Согласно ст. 13 Федерального закона от № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД о заключении и расторжении трудового договора с иностранным гражданином. С 2021 года эта процедура полностью оцифрована: подача уведомления на бумажном носителе через почту или лично в окно МВД для большинства работодателей утратила актуальность в пользу электронных сервисов.

Кто и когда обязан отправлять уведомление

Субъекты обязанности

• Работодатели — юридические лица (организации).
• Работодатели — индивидуальные предприниматели (ИП).
• Физические лица, нанимающие иностранцев для выполнения домашней работы (няни, сиделки, водители, домработницы и т.д.).

Сроки подачи (ст. 13 Закона № 115-ФЗ)

Уведомление должно быть направлено не позднее чем через 3 рабочих дня со дня:

1. Заключения трудового договора (договора гражданско-правового характера с самозанятым иностранцем).
2. Расторжения трудового договора (договора ГПХ).
3. Вступления в силу решения суда о признании трудовых отношений (если договор не оформлялся письменно).

Способы электронной отправки

На 2026 год существует три основных легальных канала передачи данных в МВД:

А. Личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» (ЕПГУ) — основной способ

Наиболее удобный и бесплатный вариант для организаций и ИП, имеющих усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Б. Сайт МВД России (Раздел «Услуги» → «Уведомление о приеме на работу/увольнении иностранных граждан»)

Позволяет отправить уведомление без входа в ЕПГУ, используя УКЭП. Подходит для разовых отправок.

В. Операторы электронного документооборота (ЭДО)

Крупные компании часто интегрируют отправку уведомлений через свой ЭДО-оператора (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С-ЭДО и др.). Это позволяет автоматизировать процесс из 1С или другой системы учета кадров.

Пошаговая инструкция: Отправка через Личный кабинет работодателя на Госуслугах

Данный метод рекомендуется ФМС и МВД как приоритетный.

Шаг 1: Подготовка средств электронной подписи

• У руководителя организации (или уполномоченного лица) должна быть действующая УКЭП на носителе (флешка eToken, JaCarta, Rutoken) или в облачном хранилище.
• Сертификат ключа проверки ЭП должен быть привязан к учетной записи руководителя/ИП на портале Госуслуг (профиль должен быть подтвержден до «Полного» уровня).
• В личном кабинете работодателя (раздел «Организации» / «ИП») должна быть добавлена ваша организация/ИП с подтвержденным статусом «Руководитель» или «Уполномоченное лицо».

Шаг 2: Переход к услуге

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru от имени руководителя/ИП/уполномоченного лица.
2. Вверху экрана переключите профиль на «Личный кабинет работодателя» (иконка здания/организации рядом с именем пользователя).
3. В меню слева выберите: «Иностранные работники» → «Уведомления о приеме на работу / увольнении».
4. Нажмите кнопку «Создать уведомление».

Шаг 3: Заполнение данных уведомления

Форма на портале интерактивная и подсказывает обязательные поля. Вам потребуется ввести:

Блок 1: Сведения о работодателе (заполняются автоматически из профиля)

• Наименование / ФИО ИП.
• ИНН, КПП (для юрлиц), ОГРН / ОГРНИП.
• Адрес регистрации (юридический).
• Телефон, email для связи.

Блок 2: Сведения о трудовом договоре

• Тип договора: Трудовой договор / ГПХ с самозанятым / Договор о выполнении работы (для ВКС).
• Номер и дата договора.
• Дата начала работы (должна совпадать с датой в приказе о приеме и в договоре).
• Должность / Вид работы (по штатному расписанию).
• Основание для работы: Патент / Разрешение на работу / Патент ВКС / Высокая квалификация (ВКС) / Беспатентное основание (СНГ и т;д.).

Блок 3: Сведения об иностранном работнике

• ФИО (полностью, как в документах).
• Дата рождения.
• Гражданство.
• Пол.
• Документ, удостоверяющий личность: Паспорт иностранного гражданина (серия, номер, дата выдачи, кем выдан).
• Документ о регистрации на месте пребывания: Серия, номер, дата выдачи, адрес регистрации, срок действия.
• Разрешение на работу / Патент / Уведомление о доступе к ВКС: Серия, номер, дата выдачи, срок действия, кем выдан (для патента — Федеральная налоговая служба).
• СНИЛС (если есть).
• ИНН (если есть).

