Оформление отпусков — одна из самых частых задач кадровой службы. Ошибки в документах могут привести к спорам с работниками, претензиям со стороны трудовой инспекции и штрафам. В этой статье разберём, какие документы нужны для разных видов отпусков, в какие сроки их оформлять и на что обратить внимание.
Виды отпусков
Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько видов отпусков:
- Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — минимум 28 календарных дней;
- Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу на Крайнем Севере и т.д.;
- Отпуск без сохранения заработной платы — по соглашению сторон или в обязательных случаях (ст. 128 ТК РФ);
- Отпуск по беременности и родам — на основании больничного листа;
- Отпуск по уходу за ребёнком, до достижения ребёнком 1,5 или 3 лет;
- Учебный отпуск — на основании справки-вызова из учебного заведения.
Ежегодный оплачиваемый отпуск: порядок оформления
Шаг 1. График отпусков
График отпусков (форма Т-7 или самостоятельно разработанная форма) утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График обязателен как для работодателя, так и для работника.
Шаг 2. Уведомление работника
О времени начала отпуска работник должен быть извещён под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Форма уведомления законодательно не установлена — можно использовать произвольную форму или специальный журнал ознакомления.
Шаг 3. Заявление работника
Если работник идёт в отпуск по графику, заявление, как правило, не требуется — достаточно уведомления; Заявление необходимо, когда отпуск предоставляется вне графика, переноситься или когда работник просит отпуск авансом.
Шаг 4. Приказ о предоставлении отпуска
Издаётся приказ по форме Т-6 (на одного работника) или Т-6а (на группу работников), либо по форме, утверждённой в организации. Работник знакомится с приказом под подпись.
Шаг 5. Записка-расчёт и выплата отпускных
Бухгалтерия оформляет записку-расчёт (форма Т-60) и выплачивает отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
Шаг 6. Отметки в табеле и личной карточке
В табеле учёта рабочего времени (Т-12, Т-13) дни отпуска отмечаются кодом «ОТ» или «09». Сведения об отпуске вносятся в раздел VIII личной карточки Т-2 (если она ведётся).
Отпуск без сохранения заработной платы
Для оформления необходимы:
- Заявление работника с указанием причины и сроков;
- Приказ руководителя (форма Т-6);
- Отметка в табеле, код «ДО» или «16».
Обратите внимание: некоторым категориям работников (участникам ВОВ, пенсионерам по возрасту, инвалидам и др.) работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты определённой продолжительности.
Отпуск по беременности и родам
Документы для оформления:
- Листок нетрудоспособности (как правило, электронный больничный);
- Заявление работницы;
- Приказ о предоставлении отпуска;
- Назначение и выплата пособия через Социальный фонд России (СФР).
Стандартная продолжительность — 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах или многоплодной беременности срок увеличивается.
Отпуск по уходу за ребёнком
Оформляется на основании:
- Заявления работника (отпуск может взять мать, отец, бабушка, дедушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком);
- Свидетельства о рождении ребёнка;
- Справки с места работы второго родителя о том, что он не использует такой отпуск;
- Приказа работодателя.
Отпуск предоставляется до достижения ребёнком трёх лет, при этом пособие выплачивается до 1,5 лет.
Учебный отпуск
Основание — справка-вызов из образовательного учреждения установленной формы и заявление работника. На их основе издаётся приказ. Оплачиваемый учебный отпуск отмечается в табеле кодом «У» или «11», неоплачиваемый, «УД» или «13».
Типичные ошибки кадровиков
- Нарушение срока уведомления работника об отпуске (менее чем за 2 недели);
- Задержка выплаты отпускных (менее чем за 3 дня до начала отпуска);
- Отсутствие подписи работника на приказе или уведомлении;
- Непредоставление отпуска более двух лет подряд, это прямое нарушение ст. 124 ТК РФ;
- Ошибки в подсчёте стажа, дающего право на отпуск.
Грамотное оформление отпускных документов — это соблюдение сроков, правильные формы приказов и обязательное ознакомление работника под подпись. Использование электронного документооборота (КЭДО) значительно упрощает процесс: заявления, приказы и уведомления можно подписывать электронной подписью, что экономит время и снижает риск ошибок.