Выплата пособия по временной нетрудоспособности (больничному листу), одна из самых частых операций в кадровом и бухгалтерском учете. С 2022 года порядок расчета и выплаты кардинально изменился: основную нагрузку взял на себя Социальный фонд России (СФР), а роль работодателя сократилась до расчета среднего заработка и передачи данных. В статье подробно разберем алгоритм действий на 2026 год с учетом актуальных лимитов и правил.

Нормативная база и ключевые изменения

Основным документом, регулирующим процедуру, является Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 255-ФЗ).

Главный принцип 2026 года: Работодатель рассчитывает и оплачивает первые 3 календарных дня нетрудоспособности (за исключением случаев, когда оплачиваются все дни за счет СФР), а со 4-го дня пособие назначает и выплачивает непосредственно СФР на карту сотрудника.

Алгоритм расчета пособия (Действия работодателя)

Независимо от того, кто платит (работодатель за 1-3 дни или СФР за остальные), расчет среднего дневного заработка производит именно работодатель. Формула закреплена в ст. 14 Закона № 255-ФЗ.

Шаг 1. Определение расчетного периода

Расчетный период — это 2 календарных года, предшествующих году страхового случая.

• Для больничных, открытых в 2026 году: расчетный период — 2024 и 2025 годы.

Шаг 2. Подсчет заработка за расчетный период

В заработок включаются все выплаты, с которых начислены страховые взносы в ПФР/СФР (зарплата, премии, надбавки, вознаграждения за годы службы и т.д.).

Исключения (не включаются): пособия по БИР, материнская помощь, диетные питание, командировочные, подарки к юбилеям (в пределах 4000 руб. в год) и др. (п. 15 Положения № 1110).

Важно: Заработок за каждый год расчетного периода ограничен максимальной базой страховых взносов по ОПС на соответствующий год.

Если заработок сотрудника за год превышает базу, в расчете учитывается только база.

Шаг 3. Расчет среднего дневного заработка (СДЗ)

Формула:

СДЗ = (Заработок за 2024 (в пределах базы) + Заработок за 2025 (в пределах базы)) / 730

730 — сумма календарных дней в 2024 (366) и 2025 (365) годах.

Шаг 4. Определение процента оплаты (Коэффициент по стажу)

Размер пособия зависит от страхового стажа на день наступления нетрудоспособности (ст. 7 Закона № 255-ФЗ):

• 80% — стаж до 5 лет (включительно);
• 100% — стаж от 5 до 8 лет;
• 100% — стаж 8 лет и более.

Примечание: Ранее для стажа 5-8 лет был коэффициент 80%, с 2025 года он выравнен на 100%.

Шаг 5. Применение лимитов (Мин/Макс)

Рассчитанная сумма среднего дневного заработка не может быть ниже и выше установленных пределов.

Минимальный лимит (привязка к МРОТ)

Средний дневной заработок не может быть ниже расчетного на основе МРОТ, действующего на день болезни.

Формула мин. СДЗ: МРОТ × 24 месяца / 730

С МРОТ составляет 22 440 руб. (согласно ФЗ от № 358-ФЗ).

Мин. СДЗ = 22 440 × 24 / 730 = 738,41 руб.

Если рассчитанный СДЗ ниже 738,41 руб., принимаем 738,41 руб. (для стажа 8+ лет и 5-8 лет) или 590,73 руб. (80% для стажа до 5 лет).

Максимальный лимит (потолок)

Максимальное среднее дневное заработок ограничено суммой двух максимальных баз ОПС за расчетный период, деленной на 730.

Макс. СДЗ = (2 225 000 + 2 475 000) / 730 = 6 438,36 руб.

Максимальное пособие в день (при стаже 8+ лет) = 6 438,36 руб.

Порядок выплаты: Работодатель vs СФР

Выплата за счет работодателя (1–3 день)

1. Рассчитывает сумму за первые 3 дня (СДЗ × % стажа × 3 дня).
2. Выплачивает сотруднику в день очередной выплаты заработка (зарплаты/аванса), следующей за предоставлением ЛН.
3. Отражает в расчете страховых взносов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) и налоговом учете (6-НДФЛ).

Выплата за счет СФР (с 4-го дня)

1. Работодатель заполняет сведения о заработке в ЭЛН (Электронный лист нетрудоспособности) в личном кабинете СФР или через СЭД/1С в течение 5 календарных дней с момента получения уведомления о закрытии ЛН (или предоставлении сведений о заработке, если ЛН открыт давно).
2. СФР рассчитывает пособие за оставшиеся дни, принимает решение о назначении.
3. СФР перечисляет деньги на банковскую карту сотрудника (через «Мир» или другую систему) в течение 10 календарных дней со дня получения сведений о заработке.

Особенности заполнения ЭЛН в 2026 году

С года бумажные листы нетрудоспособности полностью ушли в прошлое. Работа ведется только с ЭЛН через ФИС ФСС (СФР).

Ключевые этапы для работодателя:

• Получение уведомления: Приходит в ЛК СФР / СЭД при открытии ЛН.
• Подтверждение факта трудоустройства: В течение 3 рабочих дней подтвердить, что сотрудник работает у вас (если это первое уведомление).
• Внесение сведений о заработке: После закрытия ЛН (или по требованию СФР) заполнить раздел «Сведения о заработке» за 2024 и 2025 гг. Указать суммы, дни календарные (обычно 730), стаж.
• Подписание ЭП: Подписать сведения КЭП уполномоченного лица.