Шаг 4: Подписание и отправка

1. Проверьте все данные на предмет опечаток (особенно номера паспорта, патента, даты).
2. Нажмите «Подписать и отправить».
3. Вставьте носитель УКЭП, введите PIN-код.
4. Дождитесь сообщения: «Уведомление успешно отправлено».

Шаг 5: Получение квитанции (Важный этап!)

Сразу после отправки в личном кабинете появится статус «Отправлено». В течение суток (обычно быстрее) придет квитанция о приеме уведомления от МВД.

• Зайдите в раздел «Мои уведомления».
• Найдите отправленное уведомление.
• Статус должен смениться на «Принято» (зеленый значок).
• Обязательно скачайте и распечатайте квитанцию (PDF с ЭП МВД); Это единственное документально подтверждение выполнения обязанности для проверяющих органов (ГИТ, профинспекция, МВД).

Особенности для разных категорий иностранцев

Уведомление об увольнении (расторжении договора)

Процедура идентична, но выбирается тип «Расторжение трудового договора».

• Срок: 3 рабочих дня со дня расторжения (даты приказа об увольнении / последнего рабочего дня).
• Причина: Указывается основание (ст. 77, 78, 80, 81 ТК РФ и др.).
• Квитанция: Также обязательно скачивать и хранить.

Ответственность за нарушение сроков и порядка

Нарушение правил уведомления влечет административную ответственность по ст. 18.15 КоАП РФ:

• На должностных лиц (руководителей, кадровых сотрудников): штраф от 2 000 до 5 000 рублей.
• На юридических лиц: штраф от 400 000 до 500 000 рублей (с возможностью приостановки деятельности до 90 суток).
• На ИП: штраф от 40 000 до 50 000 рублей (с возможностью приостановки деятельности до 90 суток).

Основания для штрафа: пропуск срока (подача позже 3 рабочих дней), неполные/неверные данные, отсутствие уведомления, подача на бумажном носителе там, где обязателен электронный формат (для организаций и ИП).

Типичные ошибки и как их избежать

1. Несоответствие дат: Дата начала работы в уведомлении, в приказе о приеме и в трудовом договоре должна быть идентичной.
2. Ошибки в номере патента/РНР: Вводите данные строго по документу. Проверяйте контрольные цифры.
3. Истечение срока действия документа: Нельзя уведомить о приеме на работу иностранца, чей патент или РНР истек вчера. Следите за сроками продления.
4. Игнорирование квитанции: «Отправил и забыл», риск. Если МВД вернет уведомление с ошибкой (статус «Отклонено»), 3-дневный срок считается пропущенным, если вы не исправили и не отправили заново вовремя.
5. Несоответствие должности: Должность в уведомлении должна совпадать с разрешением на работу/патента (вид деятельности) и штатным расписанием.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Чек-лист перед нажатием кнопки «Отправить»

• [ ] УКЭП руководителя/уполномоченного лица активна и привязана к ЛК Госуслуг.
• [ ] Организация/ИП добавлена в ЛК работодателя, права «Руководитель» подтверждены.
• [ ] У иностранца на руках оригиналы: Паспорт, Регистрация (миграционная карта/уведомление), Патент/РНР/Уведомление о ВКС.
• [ ] Данные в уведомлении (ФИО, серии/номера, даты) в точности соответствуют документам.
• [ ] Дата начала работы = Дата приказа = Дата договора.
• [ ] Должность/вид деятельности соответствует разрешенному в Патенте/РНР.
• [ ] Срок действия Патента/РНР/Регистрации не истек на дату начала работы.
• [ ] После отправки: дождались квитанции «Принято», скачали PDF, сохранили в деле сотрудника / папке «МВД уведомления».

Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ (ФЗ № 115-ФЗ, КоАП РФ, Постановления Правительства РФ) по состоянию на февраль 2026 года. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в территориальный орган МВД.