Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление временного замещения отсутствующего работника — стандартная кадровая процедура, которую необходимо выполнить в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст․ 60․2, 151 ТК РФ)․ Основным инициаторским документом, запускающим этот процесс, является служебная записка․ В данной статье подробно разберем, как правильно составить документ, какие реквизиты обязательны, как рассчитывается оплата и предоставим актуальные образцы на 2025–2026 годы․

Когда и зачем нужна служебная записка на замещение

Служебная записка готовится в случаях временного отсутствия основного сотрудника по причинам:

Ежегодный оплачиваемый отпуск (основной или дополнительный);
Больничный лист (временная нетрудоспособность);
Командировка;
Учебный отпуск;
Иные основания, предусмотренные законом или локальными нормативными актами (ЛНА)․

Цель документа: обосновать необходимость возложения обязанностей на другого работника, зафиксировать объем передаваемых полномочий, сроки и, что критически важно, — условия дополнительной оплаты труда замещающему сотруднику․

Обычно инициатором выступает руководитель структурного подразделения (начальник отдела, цеха, филиала), подчиненный которого уходит в отпуск․ Адресатом — руководитель организации (директор, генеральный директор, ректор) или уполномоченное лицо (HR-директор)․

Правовая база и алгоритм оформления

Согласно ст․ 60․2 ТК РФ, возложение обязанностей возможно только при письменном согласии работника․ Процедура выглядит так:

Составление служебной записки руководителем подразделения․
Получение письменного согласия работника, которого планируют назначить замещающим (заявление о согласии или отметка на самой записке)․
Издание приказа (распоряжения) о возложении обязанностей на условиях совмещения или выполнения работы временно отсутствующего работника․

Важно: Если неизвестна точная дата выхода сотрудника из отпуска (например, возможна продлительность по больничному), в документах срок окончания замещения указывают не конкретной датой, а событием: «до выхода основного работника на работу»․

Обязательные реквизиты служебной записки

Единой утвержденной формы (бланка) для служебной записки не существует, организации используют свои бланки или свободную форму․ Однако по ГОСТ Р 7․0․97-2016 документ должен содержать:

Шапку: кому (должность, ФИО руководителя организации), от кого (должность, ФИО автора записки)․
Наименование документа: «Служебная записка» (по центру)․
Тема: «О возложении обязанностей (замещении) на время отпуска работника [ФИО]»․
Текст (обоснование):
- ФИО отсутствующего работника, его должность․
- Основание отсутствия (приказ об отпуске №__ от __․__․20__ г․, сроки: с __ по __)․
- ФИО работника, предлагаемого для замещения, его текущая должность․
- Перечень конкретных должностных обязанностей, которые передаются (можно сослаться на должностную инструкцию)․
- Период замещения (даты или событие окончания)․
- Предлагаемый размер дополнительной оплаты (фиксированная сумма, процент от тарифной ставки/оклада или иной порядок, зафиксированный в ЛНА)․
Предложение (резолютивная часть): «Прошу издать приказ о возложении обязанностей․․․ с выплатой дополнительной оплаты в размере․․․»․
Подпись автора с расшифровкой и датой․
Виза согласования (HR-отдела, бухгалтерии, юриста — по необходимости)․
Резолюция руководителя организации (согласен/не согласен, подпись, дата)․
Отметка исполнителя (Кадровой службы) о принятии к исполнении․

Образец служебной записки на замещение с оплатой (2025–2026 гг․)

Ниже приведен универсальный образец, который можно адаптировать под специфику организации․

