Обращение в архивные учреждения Республики Беларусь, это стандартная процедура для получения архивных справок, выписок, копий документов или информационных писем․ Независимо от цели (подтверждение стажа, восстановление прав, генеалогические исследования), важно соблюдать установленные правила оформления и подачи запроса․ В этой статье мы подробно разберем все этапы: от подготовки данных до получения готового результата․

Определение нужного архива

В Беларуси существует сеть государственных архивов, подчиненных Департаменту по архивам и делопроизводству Министерства юстиции․ Выбор конкретного архива зависит от типа искомых документов:

• Национальный исторический архив Беларуси (г․ Минск, г․ Гродно) — документы до 1917 года, метрические книги, ревизские сказки, дворянские родословные․
• Национальный архив Республики Беларусь (г․ Минск) — документы советского периода (1917–1991 гг․), партийные, советские, хозяйственные фонды․
• Областные государственные архивы — документы местных органов власти, управления, предприятий и организаций соответствующей области․
• Специализированные архивы — Архив кинофотофоно документов, Архив научной и технической документации, Военный архив и др․

Важно: На интернет-сайте «Архивы Беларуси» (archives․gov․by) в разделе «Архивные справочники» размещен Справочник «Сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового характера»․ Он поможет точно определить, в каком архиве хранятся нужные вам фонды․

Подготовка исходных данных

Качество и скорость исполнения запроса напрямую зависят от полноты и точности предоставленной вами информации․ Архивисты не проводят общий поиск «по фамилии», им нужны конкретные ориентиры․

Обязательные сведения для биографических/генералогических запросов:

1. ФИО лица (полностью, с указанием девичьей фамилии при необходимости)․
2. Дата рождения (или примерный год)․
3. Место рождения/проживания (область, район, населенный пункт)․
4. Дата проведения обряда/события (рождение, брак, смерть) и культовое учреждение (церковь, ЗАГС, мечеть), где оно оформлялось․
5. Вероисповедание интересующего лица (для метрических книг до 1917 г․)․

Предупреждение: Согласно регламентам (например, НИАБ в г․ Гродно), в случае предоставления некорректных, вариативных или неточных сведений об дате обряда, культовом учреждении или вероисповедании, архив оставляет за собой право в рамках одного запроса осуществлять поиск метрической записи только в одних конкретных указателях․

Документы, подтверждающие родственные связи (для запросов о других лицах):

• Свидетельства о рождении/браке/смерти (цепочка документов от вас до предка)․
• Паспорт запрашивающего лица․
• Нотариальная доверенность (если запрос подает представитель)․

Способы подачи запроса

На сегодняшний день существует три основных способа обращения в архивы Беларуси:

А) Электронный способ (через Единый портал обращений)

Это самый удобный и быстрый метод․ Подача осуществляется через государственную единую (интегрированную) республиканскую информационную систему учета и обработки обращений граждан и юридических лиц, обращения․бел․

• Обращения излагаются на белорусском или русском языке․
• Перед подачей рекомендуется ознакомиться с разделом «Запросы и услуги» на сайте конкретного архива для понимания регламента․
• Система позволяет отслеживать статус рассмотрения․

Б) Почтовый способ (заказным письмом)

• Письмо направляется на юридический адрес архива․
• В конверте должно быть: текст запроса, копии подтверждающих документов, конверт с обратным адресом и марками для ответа (или оплата почтового перевода на ответ)․
• Рекомендуется отправлять с уведомлением о вручении․

В) Личный визит

• Возможно оформление запроса непосредственно в приемной архива․
• Необходимо иметь при себе паспорт и оригиналы подтверждающих документов для сверки․

Оформление текста запроса (Образец 2025–2026 гг․)

Строгого единого бланка для всех архивов не существует, но структура обращения должна быть официально-деловой․ Обратите внимание: если запрос касается ценных исторических/культурных данных или осуществляется в интересах следствия, необходимо приложить подтверждающие документы (удостоверение, запрос органа ВС/суда)․

Примерная структура запроса:

Кому: Директору [Название архива, напр․ Национального исторического архива Беларуси]
От кого: [Ваше ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации/проживания, телефон, e-mail]

