Что такое «копия трудовой» и зачем её прошивать?

Копия трудовой книжки (в просторечии «трудовая копия» или «сверка с оригиналом») — это заверенный дубликат всех страниц вашей основной трудовой книжки. Используется при приёме на новую работу, оформлении пенсии, получении визы/кредита в большинстве финансовых и госучреждений. Прошивка и заверение нужны для того, чтобы документ не развалился и его нельзя было подменить страницы.

Где и кто может заверить?

Сделать копию могут:

• Отдел кадров последнего места работы. Самый простой вариант: человек, у которого хранится ваша оригинальная трудовая.
• Нотариус. Работает, даже если вы уже уволены со старой фирмы.
• Бухгалтерия или специалист по кадровому делопроизводству

. В некоторых компаниях такое право делегировано бухгалтерам.

Пошаговая инструкция заготовки копии

Шаг 1. Подготовка

• Проверьте, чтобы трудовая была чистой, без следов подтёков и клякс.
• Помойте/протрите обложку (если вид загрязнён).
• Возьмите тонкий офсет/копирку плотностью 80 г/м², меньше сквозит и проще прошивается.

Шаг 2. Размножение

• Расправьте все страницы ровно.
• Копируйте обе стороны каждого разворота (страницы с 1-й по последнюю, включая пустые).
• Убедитесь, что оттиски не налезают на шкалу сшива и не выходят за края;
• Если внутри вклеены вкладыши (например, госпошлина за командировку) — копируйте и их тоже.

Шаг 3. Простановка нумерации

• В правом верхнем углу каждой копии напишите № 1, № 2 … до последней страницы.
• После номера добавьте «из ХХ страниц» (где ХХ — общее количество сделанных листов-копий).

Шаг 4. Прошивка/сшивка

• Сложите копии по порядку, обложкой вверх.
• С помощью канцелярского степлера или шила + ниток прошейте в трёх точках левого края:
  1. Сверху,
  2. В середине,
  3. Внизу.
• Если используете нитки — вышейте «швом вперёд иголку», оставляйте узел у борта и убедитесь, что петля не туго затягивается — документ должен легко раскрываться.

Шаг 5. Фиксация сшива

• На узле наклейте небольшую белую прозрачную наклейку (марка «Он-Лайн»).
• Подпишите на ней от руки:
  • «Прошито ХХ листов» (указать сколько).
  • Поставить дату в формате дд.мм.гггг.
  • ФИО специалиста, проводившего заверение.
  • И его личная подпись.

Шаг 6. Заверение печатью

• Поставьте круглую печать организации/подразделения, частично захватывая прошивку.
• Дополнительно возможен оттиск ателье «СООТВЕТСТВУЕТ ОРИГИНАЛУ» рядом с номером первой страницы.

Чек-лист вещей, которые нужно взять с собой

• Оригинальная трудовая книжка.
• Копировальный аппарат или доступ к офисному МФУ.
• Канцелярский степлер (проушины), ножницы, белые прозрачные наклейки.
• Чёрная гелевая ручка с неразмывающейся пастой.
• Круглая печать организации (если кадровик/бухгалтер).

Советы, которым действительно можно доверять

• Не убирайте мелкие надписи типа «ошибочно списан(а)» — заверяют тоже, иначе в пенсионном фонде могут «не увидеть» правильную дату.
• Если страницы оригинала отпечатаны на старых бланках со вставкой вклеенных вкладышей — не сканировать отдельно вкладыш, копируйте именно момент его вклеивания (виден след склейки).
• Срок годности прошитой копии — не ограничен; если бумага не пожелтела и сохранялась в сухом месте — принимается.
• Если вы часто меняете работу — дешевле сразу сделать не 1, а 2–3 заверенных дубликата: срок жизни у них одинаковый, а тратить время на очередной поход к нотариусу не нужно.

Контакты и места обращений

• Нотариальная палата вашего города
  Найдите через notariat.ru (реквизиты для каждого региона) или по телефону палаты 8 (800)  ‑00-70-30.
• Центр занятости населения (Госуслуги «Моя работа»)
  8 (495)  ‑23-45-67 (Москва) | https://нашгосуслуги.рф
• Пенсионный фонд РФ
  Единая «горячая линия» 8 (800)  ‑02-20-90, официальный сайт pfrf.ru.
• Кадровый отдел вашего предприятия
  Типичный почтовый ящик: «kadry@yourcompany.ru» или WhatsApp-бот: «HR-bot 2.0» (уточняйте у работодателя).
• ФНС (если нужна копия с уведомлением о регистрации ИП)
  8 (800)  ‑22-22-22, сайт nalog.gov.ru — раздел «Обращения граждан → Копии и дубликаты».

Важно: начиная с 1 января 2024 г. крупные работодатели и кадровые агентства переходят на Электронную трудовую книжку (ЭТК). Уточните заранее, нужна ли вам бумажная копия — иногда достаточно распечатки из сервиса «Работа в России» через Госуслуги.