 ООО «Вектор-Плюс»
 Начальнику отдела кадров
 Ивановой А․С․
 от начальника бухгалтерии
 Петрова В․В․ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
 № 14-б/25 от 10 января 2026 г․
Тема: О возложении обязанностей главного бухгалтера на время ежегодного оплачиваемого отпуска
По приказу № 45-ОД от г․ главный бухгалтер ООО «Вектор-Плюс» Сидорова Елена Михайловна направлена в ежегодный оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год в сроке с 15 января по 12 февраля 2026 г․ (29 календарных дней)․
Для обеспечения бесперебойной работы бухгалтерии и своевременного сдачи отчетности за IV квартал 2025 г․ и январь 2026 г․, необходимо временно возложить обязанности главного бухгалтера на замещающего работника — бухгалтера Иванову Ивана Петровича (табельный номер 105)․
Иванов И․П․ имеет соответствующую квалификацию (высшее экономическое образование, стаж работы на должности бухгалтера 5 лет) и дает письменное согласие на выполнение данных обязанностей в совмещении с основной работой․
Перечень возлагаемых обязанностей (в соответствии с должностной инструкцией главного бухгалтера, утвержденной г․):
Организация бухгалтерского учета и финансовой отчетности;
Подписание первичных учетных документов, платежных поручений, налоговых деклараций;
Контроль за движением денежных средств и соблюдением кассовой дисциплины;
Взаимодействие с контролирующими органами (ФНС, ПФР/СФР) по вопросам отчетности;
Руководство работниками бухгалтерии (3 человека) на период отсутствия основного руководителя․
Срок возложения обязанностей: с г․ по г․ (до выхода Сидоровой Е․М․ на работу)․
Условия оплаты труда замещающему работнику:
На основании п․ 3 ст․ 151 ТК РФ и п․ 4․2 Положения об оплате труда ООО «Вектор-Плюс», прошу установить Иванову И․П․ за период совмещения дополнительную оплату в размере 50% от тарифной ставки (оклада) должности главного бухгалтера (оклад главного бухгалтера — 120 000 руб․, доплата, 60 000 руб․ в месяц, пропорционально отработанному времени)․
Прошу:
Подготовить проект дополнительного соглашения к трудовому договору с Ивановым И․П․
Подготовить проект приказа о возложении обязанностей на условиях совмещения․
Приложение: Заявление Иванова И․П․ о согласии на возложение обязанностей (1 л․)․
 Начальник бухгалтерии _____________ /Петров В․В․/
 СОГЛАСОВАНО

 Директор ООО «Вектор-Плюс» _____________ /Смирнов А․К․/

«Согласен․ Приказ подготовить к »

 г․ ВИЗА:
 
 Юридический департамент: _________ /Козлов С․С․/
 
 Финансовый департамент: _________ /Орлова М․Н․/ 

Особенности оплаты замещения: что писать в записке и договоре

Вопрос оплаты — самый конфликтогенный․ Трудовой кодекс (ст․ 151 ТК РФ) устанавливает, что работа на условиях совмещения оплачивается дополнительно․ Конкретные суммы или проценты не зафиксированы в законе — они определяются:

Коллективным договором;

Локальным нормативным актом (Положением об оплате труда, Положением о возложении обязанностей);

Дополнительным соглашением к трудовому договору (индивидуально)․

Частые варианты формулировок для записки:

Процент от оклада отсутствующего: «Дополнительная оплата в размере 50% (100%) от оклада должности главного бухгалтера»․

Фиксированная сумма: «Ежемесячная доплата в размере 30 000 руб․ (без НДФЛ) за период замещения»․

Разница в окладах: «Оплата производится путем выплаты разницы между окладом замещаемой должности и окладом основной должности замещающего»․

Пропорционально отработанному времени: Обязательно укажите, что доплата начисляется пропорционально фактически отработанным дням/часам, если отпуск не совпадает с календарным месяцем․

Важный нюанс: Если обязанности возлагаются частично (например, только подпись платежек), оплата должна соответствовать объему переданной работы․ В записке и доп․ соглашении это должно быть зафиксировано: «выполняет обязанности по подписанию платежных документов и кассовому учету (25% от полного объема обязанностей), доплата, 25% от оклада замещаемой должности»․

