СБИС (Saby) — популярная система электронного документооборота, учёта и отчётности․ Однако со временем у компании или сотрудника может возникнуть необходимость прекратить работу в системе: например, при переходе на другой сервис, закрытии бизнеса или увольнении сотрудника․ В этой статье разберём все основные сценарии․
Сценарий 1․ Удаление личного профиля пользователя
Если вы больше не планируете пользоваться системой, можно удалить свой профиль в Saby․ Учтите важный момент: после удаления пропадёт доступ во все связанные аккаунты, поэтому заранее убедитесь, что вам не понадобятся данные из системы․
Порядок действий:
- Зайдите в личный кабинет, используя свои учётные данные (логин и пароль или электронную подпись)․
- Перейдите в настройки профиля․
- Найдите пункт удаления профиля и подтвердите действие․
- Если какие-то данные не удаётся удалить самостоятельно (например, персональные данные), обратитесь в техподдержку СБИС с соответствующим запросом․
Сценарий 2․ Закрытие доступа сотруднику после увольнения
Если из компании увольняется сотрудник, который работал в СБИС, удалять его карточку не нужно — это может привести к ошибкам в отчётности․ Вместо этого:
- Оформите увольнение в системе или укажите в карточке сотрудника дату последнего рабочего дня — карточка перестанет быть активной․
- Закройте сотруднику доступ к аккаунту компании․ Это можно сделать и временно, например на период декретного отпуска․
- После закрытия доступа сотрудник не сможет войти в аккаунт компании, но исторические данные и отчётность останутся корректными․
Сценарий 3․ Полный отказ от электронного документооборота (ЭДО)
Если компания хочет полностью прекратить использование ЭДО через СБИС, самостоятельно отключить услугу не получится․ Необходимо:
- Обратиться в техническую поддержку СБИС․
- Попросить предоставить шаблон письма с просьбой отключить электронный документооборот․
- Заполнить и направить письмо оператору․
- Дождаться подтверждения отключения услуги․
Сценарий 4․ Удаление организации с компьютера
Если организация была перенесена на другой компьютер, а на старом остались данные, полностью удалять СБИС не обязательно․ Можно удалить конкретную организацию из реестров и журналов программы․ Если самостоятельно это сделать не получается, рекомендуется обратиться в техподдержку — специалисты помогут корректно очистить данные без потери информации по другим организациям․
Сценарий 5․ Закрытие бизнеса (ИП)
Для предпринимателей, которые закрывают ИП, в СБИС предусмотрена возможность сделать всё онлайн:
- подготовить и подать документы на ликвидацию бизнеса через сервис;
- сдать финальную отчётность;
- после закрытия ИП удалить профиль или прекратить использование аккаунта․
На что обратить внимание перед отказом от СБИС
- Сохраните данные․ Перед удалением профиля или отключением ЭДО выгрузите все необходимые документы, отчёты и архивы․
- Завершите текущие процессы․ Убедитесь, что все отчёты отправлены, документы подписаны, а расчёты с контрагентами завершены․
- Проверьте отчётность․ Не удаляйте карточки сотрудников, которые работали в организации, — оформляйте увольнение корректно, чтобы избежать ошибок в ЕФС-1, СЗВ-ТД и других формах․
- Уточните условия договора․ Проверьте, нет ли обязательств по тарифу или абонентской плате до конца расчётного периода․
Перестать работать в СБИС можно несколькими способами в зависимости от ситуации: удалить личный профиль, закрыть доступ уволенному сотруднику, отключить ЭДО через техподдержку или полностью закрыть бизнес онлайн․ Главное — действовать последовательно, сохранить важные данные и корректно оформить все кадровые и отчётные процедуры․ Если возникают сложности, техническая поддержка Saby всегда готова помочь и предоставить необходимые шаблоны документов․