Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный документ бухгалтерского учёта, с помощью которого оформляется выдача наличных денежных средств из кассы организации. Одна из самых распространённых операций, оформляемых РКО, — выплата заработной платы сотрудникам по платёжной или расчётно-платёжной ведомости. В этой статье подробно разберём, как правильно составить расходный ордер на зарплату, какие реквизиты обязательны и какие ошибки встречаются чаще всего.
Нормативная база
Порядок оформления кассовых операций регулируется Указанием Центрального банка РФ № 3210-У. Согласно пункту 6 этого документа, выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выплата заработной платы, стипендий и иных выплат работникам осуществляеться по РКО, расчётно-платёжным ведомостям или платёжным ведомостям.
Унифицированная форма РКО — КО-2 — утверждена Постановлением Госкомстата России от № 88. С 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным: организация вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учётной политике. Однако на практике большинство компаний продолжают использовать привычную форму КО-2.
Когда оформляется РКО на зарплату
Расходный ордер на выплату заработной платы составляется в следующих случаях:
- выдача зарплаты наличными из кассы по платёжной ведомости;
- выдача депонированной заработной платы;
- выплата отпускных, премий, пособий наличными;
- выдача зарплаты уволенному сотруднику в день увольнения.
Важно понимать: если зарплата выплачивается по ведомости, на всю сумму ведомости оформляется один расходный ордер. Отдельный РКО на каждого сотрудника составлять не нужно.
Структура документа
Бланк РКО условно делится на три смысловые части:
- Информация об организации — наименование, код по ОКПО, номер и дата документа, корреспондирующие счета.
- Данные о получателе и сумме — ФИО получателя, сумма цифрами и прописью, основание выплаты.
- Подписи ответственных лиц, руководитель, главный бухгалтер, кассир, а также расписка получателя.
Пошаговое заполнение РКО на зарплату по ведомости
Шаг 1. Шапка документа
Укажите полное или сокращённое наименование организации, код ОКПО. Проставьте номер документа (нумерация сквозная, ведётся с начала года) и дату составления — она должна совпадать с датой фактической выдачи денег.
Шаг 2. Бухгалтерские счета
В графе «Дебет» укажите счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда», в графе «Кредит», счёт 50 «Касса». При необходимости указываются коды структурного подразделения и аналитического учёта.
Шаг 3. Сумма
Сумма указывается дважды: цифрами в соответствующей графе и прописью в строке «Сумма». Сумма прописью пишется с заглавной буквы, рубли — словами, копейки — цифрами. Пустое место в строке зачёркивается, чтобы исключить возможность дописывания.
Шаг 4. Строка «Выдать»
При выплате по ведомости здесь указывается формулировка, например: «Выдать по платёжной ведомости № 15 от работникам организации». Если деньги получает один сотрудник (депонированная зарплата, расчёт при увольнении), указывается его ФИО в дательном падеже.
Шаг 5. Основание и приложение
В строке «Основание» пишется: «Выплата заработной платы за сентябрь 2026 года». В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые документы — платёжная ведомость с указанием её номера и даты.
Шаг 6. Подписи
Ордер подписывают руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица). Кассир расписывается при выдаче денег. Получатель в строке «Получил» пишет сумму прописью, ставит дату и подпись, а также указывает паспортные данные. При выплате по ведомости расписки получателей оформляются непосредственно в ведомости.
Пример заполнения
Организация: ООО «Пример»
Номер документа: 87
Дата составления:
Дебет: 70 Кредит: 50
Сумма: 458 320,00 руб.
Выдать: работникам ООО «Пример» по платёжной ведомости № 12 от
Основание: выплата заработной платы за сентябрь 2026 года
Сумма прописью: Четыреста пятьдесят восемь тысяч триста двадцать рублей 00 копеек
Приложение: платёжная ведомость № 12 от
Регистрация и учёт
До передачи в кассу РКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). При этом ордера, оформленные на платёжных ведомостях по оплате труда, регистрируются после выдачи денег. На основании РКО делается запись в кассовой книге, а в бухгалтерском учёте отражается проводка: Дт 70 — Кт 50.
Типичные ошибки
- несовпадение даты ордера с датой фактической выдачи денег;
- отсутствие суммы прописью или её расхождение с цифровым значением;
- отсутствие ссылки на платёжную ведомость;
- исправления в документе — РКО с помарками недействителен, его нужно переоформить;
- отсутствие подписей ответственных лиц.
Расходный кассовый ордер на выплату заработной платы по ведомости — несложный, но важный документ. Правильное его оформление защищает организацию от претензий налоговых органов и обеспечивает прозрачность кассовых операций. Используйте форму КО-2 или утверждённый собственный бланк, внимательно заполняйте все реквизиты и не допускайте исправлений.