Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ традиционно вызывает у бухгалтеров больше всего вопросов именно в части синхронизации начислений‚ выплат и удержаний налога. Ситуация‚ когда доход начислен в одном квартале‚ а фактически выплачен (и НДФЛ удержан) — в следующем‚ является стандартной для учетной практики. В данной статье подробно разберем‚ как корректно отразить такие операции в расчете за 2025–2026 годы‚ опираясь на актуальные требования ФНС России (Приказ ЕД-7-11/649@ от ) и разъяснения ведомства.
Фундаментальное правило: Принцип фактической выплаты
Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ и разъяснениям ФНС‚ налоговый агент обязан удержать НДФЛ в момент фактической выплаты дохода физическому лицу. Именно дата выплаты (перечисления на карту‚ выдачи через кассу) определяет:
- Срок перечисления налога в бюджет (не позднее следующего дня после выплаты).
- Отчетный период‚ в который попадает доход и удержанный налог в Разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
Ключевой момент: Если зарплата за март начислена 31 марта‚ но выплачена 10 апреля‚ то в 6-НДФЛ за 1 квартал этот доход и налог по нему не отражаются. Они попадут в отчет за 2 квартал (полугодие).
Заполнение Раздела 1: Начисленные доходы
В Разделе 1 отражаются доходы‚ начисленные в отчетном периоде (квартал‚ полугодие‚ 9 месяцев‚ год)‚ независимо от того‚ выплачены они или нет. Однако есть важный нюанс для итогового годового расчета.
Квартальные расчеты (1 кв.‚ полугодие‚ 9 месяцев)
- Строка 020 (Сумма начисленных доходов): Указываем все доходы‚ начисленные в этом квартале (январь–март для 1 кв.‚ январь–июнь для полугодия и т.д.).
- Строки 021–026 (Детализация по месяцам): Распределяем начисленные суммы по месяцам начисления (не выплаты!).
- Важно: Даже если зарплата за март будет выплачена в апреле‚ в 6-НДФЛ за 1 квартал она отражается в строке 023 (Март) Раздела 1.
Здесь действует строгое правило: в Разделе 1 годового расчета отражаются только те доходы‚ которые были фактически выплачены в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря).
- Если зарплата за декабрь 2025 года выплачена в январе 2026 года — в годовом 6-НДФЛ за 2025 год она не указывается (ни в стр. 020‚ ни в стр. 021–026).
- Она попадет в Раздел 1 годового расчета за 2026 год (в строку 021 за январь).
Заполнение Раздела 2: Удержанный и перечисленный налог
Раздел 2 заполняется строго по факту выплаты и удержания; Это самый ответственный блок при смене кварталов.
Алгоритм действий:
- Определите дату выплаты. Например‚ зарплата за март выплачена 10 апреля.
- Определите квартал выплаты. Апрель, это 2 квартал;
- Отразите в 6-НДФЛ за 2 квартал (полугодие):
- Строка 100 (Код вида дохода): 2000 (заработная плата) или иной соответствующий код.
- Строка 110 (Сумма дохода‚ полученная физлицом): Сумма фактически выплаченных денег (за вычетом НДФЛ).
- Строка 120 (Сумма дохода‚ из исчисленного налога): Сумма дохода‚ с которой удержан налог (обычно совпадает с начисленным за март‚ если выплачивается полностью).
- Строка 130 (Код основания неудержания): Не заполняется (налог удержан).
- Строка 140 (Исчисленный налог): Сумма НДФЛ‚ рассчитанная с дохода (стр. 120 × 13% / 15% / 30%);
- Строка 150 (Сумма налога‚ подлежащая удержанию): Совпадает со строкой 140.
- Строка 160 (Удержанный налог): Сумма фактически удержанная при выплате в апреле.
- Строка 170 (Перечисленный налог): Сумма перечисленная в бюджет (должна совпадать с удержанной‚ если перечислили в срок).
- Строка 180 (Дата удержания/выплаты): 10.04.202X (фактическая дата выплаты).
