Резолюция, это краткое решение руководителя‚ которое он проставляет на документе (в данном случае — на заявлении работника об отпуске). Именно резолюция превращает просьбу сотрудника в основание для дальнейших кадровых действий: издания приказа‚ расчёта отпускных‚ внесения изменений в табель. Разберёмся‚ как правильно её оформить.
Обязательна ли резолюция на заявлении на отпуск
Законодательство не содержит прямой нормы‚ обязывающей руководителя ставить резолюцию на заявлении об отпуске. Более того‚ если отпуск предоставляется строго по графику отпусков (ст. 123 ТК РФ)‚ заявление работника вообще может не требоваться — достаточно приказа и уведомления.
Однако на практике резолюция необходима в следующих случаях:
- работник просит отпуск вне графика или на иные даты;
- оформляется отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
- отпуск предоставляется с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ);
- заявление фактически выступает соглашением между работником и работодателем‚ например при переносе или разделении отпуска (ст; 125 ТК РФ);
- это предусмотрено локальными актами организации и правилами делопроизводства.
Наличие резолюции в этих ситуациях является гарантией согласия руководителя и подтверждением достигнутой договорённости.
Кто вправе ставить резолюцию
Принимать решение и ставить резолюцию на заявлении вправе:
- директор (руководитель) организации;
- иное уполномоченное лицо, на основании устава‚ локальных нормативных актов или доверенности (например‚ заместитель по персоналу‚ начальник структурного подразделения‚ если ему делегированы такие полномочия).
Что должна содержать резолюция
Закон не устанавливает обязательной формы‚ поэтому текст составляется в произвольном виде. В общем случае резолюция должна отвечать на три вопроса: кому‚ что и в какой срок необходимо сделать. Рекомендуется включать:
- Решение руководителя — согласие или отказ (мотивированный) в предоставлении отпуска;
- Конкретные даты начала и окончания отпуска‚ если они подтверждаются или изменяются;
- Поручение исполнителю — кому и что сделать (кадровой службе, подготовить приказ‚ бухгалтерии — рассчитать отпускные);
- Дату и подпись руководителя с расшифровкой.
Где располагать резолюцию
Резолюция пишется от руки или проставляеться на самом заявлении — как правило‚ в верхней части листа или на свободном поле. Она не должна перекрывать текст заявления и подпись работника.
Примеры формулировок
Вариант 1, простое согласие:
«Не возражаю; Иванову И.И. подготовить приказ. . Петров»
Вариант 2 — с подтверждением дат:
«Отпуск предоставить с по . В приказ. . Петров»
Вариант 3, с изменёнными датами:
«Согласовано с переносом: отпуск предоставить с по в связи с производственной необходимостью. . Петров»
Вариант 4 — отказ:
«Отказать в связи с производственной необходимостью. Предложить работнику иные даты. . Петров»
Вариант 5 — для отпуска без сохранения зарплаты:
«Предоставить отпуск без сохранения заработной платы с по . Кадровой службе — оформить приказ. . Петров»
Практические рекомендации
- Пишите резолюцию чётко и ясно‚ без двусмысленных формулировок — она является основанием для приказа;
- Учитывайте текущую рабочую нагрузку и потребности организации при согласовании дат;
- Работнику лучше подавать заявление заблаговременно (оптимально — за 14 дней)‚ чтобы успеть издать приказ и выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
- Если по результатам рассмотрения заявления издаётся приказ‚ резолюция может быть краткой — достаточно слов «В приказ» с датой и подписью;
- Заявление с резолюцией подшивается в личное дело работника или в соответствующую номенклатурную папку.
Резолюция на заявлении на отпуск, простой‚ но важный элемент кадрового документооборота. Хотя закон не предписывает её обязательную форму‚ грамотно составленная резолюция фиксирует решение руководителя‚ задаёт поручения исполнителям и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений. Главное правило: в резолюции должно быть ясно‚ какое решение принято‚ на какие даты‚ кто и что должен сделать‚ а также проставлены дата и подпись уполномоченного лица.