Невыполнение плана — ситуация, с которой сталкиваются многие сотрудники: менеджеры по продажам, производственные рабочие, специалисты по работе с клиентами. Если руководство запросило объяснительную записку, важно составить её грамотно: документ может повлиять на решение о дисциплинарном взыскании, а в спорных ситуациях — стать доказательством в суде.
Что такое объяснительная записка и зачем она нужна
Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства произошедшего. По Трудовому кодексу РФ (ст. 193), перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.
Важно понимать: объяснительная — это не признание вины, а возможность изложить свою позицию. Грамотно составленная записка помогает:
- показать объективные причины невыполнения плана;
- снизить риск дисциплинарного взыскания или смягчить его;
- зафиксировать свою позицию на случай трудового спора;
- продемонстрировать лояльность и готовность исправить ситуацию.
Структура объяснительной записки
Документ составляется в свободной форме, но принято придерживаться делового стиля и стандартной структуры:
- Шапка — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (кому адресована записка), а также должность, подразделение и ФИО сотрудника (от кого).
- Название документа — «Объяснительная записка» по центру.
- Основной текст — описание ситуации и причин невыполнения плана.
- Дата и подпись, внизу документа.
Что писать в основной части
Кратко опишите факт
Укажите, о каком плане идёт речь и за какой период: «По итогам сентября 2026 года план продаж в размере 500 000 рублей мною выполнен на 72%».
Укажите причины
Это ключевая часть. Причины должны быть конкретными, правдивыми и по возможности подтверждаемыми. Убедительными считаются:
- Объективные внешние факторы: снижение спроса на рынке, уход ключевых клиентов, сезонность, изменение условий поставщиков;
- Организационные причины: нехватка персонала, задержки поставок, сбои в работе оборудования или ПО, отсутствие необходимых ресурсов;
- Уважительные личные обстоятельства: болезнь (при наличии больничного листа), семейные обстоятельства;
- Некорректность самого плана: если план был завышен по сравнению с предыдущими периодами без объективных оснований, это можно аргументированно указать со ссылкой на статистику.
Предложите решение
Хороший тон — не только объяснить причины, но и показать готовность исправить ситуацию: «Для выполнения плана в следующем периоде планирую расширить клиентскую базу, провести повторные переговоры с клиентами, приостановившими заказы».
Чего не стоит писать
- Эмоциональные оценки, обвинения в адрес коллег и руководства;
- Фразы вроде «план был нереальным» без аргументов и цифр;
- Недостоверные сведения, они легко проверяются и усугубляют ситуацию;
- Излишние оправдания и жалобы — текст должен быть деловым и лаконичным.
Пример объяснительной записки
Генеральному директору ООО «Пример» Иванову И.И.
от менеджера по продажам Петрова П.П.
Объяснительная записка
По итогам сентября 2026 года план продаж выполнен мною на 72%. Причиной невыполнения плана стало расторжение договора с ключевым клиентом ООО «Клиент», доля которого составляла около 30% моего объёма продаж, а также задержка поставки товара со стороны поставщика в период с 10 по 25 сентября, что не позволило закрыть три подготовленные сделки.
В настоящее время веду переговоры с двумя новыми клиентами и планирую компенсировать отставание в следующем отчётном периоде.
Петров П.П.
Полезные советы
- Пишите от первого лица, кратко и по существу — оптимальный объём 5–10 предложений;
- По возможности прикладывайте подтверждающие документы (переписку, отчёты, больничный лист);
- Сохраните копию записки с отметкой о принятии — это пригодится при возможном споре;
- Не отказывайтесь давать объяснения: отказ фиксируется актом и может быть расценён не в вашу пользу.