Инвентаризация — важная процедура контроля за сохранностью имущества, денежных средств и материальных ценностей организации. Чтобы она прошла законно и была признана действительной, необходимо правильно оформить исходный документ — приказ (заявление, решение) о проведении инвентаризации. В этой статье разберём, как грамотно составить такой документ, какие формы использовать и каких ошибок избегать.

Что такое заявление (приказ) на инвентаризацию

Строго говоря, «заявление на инвентаризацию» — это разговорное название. В официальном документообороте используются следующие документы:

• Приказ (распоряжение) руководителя о проведении инвентаризации, для коммерческих организаций;
• Решение о проведении инвентаризации — для государственных и муниципальных учреждений;
• Заявление (служебная записка) с просьбой о проведении инвентаризации — когда инициатором выступает материально ответственное лицо или работник, например при увольнении, смене кладовщика или обнаружении недостачи.

Когда требуется оформлять документ

Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:

1. Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
2. При смене материально ответственных лиц;
3. При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
4. При пожаре, стихийном бедствии или иных чрезвычайных ситуациях;
5. При реорганизации или ликвидации организации;
6. При передаче имущества в аренду, выкупе или продаже.

Кроме того, руководитель или уполномоченный сотрудник может инициировать внеплановую инвентаризацию в любое время.

Какие формы использовать

Для коммерческих организаций

Традиционно применяется унифицированная форма ИНВ-22 («Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»). Однако использование унифицированных форм не является обязательным — организация вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учётной политике. Документ можно оформить на фирменном бланке компании.

Для бюджетных учреждений

Государственные и муниципальные учреждения используют форму 0510439 «Решение о проведении инвентаризации», утверждённую Приказом Минфина России № 61н. Этим же приказом утверждены формы для оформления результатов инвентаризации.

Обязательные реквизиты документа

Независимо от формы, в приказе (заявлении) о проведении инвентаризации необходимо указать:

• Наименование организации и реквизиты документа (номер, дату составления);
• Основание проведения — например, составление годовой отчётности, смена материально ответственного лица;
• Объект инвентаризации — что именно подлежит проверке (основные средства, товары, денежные средства, расчёты);
• Даты начала и окончания инвентаризации;
• Состав инвентаризационной комиссии — председатель и члены комиссии (не менее трёх человек);
• Материально ответственных лиц, чьи ценности проверяются;
• Срок представления материалов инвентаризации в бухгалтерию;
• Подпись руководителя и ознакомительные подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.

Как написать заявление от работника (инициативная инвентаризация)

Если инвентаризацию инициирует сотрудник (например, кладовщик при увольнении или передаче дел), составляется заявление на имя руководителя. Структура документа:

1. Шапка — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, наименование организации, а также должность и ФИО заявителя;
2. Название документа — «Заявление»;
3. Основной текст — просьба провести инвентаризацию с указанием причины (увольнение, передача материальных ценностей, обнаружение расхождений) и перечня имущества, подлежащего проверке;
4. Дата и подпись заявителя.

Пример текста заявления

«Прошу провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, находящихся на моём ответственном хранении (склад № 2), в связи с предстоящим увольнением по собственному желанию. Инвентаризацию прошу провести в период с по с участием инвентаризационной комиссии».

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие дат начала и окончания проверки;
• Не указан конкретный перечень проверяемого имущества;
• В состав комиссии включено материально ответственное лицо, чьи ценности проверяются (это недопустимо);
• Отсутствуют подписи членов комиссии об ознакомлении с приказом;
• Документ не зарегистрирован в журнале учёта (форма ИНВ-23 для контроля за выполнением приказов).

Полезные рекомендации

• Издавайте приказ заблаговременно, чтобы комиссия успела подготовиться;
• Регистрируйте каждый приказ в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации;
• Для бюджетных учреждений проверяйте актуальность форм, правила документального оформления обновляются;
• Храните приказ вместе с инвентаризационными описями и актами результатов — это единый комплект документов.

Правильно составленное заявление или приказ на инвентаризацию, основа законности всей процедуры. Укажите в документе основание, объект проверки, сроки и состав комиссии, заверьте подписями — и результаты инвентаризации будут иметь полную юридическую силу. При необходимости используйте готовые унифицированные формы ИНВ-22 или 0510439 либо разработайте собственный бланк, закрепив его в учётной политике организации.