В процессе трудовой деятельности сотрудники нередко тратят личные денежные средства на приобретение билетов — например, при направлении в командировку, поездке к месту выполнения служебного поручения или при использовании общественного транспорта в интересах работодателя. В таких случаях работник вправе рассчитывать на компенсацию понесённых затрат. Основным документом, инициирующим возмещение, является служебная записка на возмещение расходов на билеты.

Что такое служебная записка и зачем она нужна

Служебная записка — это внутренний документ организации, с помощью которого сотрудник доводит информацию до руководства и инициирует принятие решения. В контексте возмещения расходов записка выполняет несколько функций:

• информирует руководителя о факте понесённых сотрудником затрат;
• обосновывает производственный (служебный) характер расходов;
• служит основанием для издания приказа о выплате компенсации;
• выступает оправдательным документом для бухгалтерии при учёте расходов в налоговой базе.

Без служебной записки и подтверждающих документов работодатель не сможет корректно учесть затраты, а сотрудник рискует не получить возмещение.

Когда составляеться записка на возмещение стоимости билетов

Наиболее распространённые ситуации:

1. Командировка. Сотрудник самостоятельно приобрёл железнодорожные, авиа- или автобусные билеты к месту командировки и обратно за свой счёт (ст. 168 ТК РФ обязывает работодателя возместить такие расходы).
2. Служебные поездки по городу. Проезд на общественном транспорте или такси при выполнении служебных поручений.
3. Проезд к месту работы. Если локальными нормативными актами организации предусмотрена компенсация проезда сотрудникам.
4. Иные случаи, предусмотренные коллективным договором или внутренними положениями компании.

Структура и правила оформления

Унифицированной формы служебной записки законодательством не установлено, поэтому она составляется в свободной форме, но с соблюдением общих требований делопроизводства. Документ должен содержать:

• Адресата — должность и ФИО руководителя (в дательном падеже, в правом верхнем углу);
• Составителя — должность, структурное подразделение и ФИО сотрудника;
• Наименование документа — «Служебная записка»;
• Дату и номер документа;
• Заголовок, краткое отражение сути («О возмещении расходов на приобретение билетов»);
• Основной текст — описание ситуации, цели поездки, суммы расходов и просьба о возмещении;
• Перечень приложений — подтверждающие документы;
• Подпись сотрудника с расшифровкой.

Образец служебной записки

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 15 от

О возмещении расходов на приобретение билетов

В связи с направлением в служебную командировку в г. Казань (приказ от № 45-к) мною за счёт личных денежных средств приобретены железнодорожные билеты по маршруту Москва — Казань — Москва на общую сумму 8 400 (восемь тысяч четыреста) рублей 00 копеек.

Прошу возместить понесённые расходы в указанном размере.

Приложения:

1. Железнодорожный билет Москва — Казань — на 1 л. в 1 экз.
2. Железнодорожный билет Казань — Москва — на 1 л. в 1 экз.
3. Посадочные талоны — на 2 л. в 1 экз.

Менеджер отдела продаж ____________ Петров П.П.

Какие документы нужно приложить

Запрос на возмещение обязательно подкрепляется документами, подтверждающими факт и размер расходов:

• билеты (бумажные или маршрут-квитанции электронных билетов);
• посадочные талоны (при авиаперелётах);
• кассовые чеки, квитанции, БСО;
• при поездке на такси — онлайн-чек и распечатка информации о заказе из истории поездок;
• при необходимости — копия приказа о командировке.

Порядок рассмотрения записки

Сначала служебную записку рассматривает руководитель организации. При положительном решении он ставит резолюцию («Возместить», «Бухгалтерии — выплатить») с датой и подписью. После этого документ передаётся в бухгалтерию, которая на его основании производит выплату — наличными из кассы или перечислением на карту сотрудника. При командировочных расходах суммы обычно отражаються в авансовом отчёте.

Полезные рекомендации

• Составляйте записку сразу после поездки, пока все документы на руках;
• Сохраняйте все чеки и посадочные талоны — без них возмещение могут отклонить;
• Уточните в бухгалтерии, принят ли в организации свой шаблон служебной записки;
• Если билеты приобретались в электронном виде, распечатайте маршрут-квитанцию и чек об оплате;
• Указывайте точную сумму расходов цифрами и прописью.

Грамотно составленная служебная записка на возмещение расходов на билеты, это гарантия того, что сотрудник получит компенсацию потраченных личных средств, а работодатель сможет правомерно учесть эти затраты. Главное, чётко описать служебный характер поездки, указать точную сумму и приложить все подтверждающие документы.