Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — обязательная процедура для любой организации. Чтобы она была юридически корректной и не вызвала претензий со стороны налоговых и архивных органов, необходимо правильно оформить акт об уничтожении (выделении к уничтожению) документов. В этой статье подробно разберём, когда нужен такой акт, кто его составляет и какие реквизиты он должен содержать.
Когда составляется акт об уничтожении документов
Акт оформляется в следующих случаях:
- истёк срок хранения документов, установленный законодательством и перечнями Росархива;
- документы утратили практическую ценность и не подлежат передаче в архив;
- документы физически пришли в негодность (например, после затопления или пожара) — в этом случае составляется акт о выбраковке;
- ликвидация или реорганизация организации (при этом документы по личному составу передаются в архив, а не уничтожаются).
Важно: уничтожать документы до истечения срока хранения запрещено. Нарушения при уничтожении бухгалтерских и кадровых документов, одна из частых причин штрафов и споров с контролирующими органами. Например, большинство бухгалтерских документов хранится не менее 5 лет, а документы по личному составу — до 50–75 лет.
Подготовительный этап
Перед составлением акта необходимо:
- Провести экспертизу ценности документов. Для этого приказом руководителя создаётся экспертная комиссия (обычно не менее 3 человек: представители бухгалтерии, кадровой службы, юридического отдела, архива).
- Сверить сроки хранения с актуальными перечнями типовых архивных документов (Приказ Росархива № 236 от и отраслевые перечни).
- Составить опись документов, подлежащих уничтожению, с указанием наименований дел, периодов и количества.
- Согласовать уничтожение с архивным учреждением, если документы подлежали передаче на государственное хранение.
Структура и содержание акта
Унифицированной обязательной формы акта нет, организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике. Однако документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Шапка документа
- наименование организации;
- название документа: «Акт об уничтожении документов (дел)»;
- дата и место составления;
- номер документа по внутренней нумерации.
Состав комиссии
Указываются должности и ФИО председателя и членов комиссии, а также реквизиты приказа о создании комиссии.
Основание уничтожения
Формулировка вида: «В связи с истечением срока хранения, установленного перечнем типовых управленческих архивных документов…».
Перечень уничтожаемых документов
Обычно оформляется таблицей:
- порядковый номер;
- наименование документа (дела);
- период (годы), за который документы уничтожаются;
- количество дел (листов);
- срок хранения по перечню;
- примечание.
Способ уничтожения
Указывается метод: шредирование, сжигание, переработка (макулатура), демагнитизация электронных носителей. Если уничтожение выполняет сторонняя организация, указываются её реквизиты и данные договора.
Фиксируется факт уничтожения, дата и место проведения процедуры. Акт подписывают все члены комиссии, после чего его утверждает руководитель организации (ставится гриф «Утверждаю»).
Пример формулировки
«Комиссия, назначенная приказом ООО «Пример» от № 12, в составе председателя — главного бухгалтера Ивановой А.П., членов комиссии — специалиста по кадрам Петровой О.С., юрисконсульта Сидорова В.Н;, составила настоящий акт о том, что документы, перечисленные в описи (приложение № 1), с истекшим сроком хранения, в количестве 45 дел, общим весом 120 кг, уничтожены путём шредирования в помещении архива организации. Претензий к процедуре члены комиссии не имеют».
Частые ошибки
- уничтожение документов без экспертизы ценности и описи;
- отсутствие подписей всех членов комиссии;
- уничтожение документов по незавершённым налоговым проверкам или судебным спорам — такие документы хранятся до окончания разбирательства;
- уничтожение кадровых документов по истёкшим, по мнению организации, срокам без проверки актуальных перечней;
- отсутствие утверждения акта руководителем.
Ответственность за нарушения
Нарушение сроков и порядка хранения документов влечёт административную ответственность по ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и организаций), а отсутствие первичных документов может привести к доначислению налогов и отказу в вычетах при проверках.
Грамотно составленный акт об уничтожении документов защищает организацию от претензий контролирующих органов. Главное — предварительно провести экспертизу ценности, проверить сроки хранения, оформить опись и зафиксировать процедуру подписями всей комиссии с последующим утверждением руководителем.