ЗАПРОС
на выдачу архивной справки / архивной выписки / архивной копии / информационного письма
(подчеркнуть нужное)

Прошу предоставить сведения о:
[ФИО лица, по которому запрашиваются сведения]
[Дата рождения / события]
[Место рождения / события (область, район, населенный пункт)]
[Название ЗАГС / церкви / организации, где оформлялось событие]
[Цель запроса: оформление пенсии, восстановление прав, установление факта родства и т․д․]

Прилагаю копии документов:
Копия паспорта (развороты с фото и пропиской)․
Копии свидетельств о рождении/браке (подтверждающие родство)․
[Другие документы по требованию архива]․

Обработка персональных данных и согласие

При подаче запроса о третьих лицах (даже умерших) архив может потребовать заполнение Согласия на обработку персональных данных․ Порядок его оформления регламентируется законодательством (в РФ это 152-ФЗ, в РБ — Закон «О персональных данных»)․ Обычно бланк согласия можно скачать на сайте архива или получить у оператора при электронной подаче․

Оплата услуг архива

Поиск и выдача документов — платные услуги (за исключением запросов от ветеранов, инвалидов ВОВ и некоторых социальных категорий, предусмотренных законом)․

• Порядок: Оплата производится только после получения информационного письма и счета от архива с указанием точной суммы․
• Способы оплаты на территории РБ:
  • В любом банковском учреждении․
  • Через систему «Интернет-банкинг» (произвольный платеж по реквизитам архива)․
• Квитанция об оплате (скан/фото) направляется в архив для начала работ․

Сроки исполнения и получение результата

Сроки зависят от вида и объема работ: от одного дня до нескольких месяцев․

• Простые справки (например, из недавних фондов ЗАГС, переданных в архив) — быстрее․
• Сложные генеалогические поиски по метрическим книгам XVIII–XIX вв․, дольше (может быть 1–3 месяца и более)․

Важный нюанс: Запросы об истребовании сведений из архивных документов (справки, выписки, копии, информационные письма) не подпадают под действие Закона РБ «Об обращениях граждан и юридических лиц» (от ); Это значит, что стандартные 15- или 30-дневные сроки ответа на «обращения» на них не распространяются; работают внутренние регламенты архивов и типовые регламенты Министерства юстиции․

Результат можно получить:

1. По почте (заказным письмом)․
2. Лично в архиве․
3. В электронном виде (сканы, если оговорено и оплачено цифровое копирование)․

Особенности работы с Национальным историческим архивом (НИАБ) в г․ Гродно

На примере НИАБ Гродно можно проследить типичный регламент:

• Исполнение биографического запроса․
• Цифровое копирование (до 10 страниц в рамках одного запроса)․
• Ксерокопирование (до 15 страниц в рамках одного запроса)․
• Для получения информации, необходимой для оформления запросов, нужно переходить в раздел «Запросы и услуги» на сайте архива․

Частые ошибки и советы

• Неточные даты/места: «Родился где-то в Минской области в 1900-х» — архив не сможет выполнить поиск․ Уточните данные через родственников, старые документы, сайты «Память народа», «Признание» (для репрессированных)․
• Отсутствие цепочки родства: Если вы запрашиваете справку о деде, а у вас нет копии свидетельства о рождении вашего родителя (ребенка деда) — отказ гарантирован․
• Игнорирование счета: Работы не начнутся до поступления денег на расчетный счет архива․
• Запрос в не тот архив: Всегда проверяйте «Справочник мест хранения» на сайте archives․gov․by․

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал архивов Беларуси: archives․gov․by (разделы: «Архивные учреждения», «Запросы и услуги», «Архивные справочники»)․
• Единый портал электронных обращений: обращения․бел․
• Департамент по архивам и делопроизводству Минюста РБ: координирует работу архивной сети․

Резюме: Успешный запрос в архив Беларуси, это точность исходных данных + правильный выбор архива + соблюдение процедуры оплаты․ Начните с изучения справочника мест хранения на сайте archives․gov;by, соберите полный пакет копий документов, подтверждающих родство, и используйте электронный портал обращения․бел для ускорения процесса․ Хорошего удачи в поисках!