Справка в форме 2-НДФЛ, это основной документ, подтверждающий доходы физического лица и суммы удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Проверка достоверности этих справок необходима разным сторонам: налоговым органам (для контроля исполнения налоговым агентом обязанностей), работодателям (перед сдачей отчетности) и самим налогоплательщикам (для подтверждения дохода в банке, получения вычетов или проверки правильности расчетов).

В данной статье подробно разберем, кто, как и с помощью каких инструментов может проверить справки 2-НДФЛ на соответствие данным Федеральной налоговой службы (ФНС).

Зачем нужна проверка справок 2-НДФЛ?

• Для налогового агента (работодателя): исключить ошибки перед сдачей расчета по формам 6-НДФЛ и выдачей справок сотрудникам. Ошибки грозивают штрафами по ст. 126, 126.1 НК РФ.
• Для налогоплательщика (сотрудника): убедиться, что работодатель корректно отразил доходы и удержанный налог. Это критично для получения социальных вычетов (лечение, обучение, недвижимость) и имущественных вычетов.
• Для банков и иных организаций: верификация достоверности предоставленной справки при оформлении кредитов (требуется согласие субъекта персональных данных).
• Для ФНС: автоматический и камеральный контроль соответствия данных в справках 2-НДФЛ сданным расчетам 6-НДФЛ.

Основные способы проверки

Проверка через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ), для сотрудников

Это самый доступный и быстрый способ для физического лица узнать, какие данные о его доходах есть у налоговой.

1. Авторизуйтесь на портале nalog.gov.ru или через приложение «Мой налог» / Госуслуги (ЕСИА).
2. Перейдите в раздел «Справки и удостоверения» → «Получить справку о доходах (2-НДФЛ)».
3. Выберите нужный налоговый период (год).
4. Система сгенерирует справку на основании данных, полученных от вашего работодателя (налогового агента) в расчете 6-НДФЛ.

Что сверять: Сравните полученную из ЛК справку с бумажной версией, выданной работодателем. Цифры по строкам (доходы, коды вычетов, суммы удержанного и исчисленного налога) должны совпадать идеально.

Проверка через Личный кабинет налоговой организации (ЛК ЮЛ/ИП), для работодателей

Работодатели (налоговые агенты) имеют доступ к расширенному функционалу для предварительного контроля.

• Сервис «Проверка расчетов 6-НДФЛ»: перед сдачей отчетности загрузите XML-файл в ЛК. Система автоматически проверит арифметику, заполнение обязательных реквизитов, соответствие кодов доходов и вычетов справочникам ФНС.
• Сервис «Анализ налоговой базы» / «Контрольные соотношения»: позволяет увидеть расхождения между сданными отчетами за разные периоды.
• Формирование справок 2-НДФЛ для сотрудников: в ЛК есть функция генерации справок на основании сданной 6-НДФЛ. Это гарантирует идентичность данных в отчете и в выдаваемых сотрудникам документах.

Сервис «Проверка справок 2-НДФЛ» на сайте ФНС (Открытый реестр)

На официальном сайте ФНС (service.nalog.ru/ndfl2.do) работает публичный сервис проверки подлинности справки. Он позволяет убедиться, что документ действительно сформирован в системе ФНС и не подделан.

Что нужно для проверки (реквизиты справки):

• ИНН налогоплательщика (сотрудника).
• Код причины регистрации (КПП) налогового агента (работодателя) — для организаций. Для ИП КПП не указывается.
• Номер справки.
• Дата выдачи справки.

Алгоритм: Введите данные в форму на сайте. Система вернет результат: «Справка найдена в базе ФНС» (данные совпадают) или «Справка не найдена» (возможна подделка или ошибка в реквизитах).

Проверка через операторов ЭДО (Электронный документооборот)

Если организация сдает отчетность через оператора ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.), большинство из них имеют встроенные модули контроля:

• Автоматическая валидация XML-схемы перед отправкой.
• Сверка данных 6-НДФЛ с данными учетной системы (1С, Контур.Экстерн и др.).
• Формирование печатных форм 2-НДФЛ прямо из сданного отчета.

Типичные ошибки и расхождения при сверке

Порядок действий при обнаружении ошибки

Если ошибку нашел сотрудник:

1. Обратиться в бухгалтерию работодателя с заявлением о внесении исправлений.
2. Работодатель обязан сдать исправленный расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий период.
3. После принятия исправления ФНС (статус «Принят») — перевыпустить справку 2-НДФЛ и выдать сотруднику.

Если ошибку нашел работодатель (самостоятельно или по требованию ФНС):

1. Сформировать исправленный расчет 6-НДФЛ с признаком исправления (Корр. номер > 0).
2. Отправить через ЭДО или ЛК ФНС.
3. После квитанции о приеме — переформировать справки 2-НДФЛ для затрагиваемых сотрудников.

Сроки и ответственность

• Сдача 6-НДФЛ: ежеквартально (до последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом) и за год (до 25 февраля следующего года). *Примечание: с 2023 года порядок сдачи изменен на кумулятивный квартально.
• Выдача 2-НДФЛ сотруднику: до 28 февраля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 226 НК РФ); При увольнении — в день последней выдачи заработной платы (по требованию).
• Штрафы за несдачу/ошибки в 6-НДФЛ: 200 руб. за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ), но не менее 1000 руб. и не более 5000 руб. за отчет (для ИП/орг).
• Штраф за несвоевременную выдачу 2-НДФЛ сотруднику: от 200 до 500 руб. за каждую справку для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли проверить чужую справку 2-НДФЛ по ИНН без согласия?

Нет. Сервис проверки подлинности на сайте ФНС требует ввода номера справки и даты выдачи, которые известны только держателю документа. Массовый поиск по ИНН в открытом доступе отсутствует в целях защиты персональных данных (152-ФЗ). Банки и работодатели проверяют справки только с письменного согласия субъекта ПДн.

Что делать, если работодатель не сдавал 6-НДФЛ, а справку выдал?

Такая справка будет «левой» — ее не будет в базе ФНС. Сотруднику нужно написать заявление в ФНС (через ЛК или лично) с жалобой на работодателя. Налоговая проведет проверку, вышлет требование работодателю сдать отчетность. Сотрудник рискует не получить имущественный вычет до устранения нарушения.

Нужно ли сдавать 2-НДФЛ в налоговую инспекцию?

Нет. С 2019 года налоговые агенты не сдают справки 2-НДФЛ в ФНС. Они сдают только расчет по форме 6-НДФЛ. Справка 2-НДФЛ выдается только на руки сотруднику (или направляется по ЭДО в другой банк/организацию по согласованию).

Резюме: чек-лист для качественной проверки

1. Работодатель: Сдал 6-НДФЛ → Получил квитанцию «Принят» → Сформировал 2-НДФЛ в ЛК/ЭДО → Выдал сотрудникам до 28 февраля.
2. Сотрудник: Получил бумажную справку → Зашел в ЛК ФНС → Скачал электронную версию → Сверка строк 030–180 (доходы, вычеты, налог) → При расхождении, заявление в бухгалтерию.
3. Банк/Внешняя организация: Получил согласие клиента → Проверил реквизиты справки на service.nalog.ru/ndfl2.do → Убедился в статусе «Справка найдена».

Использование официальных сервисов ФНС (Личный кабинет, сервис проверки подлинности) — единственный юридически значимый способ подтвердить достоверность справки 2-НДФЛ. Регулярная сверка данных сотрудниками и ответственная отчетность работодателями минимизируют риски налоговых рисков и проблем с получением вычетов.