Начисление заработной платы в месяцах, когда сотрудник уходит в отпуск, — одна из самых частых задач бухгалтерии и кадровой службы. Ошибки в расчетах могут привести к недоплате работнику, претензиям со стороны трудовой инспекции и налоговых санкциях. В этой статье разберем, как правильно рассчитать отпускные и зарплату за неполный месяц, какие выплаты учитываются, и какие изменения действуют с 1 сентября 2025 года.
Что такое отпускные и когда они выплачиваются
Когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель оплачивает период его отдыха. Эта денежная компенсация называется отпускными. Право на отпуск возникает у работника после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ), а продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней.
Важные правила выплаты:
- отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
- отпускные — это не «тринадцатая зарплата», а оплата дней отдыха, рассчитанная исходя из среднего заработка;
- за месяц, в котором работник был в отпуске, ему начисляется зарплата только за фактически отработанные дни плюс отпускные.
Формула расчета отпускных
Отпускные рассчитываются по формуле:
Отпускные = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Средний дневной заработок определяется так:
СДЗ = Выплаты за расчетный период / 12 / 29,3
где:
- расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск;
- 29,3 — среднемесячное число календарных дней.
Если какой-то месяц отработан не полностью (например, сотрудник болел или был в отпуске), количество дней в нем считается пропорционально:
Дни в неполном месяце = 29,3 / Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни
Какие выплаты включаются в расчет среднего заработка
С 1 сентября 2025 года в России действует новый порядок исчисления среднего заработка, утвержденный постановлением Правительства. Ключевое изменение — в базу для расчета отпускных теперь включаются все стимулирующие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда:
- оклад, тарифная ставка, сдельная оплата;
- ежемесячные, квартальные и годовые премии;
- надбавки за выслугу лет, квалификацию, совмещение;
- доплаты за работу в ночное время, сверхурочно, в выходные и праздники;
- районные коэффициенты и процентные надбавки.
Не включаются в расчет:
- больничные и пособия;
- отпускные за предыдущие отпуска;
- командировочные выплаты;
- материальная помощь, компенсации питания и проезда;
- выплаты социального характера.
Пример расчета
Допустим, сотрудник с окладом 60 000 рублей уходит в отпуск на 14 календарных дней с 10 марта 2026 года. Расчетный период отработан полностью, квартальные премии за год составили 36 000 рублей.
- Сумма выплат за расчетный период: 60 000 × 12 + 36 000 = 756 000 руб.
- Средний дневной заработок: 756 000 / 12 / 29,3 = 2 150,17 руб.
- Отпускные: 2 150,17 × 14 = 30 102,38 руб.
- Зарплата за отработанные дни марта: если в марте 21 рабочий день, а сотрудник отработал 12, то 60 000 / 21 × 12 = 34 285,71 руб.
Налоги и взносы
Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке:
- НДФЛ удерживается при выплате отпускных (13–22% в зависимости от дохода по прогрессивной шкале);
- страховые взносы начисляются в месяце начисления отпускных;
- в расчетном листке отпускные отражаются отдельной строкой.
Типичные ошибки работодателей
- Невключение премий в расчет среднего заработка — после изменений 2025 года это особенно рискованно;
- Нарушение срока выплаты отпускных (менее чем за 3 дня) — влечет штраф и обязанность выплатить компенсацию за задержку;
- Неверный расчетный период — если в последнем месяце периода зарплата не начислялась, нужно корректно определять базу;
- Округление дней в неполных месяцах с ошибками.
Почему отпускные иногда меньше зарплаты
Многие работники удивляются, что сумма отпускных оказалась меньше ожидаемой. Причины:
- средний заработок считается по календарным дням (29,3), а зарплата — по рабочим, поэтому в месяцах с большим числом рабочих дней «цена» рабочего дня выше;
- в расчетный период могли входить больничные или отпуска без сохранения зарплаты, снижающие средний заработок;
- разовые выплаты социального характера не учитываются.
Корректное начисление заработной платы с учетом отпуска требует внимательного подхода: правильного определения расчетного периода, включения всех положенных стимулирующих выплат и соблюдения сроков. С 1 сентября 2025 года правила расчета среднего заработка стали более выгодными для работников, поскольку в базу включаются все премии и надбавки. Работодателям следует обновить локальные нормативные акты и настройки учетных программ, а сотрудникам, знать формулу расчета, чтобы проверять правильность начислений.