- Строка 190 (Дата перечисления): Дата перечисления в бюджет.
Последствие: В 6-НДФЛ за 1 квартал по этому сотруднику Раздел 2 не заполняется (или заполняется нулями/не заполняется строками)‚ так как выплаты в январе–марте по этому начислению не было.
Типовые ситуации и примеры
Ситуация 1: Зарплата за последний месяц квартала выплачена в следующем квартале (классика)
Условие: Зарплата за март 2026 г. начислена ‚ выплачена .
| Отчет | Раздел 1 (Начисления) | Раздел 2 (Удержания/Выплаты) |
|---|---|---|
| 6-НДФЛ за 1 кв. 2026 | Отражаем начисление за март (стр. 023). | Не отражаем (выплаты в 1 кв. не было). |
| 6-НДФЛ за полугодие 2026 | Отражаем начисления за янв–июнь (в т.ч. март). | Отражаем выплату апреля (стр. 180 = ). |
Ситуация 2: Зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года
Условие: Зарплата за вторую половину декабря 2025 г. выплачена .
Согласно разъяснениям ФНС (в т.ч. от и ):
- 6-НДФЛ за 4 кв. 2025 / за 2025 год: В Разделе 1 начисление за декабрь отражается. В Разделе 2 — пусто (выплаты в 2025 г. не было).
- 6-НДФЛ за 1 кв. 2026: В Разделе 1, нет начисления (оно было в 2025 г.). В Разделе 2, отражаем выплату января 2026 (стр. 180 = )‚ код вида дохода 2000.
Ситуация 3: Аванс выплачен в квартале‚ а начисление за весь месяц, в следующем
Например‚ аванс за апрель выплачен 25 апреля‚ а расчетный лист за апрель подписан/начислен 10 мая.
- 6-НДФЛ за 1 кв.: Ничего по апрелю (начисления не было).
- 6-НДФЛ за полугодие: Раздел 1 — начисление за апрель (стр. 024). Раздел 2 — выплата аванса 25.04 (стр. 180 = 25.04).
- Если остаток зарплаты за апрель выплачен в мае — он попадет в Раздел 2 6-НДФЛ за полугодие с датой выплаты мая.
Ситуация 4: Дивиденды
Дивиденды отражаются в 6-НДФЛ только после фактической выплаты (п. 6 ст. 214.7 НК РФ‚ разъяснения ФНС).
- Решение о выплате принято в 1 квартале‚ выплата произведена в 2 квартале.
- 6-НДФЛ за 1 кв.: Пусто по этим дивидендам.
- 6-НДФЛ за 2 кв. (полугодие): Раздел 1 — начисление (сумма к выплате)‚ Раздел 2 — выплата и удержание налога (код вида дохода 1300).
Сроки сдачи и «проблема» ранней сдачи
Срок сдачи 6-НДФЛ за квартал — последний день месяца‚ следующего за отчетным кварталом (для 1 кв., 30 апреля‚ для полугодия — 31 июля и т.д.).
Риск: Если организация сдает отчет за 1 квартал 25 апреля‚ а зарплата за март выплачивается 28 апреля‚ то на момент сдачи выплаты еще не было.
- Правильно: Сдать отчет за 1 квартал без Раздела 2 по этим сотрудникам (только Раздел 1 с начислениями).
- Выплата 28 апреля и удержанный налог попадут в 6-НДФЛ за полугодие (сдается до 31 июля).
- ФНС рекомендует не ждать последнего дня сдачи квартального отчета‚ если известны задержки выплат‚ либо сдавать уточняющий расчет позже (до срока сдачи полугодия/года)‚ но практика показывает: лучше отразить выплату в следующем отчете (полугодии)‚ чтобы не создавать расхождения в Разделе 2 квартального отчета.