Последующие документы: Доп․ соглашение и Приказ

Служебная записка — это лишь основание․ Без двух следующих документов оформление неполно:

А) Дополнительное соглашение к трудовому договору

Заключается в двух экземплярах․ Обязательные пункты:

Ссылка на приказ об отпуске основного работника․

Перечень возлагаемых обязанностей (или фраза «выполняет обязанности должности [Название] в полном объеме»)․

Срок действия: «с г․ до выхода Сидоровой Е․М․ из отпуска»․

Размер и порядок доплаты․

Условие: «Действует до прекращения возложения обязанностей»․

Б) Приказ о возложении обязанностей (Форма Т-5 или своя форма)

В приказах указываются реквизиты оснований:

Служебная записка №__ от __․__․20__ г․

Заявление работника о согласии / отметка о согласии на записке․

Дополнительное соглашение к ТД №__ от __․__․20__ г․

Типичные ошибки при составлении записки

Отсутствие ссылки на приказ об отпуске․ Без номера и даты приказа-основания записка не имеет юридической силы․

Размытые сроки․ Фраза «на время отпуска» без дат недопустима․ Нужны конкретные даты или событие («до выхода на работу»)․

Нет перечня обязанностей․ Фраза «выполняет все обязанности» рискованна․ Лучше сослаться на должностную инструкцию или перечислить ключевые функции (подписание, доступ к банк-клиенту, отчетность)․

Игнорирование согласия работника․ Записка пишется до получения согласия, но в тексте обязательно фиксируется: «Иванов И․П․ дал устное/письменное согласие»․ Приказ не может быть издан без письменного согласия (ст․ 60․2 ТК РФ)․

Отсутствие условия об оплате․ Если в записке не прописана доплата, инспекция труда может расценить это как нарушение ст․ 151 ТК РФ (невыплата за работу)․

Замещение несколькими людьми без разделения зон ответственности․ Если обязанности делятся между 2–3 коллегами, нужна отдельная записка (или таблица в одной) с четким разделением функций и отдельными доп․ соглашениями/приказами для каждого․

Скачать бланки и образцы (файлы)

Для удобства работы рекомендуем использовать проверенные шаблоны в формате ․docx (Word), которые можно отредактировать под свою организацию:

Пустой бланк служебной записки на замещение — чистая форма с реквизитами организации․

Образец заполненной служебной записки на замещение при отпуске (с оплатой), полностью заполненный пример, аналогичный приведенному выше․

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при замещении․

Образец приказа о возложении обязанностей (форма Т-5 / своя форма)․

Заявление работника о согласии на возложение обязанностей․

Примечание: В данном интерфейсе прямые ссылки на скачивание файлов недоступны, однако вы можете скопировать приведенные выше тексты в Word и сохранить как шаблоны (․dotx) для повторного использования․

Резюме: чек-лист для HR и руководителя

[ ] Уточнены точные даты отпуска основного работника (по приказу)․

[ ] Выбран замещающий сотрудник (имеет квалификацию, нет противопоказаний — напр․, беременность, несовместимые должности)․

[ ] Получено письменное согласие замещающего (заявление или подпись на записке)․

[ ] Составлена служебная записка со всеми реквизитами (в т․ч․ сумма/процент доплаты)․

[ ] Записка согласована кадрами, бухгалтерией, юристами (по регламенту компании)․

[ ] Подписана руководителем организации (резолюция)․

[ ] Подготовлено и подписано доп․ соглашение к ТД (в 2-х экз․)․

[ ] Издан приказ о возложении обязанностей․

[ ] Приказ ознакомлен под роспись: основной работник (если возможно), замещающий, кадровик, бухгалтерия (для начисления зарплаты)․

[ ] В табеле учета рабочего времени (Т-12/Т-13) отражен код «РВ» (работа в выходной/нерабочий день? нет, код совмещения обычно не имеет спецкода, но начисление делается отдельной строкой в ведомости)․