Заполнение трудовой книжки при увольнении — ответственный этап работы кадрового специалиста․ Ошибки в записи могут привести к проблемам у работника при трудоустройстве на новое место или при назначении пенсии, а для работодателя — к административной ответственности․ В этой статье подробно разберём, как правильно внести запись об увольнении, какие формулировки использовать и как заверить документ․

Нормативная база

Порядок ведения трудовых книжек регулируется следующими документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 66, 84․1 ТК РФ);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший Порядок ведения и хранения трудовых книжек․

Общие правила внесения записи об увольнении

Запись о прекращении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе» в день увольнения работника․ Основанием служит приказ (распоряжение) работодателя об увольнении․

Запись оформляется по следующей схеме:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (следующий за предыдущей записью);
2. Графа 2 — дата увольнения (последний день работы) арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырёхзначными;
3. Графа 3 — причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ;
4. Графа 4 — реквизиты приказа об увольнении: дата и номер․

Формулировки записей в зависимости от основания увольнения

Формулировка причины увольнения должна точно соответствовать формулировке Трудового кодекса․ Сокращения не допускаются․

Увольнение по собственному желанию

Образец записи:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Увольнение по соглашению сторон

Образец записи:

«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Увольнение по сокращению штата

Образец записи:

«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

Образец записи:

«Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока действия трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Увольнение в связи с выходом на пенсию

Если работник увольняется по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, запись делается по пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ, а в заявлении работник указывает соответствующую причину․

Пример заполнения табличной части

Заверение записей при увольнении

При увольнении работника все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:

• подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печати);
• подписью самого работника․

После последней записи об увольнении указывается должность и подпись ответственного лица с расшифровкой, ставится печать, а работник расписывается в знак ознакомления со всеми внесёнными записями․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, бумажный документ ему выдаётся на руки с записью о переходе на ЭТК (пункт 35 Порядка № 320н)․ Сведения об увольнении в этом случае передаются в Социальный фонд России в виде электронного отчёта․

Ранее работодатели были обязаны сдавать форму СЗВ-ТД при любом кадровом событии: приёме на работу, переводе, увольнении, подаче заявления о выборе формы трудовой книжки․ С 2023 года форма СЗВ-ТД заменена отчётом ЕФС-1 (подраздел 1․1), который подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․

Типичные ошибки при заполнении

• Неточная формулировка причины увольнения (не соответствует ТК РФ);
• Неверная ссылка на статью, пункт или часть статьи Трудового кодекса;
• Использование сокращений (например, «ТК РФ» вместо полного наименования в графе 3);
• Несовпадение даты увольнения в трудовой книжке и в приказе;
• Отсутствие подписи работника или печати при заверении записей․

Исправлять ошибочную запись путём зачёркивания в разделе «Сведения о работе» нельзя — вносится новая запись с признанием предыдущей недействительной․

Выдача трудовой книжки работнику

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (если велась бумажная) и произвести с ним полный расчёт․ Факт получения книжки работник подтверждает подписью в книге учёта движения трудовых книжек и в личной карточке․

Если работник отсутствовал в день увольнения или отказался получить книжку, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку его по почте․

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении требует внимательности и точного следования нормам Трудового кодекса и Порядка № 320н․ Используйте приведённые в статье образцы формулировок, проверяйте реквизиты приказа и не забывайте заверять все записи․ Это убережёт и работника, и работодателя от возможных проблем в будущем․