Выдача наличных денежных средств из кассы организации — это операция, которая требует строгого документального оформления. Ошибки в кассовых документах могут привести к штрафам со стороны налоговых органов и претензиям при проверках. В этой статье подробно разберём, как правильно оформлять выплаты из кассы, какие документы для этого нужны и какие нюансы следует учитывать.
Что такое расходный кассовый ордер (РКО)
Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный бухгалтерский документ, подтверждающий выдачу наличных денежных средств из кассы организации. Он относится к унифицированным формам первичной учётной документации, утверждённым Постановлением Госкомстата РФ от № 88.
РКО применяется для оформления выдачи наличных денег как при традиционных (бумажных) методах обработки данных, так и при ведении учёта с применением средств вычислительной техники. Типовая форма документа — КО-2.
В каких случаях оформляется РКО
Расходный кассовый ордер составляется при любой выдаче наличных из кассы, независимо от цели расходования средств. Наиболее распространённые ситуации:
- выдача денежных средств подотчётным лицам (на хозяйственные нужды, командировочные расходы);
- выплата заработной платы, премий, отпускных и иных выплат работникам;
- сдача наличной выручки в банк для зачисления на расчётный счёт;
- оплата товаров, работ и услуг наличными поставщикам;
- возврат денег покупателям;
- выдача займов работникам или иным лицам;
- выплата дивидендов учредителям.
Кто обязан оформлять РКО
Для юридических лиц оформление расходного кассового ордера — обязательное требование. Деньги из кассы нельзя выдать без правильно оформленного документа по форме КО-2. Это касается организаций любой формы собственности и любой системы налогообложения.
Индивидуальные предприниматели оформлять РКО не обязаны. ИП вправе расходовать наличные средства на любые цели: личные нужды, оплату товаров и услуг, выплату зарплаты работникам. Однако многие предприниматели добровольно ведут кассовую дисциплину для упорядочения учёта.
Правила заполнения расходного кассового ордера
Несмотря на то что форма КО-2 применяется многие годы, порядок её заполнения нередко вызывает вопросы. Рассмотрим основные реквизиты:
Основные поля документа
- Наименование организации, указывается полное или сокращённое название компании.
- Номер документа, присваивается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Нумерация должна быть сквозной в течение года.
- Дата составления — указывается фактическая дата выдачи денег.
- Корреспондирующий счёт, счёт бухгалтерского учёта, по дебету которого отражается операция (например, 71 — при выдаче под отчёт, 70 — при выплате зарплаты, 51 — при сдаче в банк).
- Сумма — указывается цифрами и обязательно прописью.
- Выдать, фамилия, имя, отчество получателя денежных средств в дательном падеже.
- Основание, содержание операции (например, «на хозяйственные расходы», «заработная плата за сентябрь»).
- Приложение — перечень документов, на основании которых выдаются деньги (заявление, платёжная ведомость, приказ).
Подписи и получение денег
Ордер подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (или уполномоченные лица). Получатель денег расписывается в получении, указывает сумму прописью, дату и данные документа, удостоверяющего личность (паспорт). Без этих сведений документ считается оформленным с нарушениями.
Регистрация и хранение РКО
Каждый оформленный расходный кассовый ордер должен быть учтён. Для этого ведётся специальный Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3). Кроме того, сведения по всем РКО вносятся в кассовую книгу (форма КО-4).
Выданные ордера необходимо хранить 5 лет после окончания отчётного года, в котором они были оформлены. Это общее правило, закреплённое в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Особенности оформления отдельных выплат
Выплата заработной платы
При выплате зарплаты РКО может оформляться на общую сумму по платёжной ведомости. В этом случае в ордере делается ссылка на номер и дату ведомости, а подписи получателей проставляются непосредственно в ведомости.
Сдача выручки в банк
Когда кассир выдаёт из кассы наличную выручку для зачисления на расчётный счёт, оформляется РКО с указанием основания «сдача выручки в банк». К ордеру прилагается квитанция или объявление на взнос наличными.
Выдача под отчёт
Деньги подотчётному лицу выдаются на основании его заявления или распорядительного документа руководителя. Новый аванс можно выдать только после того, как сотрудник отчитался по ранее полученным суммам.
Типичные ошибки при оформлении
- отсутствие подписи получателя или данных паспорта;
- несовпадение суммы цифрами и прописью;
- нарушение сквозной нумерации ордеров;
- отсутствие регистрации РКО в журнале формы КО-3;
- исправления в документе (в кассовых ордерах исправления не допускаются — документ нужно переоформить);
- отсутствие подписей руководителя и главного бухгалтера.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения кассовых операций может повлечь административную ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ: штраф для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 40 000 до 50 000 рублей. Кроме того, неправильно оформленные первичные документы могут стать причиной отказа в признании расходов при налогообложении.
Грамотное оформление выплат из кассы — важная часть кассовой дисциплины любой организации. Использование унифицированной формы КО-2, своевременная регистрация ордеров в журнале и кассовой книге, а также соблюдение сроков хранения документов позволяют избежать претензий контролирующих органов и обеспечить прозрачность движения денежных средств компании.