С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. В связи с этим работодатели обязаны отчитываться в Социальный фонд России (СФР, ранее — ПФР) обо всех кадровых изменениях сотрудников по форме СЗВ-ТД. Важной частью этого процесса является заявление работника о выборе формата ведения трудовой книжки. Разберёмся подробно, как всё оформить правильно.
Что такое СЗВ-ТД
СЗВ-ТД — это отчётная форма о кадровых событиях сотрудника, которую работодатель направляет в Социальный фонд России для формирования электронной трудовой книжки (ЭТК). В отчёте отражаются:
- приём на работу;
- перевод на другую должность или в другое подразделение;
- увольнение;
- переименование организации;
- установление второй профессии;
- запрет занимать должность (по решению суда);
- подача работником заявления о выборе формата трудовой книжки.
Какие заявления может подать работник
Каждый работник вправе выбрать, в каком виде будет вестись его трудовая книжка. Для этого подаётся одно из двух заявлений:
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде — работник переходит на электронную трудовую книжку, бумажная книжка выдаётся ему на руки и далее не ведётся.
- Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде — работник сохраняет привычную бумажную книжку, при этом сведения в электронном виде всё равно формируются в СФР.
Как оформить заявление: пошаговая инструкция
Шаг 1. Получите бланк
Формы заявлений утверждены приказом Минтруда России. Бланк можно взять в отделе кадров вашей организации либо составить заявление по установленному образцу самостоятельно.
Шаг 2. Заполните заявление
В заявлении указываются:
- наименование работодателя;
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- дата рождения;
- суть заявления (выбор электронного или бумажного формата);
- дата и личная подпись.
Шаг 3. Передайте заявление работодателю
Заявление подаётся в отдел кадров лично. Работодатель обязан зарегистрировать его и выдать работнику подтверждение получения (например, отметку на копии заявления).
Шаг 4. Работодатель подаёт СЗВ-ТД
На основании заявления работодатель формирует отчёт СЗВ-ТД с соответствующим кадровым мероприятием («Заявление о формате ведения трудовой книжки») и направляет его в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Сроки подачи отчёта СЗВ-ТД
- Приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
- Заявления о формате трудовой книжки, переводы и прочие события — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Как работодатель передаёт отчёт
- В электронном виде, через оператора электронного документооборота, личный кабинет на сайте СФР или бухгалтерские программы (1С, Контур и др.). Электронный формат обязателен для работодателей с численностью 25 и более человек.
- На бумаге — лично в отделение СФР или по почте (допускается для организаций с численностью менее 25 человек).
Что происходит после подачи заявления
Если работник выбрал электронный формат, работодатель:
- вносит в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления;
- выдаёт книжку работнику на руки под подпись;
- продолжает передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде.
Если выбран бумажный формат, книжка продолжает вестись в обычном порядке, а сведения параллельно дублируются в электронной системе СФР.
Ответственность за нарушения
За несвоевременную подачу СЗВ-ТД или недостоверные сведения работодателю грозит штраф — от 300 до 500 рублей за каждое нарушение (ст. 15.33.2 КоАП РФ), а также предупреждение или штраф по ст; 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
Полезные советы
- Проверить сведения о своей трудовой деятельности можно в личном кабинете на портале Госуслуги или на сайте СФР.
- Работник может изменить своё решение и подать новое заявление о смене формата книжки.
- Храните копию заявления с отметкой о принятии — это подтвердит факт его подачи.
Подача заявления о ведении трудовой книжки — простая процедура: достаточно заполнить бланк по утверждённой форме и передать его работодателю. Дальнейшую работу по передаче сведений в СФР по форме СЗВ-ТД выполняет работодатель. Главное — соблюдать сроки и внимательно проверять корректность указанных данных, чтобы сведения о трудовой деятельности формировались без ошибок.