Частые ошибки и штрафы
| Ошибка | Последствие | Правильно |
|---|---|---|
| Отразили выплату марта в Разделе 2 6-НДФЛ за 1 кв.‚ хотя выплатили в апреле. | Расхождение с 2-НДФЛ (справкой работника)‚ претензии ФНС‚ штраф ст. 126 НК РФ (200 руб. за каждую справку/ошибку). | Отразить в 6-НДФЛ за полугодие (2 кв.) с датой выплаты апреля. |
| Не отразили начисление за март в Разделе 1 6-НДФЛ за 1 кв.‚ так как «не выплатили». | Неполнота Раздела 1‚ расхождение с учетом начислений (6-НДФЛ сверяется с РСВ/ЕФС-1). | Раздел 1 всегда по начислениям в периоде. |
| В годовом 6-НДФЛ за 2025 г. отразили зарплату за дек. 2025‚ выплаченную в янв. 2026. | Завышение доходов в 2025 г.‚ несоответствие 2-НДФЛ работнику за 2025 г. | В годовом 6-НДФЛ за 2025 г. — только выплаченное в 2025 г. В годовом за 2026 г. — выплаченное в янв. 2026 г. |
| Указали в строке 180 (Дата удержания) дату начисления‚ а не выплаты. | Ошибка в сроке перечисления налога (ФНС видит опоздание). | Строка 180 = Дата фактической выдачи денег/перечисления на карту. |
Практическая рекомендация по работе в 1С:ЗУП / Бухгалтерия 3.0
В современных конфигурациях 1С логика заполнения 6-НДФЛ автоматизирована‚ но требует правильной настройки дат:
- Документ «Начисление зарплаты»: Дата документа = конец месяца начисления (31.03). Это формирует Раздел 1.
- Документ «Выплата зарплаты» (или банковский платеж/РКО): Дата документа = фактическая дата выдачи (10.04). Это формирует Раздел 2.
- Планируемая дата выплаты: В начислении можно указать планируемую дату выплаты (например‚ 10.04). Программа при генерации 6-НДФЛ за 1 квартал увидит‚ что плановая дата выпадает за пределы квартала‚ и не подтянет строку в Раздел 2 квартального отчета‚ но перенесет в полугодие.
- Проверка перед сдачей: Всегда сверяйте «Реестр выплат» (отчет в 1С) с генерируемым 6-НДФЛ. Обратите внимание на столбец «Период отражения в 6-НДФЛ».
Резюме: Чек-лист для бухгалтера
- Раздел 1 (Начисления): Принцип начисления; Квартальный отчет — все начисления квартала. Годовой отчет, только выплаченное в году.
- Раздел 2 (Удержания/Выплаты): Принцип кассы (факта выплаты). Всегда дата выплаты определяет квартал отражения.
- Строка 180: Всегда дата выплаты (не начисления‚ не перечисления налога).
- Строка 190: Дата перечисления налога в бюджет (не позднее следующего дня после даты в стр. 180).
- Зарплата за декабрь в январе: Начисление — в отчете уходящего года (Раздел 1). Выплата и налог — в отчете нового года (Раздел 1 и 2 за январь).
- Сдача квартального отчета до выплаты: Сдавайте без Раздела 2 по невыплаченным суммам. Допишите в полугодии.
Главное правило при заполнении 6-НДФЛ при смене кварталов выплат: Раздел 1 живет по датам начислений‚ Раздел 2, по датам выплат. Разделение этих потоков во времени — нормальная практика‚ закрепленная в Налоговом кодексе и разъяснениях ФНС. Грамотное разделение позволяет избежать штрафов по ст. 126 НК РФ‚ расхождений со справками 2-НДФЛ‚ выдаваемыми сотрудникам‚ и претензий при камеральных проверках. Используйте возможности ПО (1С‚ Контур‚ СБИС) для автоматического распределения строк по отчетам‚ но всегда проводите экспресс-проверку дат в строках 180 и 190 Раздела 2 перед отправкой.
Статья подготовлена на основании НК РФ‚ Приказа ФНС ЕД-7-11/649@ от ‚ разъяснений ФНС России за 2024–2026 гг. Информация актуальна на .