В повседневной жизни и деловой практике нередко возникает необходимость получить копию того или иного документа — судебного решения, приказа о приёме на работу, трудового договора, акта государственного органа. Для этого составляется официальный запрос (заявление) о выдаче копии документа. В данной статье мы подробно разберём, как правильно оформить такое обращение, какие реквизиты оно должно содержать, и приведём образцы для разных ситуаций.
Что такое запрос на выдачу копии документа
Запрос на выдачу копии документа — это письменное обращение гражданина или организации к лицу (органу), у которого хранится оригинал документа, с просьбой предоставить его заверенную копию. Такой запрос имеет юридическое значение: на его основании уполномоченное лицо обязано рассмотреть обращение и предоставить копию либо дать мотивированный отказ.
Право на получение копий документов закреплено в различных нормативных актах:
- статья 62 Трудового кодекса РФ — право работника получить копии документов, связанных с работой;
- ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ, право участников процесса знакомиться с материалами дела и получать копии судебных актов;
- Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» — общий порядок подачи и рассмотрения обращений;
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Общая структура запроса
Независимо от того, куда направляется запрос, документ должен содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка документа (правый верхний угол): наименование организации или должностного лица, которому адресован запрос; Ф.И.О. заявителя, его адрес, контактный телефон, адрес электронной почты.
- Наименование документа: «Заявление» или «Запрос» о выдаче копии документа.
- Основная часть: ссылка на норму права, дающую право на получение копии; точное наименование документа, его реквизиты (дата, номер); цель получения (по желанию, но желательно).
- Просительная часть: просьба выдать заверенную копию документа.
- Способ получения: лично, по почте, в электронном виде.
- Дата и подпись заявителя с расшифровкой.
Образец запроса работодателю
Согласно статье 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Пример формулировки:
Руководителю ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
адрес: г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 1
телефон: +7 (900) 000-00-00
ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче копий документов, связанных с работой
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу выдать мне заверенные копии следующих документов: приказа о приёме на работу от № 15-к, трудового договора от № 7, справки о заработной плате за последние три месяца.
Копии прошу выдать лично / направить по указанному адресу.
Образец заявления в суд о выдаче копии судебного акта
Участники судебного процесса вправе получить копии решений, определений и постановлений суда. Заявление подаётся в аппарат суда, в производстве которого находилось дело:
Председателю районного суда
от Сидоровой Анны Сергеевны,
истца по делу № 2-1234/2026,
проживающей по адресу: __________,
телефон: __________
ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче копии судебного акта
Прошу выдать мне копию решения суда от по гражданскому делу № 2-1234/2026 по иску Сидоровой А.С. к ООО «Ответчик» о взыскании задолженности.
Копию прошу направить по почте по указанному адресу / выдать лично.
Запрос в государственный орган или организацию
Если документ хранится в государственном органе, архиве или иной организации, запрос составляется в свободной форме с соблюдением общих требований. Обращение регистрируется и рассматривается в срок до 30 дней в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
Практические рекомендации
- Указывайте точные реквизиты документа — наименование, дату, номер. Это ускорит поиск и выдачу копии.
- Ссылайтесь на норму права, подтверждающую ваше право на получение копии.
- Подавайте запрос в двух экземплярах: на вашем экземпляре должны поставить отметку о принятии (входящий номер и дату).
- Укажите удобный способ получения копии: лично, почтой или в электронном виде.
- Сохраняйте подтверждение подачи — оно пригодится в случае спора или обжалования отказа.
Что делать при отказе
Если в выдаче копии отказано без законных оснований, заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностного лица вышестоящему руководителю, в прокуратуру или в суд в порядке административного судопроизводства. Отказ работодателя выдать копии документов, связанных с работой, является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.
Запрос на выдачу копии документа — простой, но юридически значимый инструмент защиты своих прав. Грамотно составленное заявление с указанием реквизитов документа и ссылкой на норму права позволяет оперативно получить необходимую копию и избежать необоснованных отказов. Используйте приведённые образцы как основу, адаптируя их под конкретную ситуацию.