Заведующий хозяйством (завхоз) — материально ответственное лицо, которое ежедневно работает с товарно-материальными ценностями: мебелью, инвентарём, хозяйственными принадлежностями, канцелярией, оборудованием. Рано или поздно часть имущества приходит в негодность, ломается, изнашивается или теряет срок годности. Чтобы законно убрать такие ценности с баланса организации, составляется акт списания. В этой статье подробно разберём, как оформить документ, какие реквизиты обязательны, и приведём готовый образец.
Что такое акт списания и зачем он нужен
Акт списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — это первичный учётный документ, на основании которого бухгалтерия снимает имущество с учёта. Без правильно оформленного акта:
- нельзя признать расходы в бухгалтерском и налоговом учёте;
- материально ответственное лицо (завхоз) продолжает числиться ответственным за фактически отсутствующее имущество;
- при проверке могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов и аудиторов.
Когда составляется акт списания
Основаниями для списания могут служить:
- Физический износ и поломка — мебель, инструменты, оборудование пришли в негодность и не подлежат ремонту.
- Истечение срока годности, например, у моющих средств, материалов, продуктов питания на складе.
- Порча имущества — в результате аварии, затопления, пожара, неправильного хранения.
- Моральное устаревание — техника устарела и дальнейшая эксплуатация нецелесообразна.
- Недостача, выявленная по результатам инвентаризации.
Что нужно подготовить до составления акта
- Приказ о создании комиссии по списанию с указанием состава и сроков работы. Обычно в комиссию входят представитель бухгалтерии, материально ответственное лицо и профильный специалист, способный оценить состояние ценностей.
- Основание списания: результаты инвентаризации, акт о поломке, документы об истечении срока годности.
- Данные учёта по каждой позиции: инвентарный номер, наименование, количество, цена.
Обязательные реквизиты акта
С 2013 года унифицированные формы Госкомстата для коммерческих организаций не обязательны — организация может разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике. Однако в акте в любом случае должны быть:
- наименование документа, дата и место составления;
- название организации;
- основание составления (реквизиты приказа о комиссии);
- перечень ценностей с единицами измерения, количеством, ценой и суммой;
- причина списания по каждой позиции, а не одна общая формулировка на весь список;
- подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица;
- решение руководителя: на какой источник отнести стоимость списанного (себестоимость, прибыль, взыскание с виновного лица).
Важно: в бюджетных учреждениях действуют собственные обязательные формы (например, акт формы 0504230), свободный бланк там не подойдёт.
Образец акта списания ТМЦ
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель _______________________ (подпись, Ф.И.О.)
«___» __________ 20___ г.
АКТ № ___
о списании товарно-материальных ценностей
г. ______________ «___» __________ 20___ г.
Комиссия в составе: председатель комиссии — ______________, члены комиссии — ______________, назначенная приказом от «___» __________ 20___ г. № ___, составила настоящий акт о списании следующих товарно-материальных ценностей:
| № п/п | Инвентарный номер | Наименование ТМЦ | Ед. изм. (код по ОКЕИ) | Количество | Цена, руб. | Сумма, руб. | Причина списания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 000145 | Стол письменный | шт. (796) | 2 | 3 500,00 | 7 000,00 | Физический износ, разрушение опор, ремонт нецелесообразен |
| 2 | 000231 | Чайник электрический | шт. (796) | 1 | 1 200,00 | 1 200,00 | Поломка нагревательного элемента, ремонту не подлежит (заключение № 5 от ) |
Сумма списания: 8 200 (восемь тысяч двести) рублей 00 копеек.
Все члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.
Председатель комиссии: ______________ /Ф.И.О./
Члены комиссии: ______________ /Ф.И.О./
Материально ответственное лицо (завхоз): ______________ /Ф.И.О./
Решение руководителя: стоимость списанных ТМЦ отнести на счёт ______ (указать источник: себестоимость, прибыль, материально ответственное лицо и т. д.).
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие приказа о создании комиссии — акт теряет юридическую силу.
- Общая причина списания на весь перечень вместо указания причины по каждой позиции.
- Нет подписи материально ответственного лица или кого-то из членов комиссии.
- Не указано решение руководителя об источнике отнесения стоимости.
- Расхождения между данными акта и данными складского и бухгалтерского учёта.
Грамотно составленный акт списания защищает завхоза от претензий по недостаче, а организацию — от налоговых рисков. Используйте приведённый образец как основу, адаптируйте его под специфику своей организации и закрепите форму в учётной политике. При спорных ситуациях (списание дорогостоящего оборудования, недостача) рекомендуется согласовать документ с бухгалтерией и юристом.