Налог на добавленную стоимость, который организация не вправе принять к вычету, — частая ситуация в учете. Это может быть НДС по расходам, не связанным с облагаемой деятельностью, по представительским расходам сверх норм, по товарам для необлагаемых операций и т.д. В этой статье подробно разберем, как корректно отразить такой НДС в программах 1С (на примере 1С:Бухгалтерия 8.3).

Когда НДС нельзя принять к вычету

Согласно статье 170 НК РФ, входной НДС не принимается к вычету в следующих случаях:

• товары (работы, услуги) используются в операциях, не облагаемых НДС (ст. 149 НК РФ);
• организация освобождена от обязанностей плательщика НДС (ст. 145 НК РФ) или применяет спецрежим;
• операции не признаются реализацией (п. 2 ст. 146 НК РФ);
• местом реализации не является территория РФ;
• представительские расходы сверх норматива;
• отсутствуют надлежащим образом оформленные документы (счет-фактура).

Такой НДС включается в стоимость приобретенных ценностей либо относится на расходы.

Способ 1. Отражение при поступлении документа

Самый простой вариант, указать порядок учета НДС непосредственно в документе поступления.

Пошаговая инструкция

1. Откройте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» (раздел «Покупки»).
2. В табличной части найдите колонку «НДС» и поле способа отражения. Если колонка со способом учета НДС не видна, нажмите «Еще» → «Изменить форму» и включите отображение поля «Способ учета НДС».
3. В поле «Способ учета НДС» выберите значение «Включено в стоимость» (или «Учитывается в стоимости»).
4. Проведите документ. Программа сформирует проводки, где сумма НДС будет добавлена к стоимости товара/услуги (например, Дт 10, 26, 44, Кт 60 на полную сумму с НДС).

При этом счет-фактура регистрируется, но в книгу покупок не попадает, а НДС не отражается на счете 19.

Способ 2. Документ «Распределение НДС»

Если организация ведет раздельный учет НДС (есть облагаемые и необлагаемые операции), используется регламентный документ «Распределение НДС».

1. Перейдите: «Операции» → «Регламентные операции НДС» → «Распределение НДС».
2. Создайте документ за последний месяц квартала.
3. Нажмите «Заполнить» — программа автоматически рассчитает пропорцию по выручке.
4. НДС, приходящийся на необлагаемые операции, будет списан на расходы или включен в стоимость (проводка Дт счета затрат — Кт 19).

Способ 3. Списание НДС документом «Списание НДС»

Если НДС уже принят на счет 19, но вычет невозможен (например, выявлено, что расходы сверхнормативные):

1. Создайте документ «Списание НДС» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС»).
2. Заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» или вручную, указав поставщика, счет-фактуру и сумму.
3. На вкладке «Счет списания» укажите счет затрат (например, 91.02 «Прочие расходы») и аналитику.
4. Проведите документ, сформируется проводка Дт 91.02 — Кт 19.

Важно: НДС по сверхнормативным представительским расходам не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль — в налоговом учете такие суммы отражаются как постоянные разницы (ПР).

Способ 4. Формирование записей книги покупок

Если НДС был ошибочно принят к вычету, его можно исключить через документ «Формирование записей книги покупок», сняв соответствующие строки, либо сторнирующим документом. Также проверьте настройку в документе счета-фактуры: флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок» должен быть снят.

Настройка учетной политики

Для корректной работы проверьте настройки:

• «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» → «НДС» — установите признак ведения раздельного учета, если есть необлагаемые операции;
• порядок списания НДС по умолчанию задается в настройках счетов учета номенклатуры.

Типичные ошибки

• НДС оставлен на счете 19 на конец квартала без списания — это искажает отчетность;
• не снят флажок отражения вычета в книге покупок — НДС ошибочно попадает в декларацию;
• не отражены постоянные разницы в налоговом учете по НДС, не принимаемому в расходы для прибыли;
• не оформлен документ «Распределение НДС» при наличии необлагаемых операций.

Отражение НДС, не принимаемого к возмещению, в 1С можно выполнить несколькими способами: непосредственно в документе поступления через способ учета «Включено в стоимость», регламентным документом «Распределение НДС» или документом «Списание НДС». Выбор зависит от причины отказа в вычете и момента, когда она выявлена. Главное — контролировать остатки по счету 19, корректность книги покупок и разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.