильность всех записей, отсутствие исправлений и зачисток.

Журнал учета (Форма Т-3 или свободная): Внести запись о выдаче: дата, номер/серия ТК, ФИО получателя, подпись получателя.

Вручение:

Лично: Сотрудник ставит подпись в журнале и на заявлении (в экземпляре работодателя).

Почта: Оформить заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Трек-номер зафиксировать в журнале.

Доверенное лицо: Проверить доверенность (оригинал), паспорт доверенного лица. В журнале подписывает доверенное лицо с пометкой «по доверенности №…».

СТД-Р (для ЭТК): Параллельно направить сведения о прекращении работы в Пенсионный фонд (СФР) в течение следующего рабочего дня после увольнения.

Частые ошибки и риски

Ошибка Последствия

Отказ в выдаче ТК до погашения долгов (материальной ответственности, авансов) Грубое нарушение ст. 84.1 ТК РФ. Штрафы на юрлицо до 50-100 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ), компенсация за задержку (суд часто взыскивает за каждый день задержки средний заработок).

Отправка почтой без письменного согласия Считается, что книжка не выдана в срок. Риск штрафов и выплаты компенсации.

Ошибки в записи об увольнении (неверная статья ТК, отсутствие печати) Необходимость оформления дубликата или исправления (по правилам Минтруда), задержка выдачи.

Несвоевременная отправка СТД-Р (для ЭТК) Штрафы на организацию (ст. 19.7 КоАП РФ), проблемы у работника с назначением пенсии/пособий.

Выдача ТК не в день увольнения, а «после расчета» или «через 3 дня» Нарушение срока. Расчет и выдача ТК — одновременные действия в день увольнения.

Нюансы электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года большинство сотрудников перешли на ЭТК. Важно понимать разницу:

Если у работника ЭТК (нет бумажной книжки или он отказался от нее): Работодатель не выдает бумажный документ. Он направляет сведения в СТД-Р (СФР). Работнику выдается СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) — распечатка из личного кабинета Госуслуг или СФР. Заявление на выдачу СТД-Р пишется аналогично, но в тексте указывается: «Прошу выдать мне СТД-Р (сведения о трудовой деятельности в электронном виде)…».

Если у работника есть бумажная ТК (не переходил на ЭТК или начал работу до 2020 г. и не перешел): Выдается именно бумажная книжка. Запись в СТД-Р вносится параллельно работодателем.

Если работник просит бумажную книжку при наличии ЭТК: Он пишет заявление на выдачу бумажной трудовой книжки (формы строгой отчетности). Работодатель оформляет её (нулевая строка — данные работника, запись о приеме/увольнении за текущий период) и выдает. При этом в ЭТК вносится запись о выдаче бумажного документа.

Хранение копии заявления

Экземпляр заявления с резолюцией руководителя и отметкой о выдаче (подписью работника) хранится в личном деле сотрудника (Т-2) или в отдельном деле «О выдаче трудовых книжек» в течение 50 лет (перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Росархивом). Это главное доказательство соблюдения сроков выдачи при проверках ГИТ или судебных спорах.

Хотя закон не обязывает сотрудника писать заявление на выдачу трудовой книжки при личном явке в день увольнения, грамотные HR-специалисты и юристы рекомендуют его получать. Это простой документ, который:

Фиксирует волю работника (получить лично, почтой, через доверенное лицо).

Снимает с работодателя риск обвинений в несвоевременной выдаче.

Служит основанием для резолюции руководителя и учета в журнале Т-3.

Используйте приведенные выше образцы, адаптируя их под конкретную ситуацию (основание увольнения, способ получения, наличие ЭТК), и всегда сверяйте записи в книжке с приказом об увольнении перед вручением.