Невыполнение плана — ситуация, с которой сталкиваются работники многих сфер: продаж, производства, сферы услуг; В таких случаях руководство вправе потребовать от сотрудника объяснительную записку. Правильно составленный документ поможет зафиксировать объективные причины произошедшего и защитить работника от необоснованных дисциплинарных взысканий.

Что такое объяснительная за невыполнение плана

Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает свою позицию и описывает обстоятельства, приведшие к невыполнению плановых показателей. Она составляется в свободной форме и адресуется руководителю организации или непосредственному начальнику.

Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. На его предоставление даётся два рабочих дня. Если сотрудник не уложился в этот срок или отказался давать объяснения, кадровая служба составляет акт об отказе, который заменяет собой объяснительную.

Когда требуют объяснительную

• невыполнение плана продаж за отчётный период;
• невыполнение производственного задания или нормы выработки;
• срыв сроков выполнения поручения руководства;
• невыполнение индивидуального плана работы или должностных обязанностей.

Важно: чтобы требовать объяснительную за невыполнение плана, обязанность выполнять план должна быть закреплена в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном нормативном акте, с которым работник ознакомлен под подпись.

Структура и правила оформления

Объяснительная пишется от руки или набирается на компьютере и включает следующие элементы:

1. Шапка, в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, а также должность, подразделение и ФИО работника.
2. Название документа, «Объяснительная записка» по центру.
3. Основная часть — описание ситуации: какой план был установлен, какие показатели фактически достигнуты, по каким причинам план не выполнен.
4. Дата и подпись работника.

Рекомендации по содержанию

• Пишите кратко, лаконично, без лишних эмоций и личных оценок.
• Указывайте конкретные количественные и качественные показатели: плановые и фактические.
• Называйте объективные причины: болезнь (приложите больничный лист), технический сбой оборудования или программы, отсутствие сырья, снижение клиентского потока, действия третьих лиц.
• Не перекладывайте вину на коллег без документальных подтверждений.
• По возможности приложите подтверждающие документы: справки, акты, скриншоты, переписку.
• Предложите план действий по исправлению ситуации — это демонстрирует конструктивный настрой.

Образец объяснительной за невыполнение плана

Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича

Объяснительная записка

Я, Петров Пётр Петрович, менеджер отдела продаж, поясняю следующее. На сентябрь 2026 года мне был установлен план продаж в размере 500 000 рублей. Фактически план выполнен на 320 000 рублей (64%).

Невыполнение плана произошло по объективным причинам: с 10 по 21 сентября 2026 года я находился на листке нетрудоспособности (больничный лист № 123456789 от прилагаеться), в связи с чем отработал лишь 8 рабочих дней из 21. Кроме того, в отчётном периоде наблюдалось общее снижение спроса со стороны ключевых клиентов, о чём я своевременно информировал руководителя отдела.

Со своей стороны предпринял все возможные меры для выполнения плана: провёл дополнительные переговоры с клиентами, расширил базу потенциальных покупателей. Обязуюсь нарастить показатели в следующем отчётном периоде.

    Петров П.П. ____________

Чего не стоит писать в объяснительной

• эмоциональные высказывания и оскорбления в адрес руководства;
• признание вины, если причины невыполнения были объективными;
• недостоверные сведения, они легко проверяются и усугубят ситуацию;
• размытые формулировки без конкретики («не получилось», «не успел»).

Последствия отказа от объяснительной

Отказ давать объяснения не освобождает от ответственности и не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Более того, отсутствие объяснительной лишает работника возможности представить свою версию событий. Поэтому грамотнее написать записку, указав объективные обстоятельства и приложив подтверждающие документы.

Объяснительная за невыполнение плана — это не формальность, а инструмент защиты работника. Спокойный, аргументированный и документально подтверждённый текст поможет руководству объективно оценить ситуацию и принять справедливое решение;