Штрафы за нарушение сроков: ст. 5.27 КоАП РФ — на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Специфические случаи расчета

Уход за больным ребенком

• Врачебная ошибка / Карантин: Оплачивается 100% независимо от стажа (первые 3 дня — работодатель, далее — СФР).
• Стационарное лечение: Оплачивается полностью все дни пребывания.
• Амбулаторное лечение: Оплачивается полностью первые 10 дней, далее — 50% от среднего заработка (независимо от стажа) до конца ЛН.
• Дети до 7 лет: Дни оплаты не ограничены (в разумных пределах врачебными нормами).
• Дети 7–15 лет: Не более 15 дней на один случай (в год — не более 45 дней), за исключением перечня заболеваний (Приказ Минздрава № 84н).

Беременность и роды (БиР)

• Оплачивается 100% за все дни (140 / 156 / 194 дня) независимо от стажа.
• Рассчитывает и выплачивает СФР полностью (работодатель только передает сведения о заработке).
• Минимальное пособие за 140 дней в 2026 г. (при МРОТ 22 440): 738,41 × 140 = 103 377,40 руб.
• Максимальное пособие за 140 дней в 2026 г.: 6 438,36 × 140 = 901 370,40 руб.

Травма на производстве / Профзаболевание

• Оплачивается 100% среднего заработка за все дни нетрудоспособности (включая первые 3 дня).
• Выплачивает СФР (работодатель передает сведения о заработке).
• Не применяется ограничение по максимальной базе ОПС для расчета СДЗ (учитывается фактический заработок, но не выше лимита по ОПС за год).

Неполный страховой стаж (менее 6 месяцев)

Если на день болезни стаж менее 6 месяцев (или нет вовсе), пособие рассчитывается от МРОТ с коэффициентом 60% (даже если по стажу положено 80/100%).

СДЗ = Мин. СДЗ (738,41) × 60% = 443,05 руб./день

Налогообложение и отчетность

НДФЛ

• Выплаты работодателя (1-3 дни): Подлежат удержанию НДФЛ (13/15/18/20/22%). Удерживается при фактической выплате.
• Выплаты СФР (с 4-го дня, БиР, травмы): Не облагаются НДФЛ (п. 33 ст. 217 НК РФ). СФР не является налоговым агентом по НДФЛ по этим выплатам.

Страховые взносы

• Выплаты работодателя: Не подлежат начислению страховых взносов (п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Выплаты СФР: Взносы не начисляются.

Отчетность

• СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ: Дни нетрудоспособности (код «Б») указываются в СЗВ-ТД за месяц выплаты работодателем (1-3 дня). Дни оплаты СФР в СЗВ-ТД не указываются (это делает СФР сам на основании ЭЛН).
• 6-НДФЛ: Выплаты работодателя отражаются в строке 110 (доходы, облагаемые 13%). Выплаты СФР, не отражаются.
• РСВ: База по выплатам работодателя (1-3 дня) исключается из базы взносов (строка 030 раздела 1).

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неверный расчетный период: Использование 2023 и 2024 гг. вместо 2024 и 2025 гг. для больничных 2026 года.
2. Игнорирование лимитов базы ОПС: Включение в заработок сумм сверх 2 225 000 (за 2024) и 2 475 000 (за 2025).
3. Ошибка в знаменателе: Деление на 731 или 729 вместо 730 (366+365).
4. Пропуск дней исключения: Неисключение дней, когда сотрудник был в отпуске, на другом больничном, в БИР, в отпуске за уходом за ребенком до 1,5/3 лет. Эти дни и заработок за них вычитаются из расчетного периода (п. 16 Положения № 1110).
5. Позднее отправление сведений в ЭЛН: Штрафы и задержка выплаты сотруднику СФР.
6. Неверный код выплаты в 1С/ЗУП: Начисление «Больничный СФР» вместо «Больничный работодатель» для первых 3 дней (приведет к ошибкам в РСВ и 6-НДФЛ).

Чек-лист для бухгалтера при получении закрытого ЭЛН

• [ ] Проверить, что ЛН закрыт (статус «Закрыт» в ЛК СФР).
• [ ] Убедиться, что сотрудник числится в штате на дату начала нетрудоспособности.
• [ ] Сформировать справку о заработке за 2024 и 2025 гг. (исключив дни БИР, ухода за ребенком, других ЛН, отпусков).
• [ ] Рассчитать СДЗ с учетом лимитов баз ОПС за 2024 и 2025 гг.
• [ ] Определить страховой стаж на дату начала болезни (через ЛК СФР или СЗВ-СТАЖ).
• [ ] Применить коэффициент (60% / 80% / 100%).
• [ ] Сравнить с мин/макс СДЗ на 2026 год (Мин 738,41 / Макс 6 438,36).
• [ ] Рассчитать сумму за 1-3 дни (работодатель) и за остальные дни (СФР).
• [ ] Внести сведения о заработке в ЭЛН в ЛК СФР / через СЭД (подписать КЭП).
• [ ] Начислить и выплатить сумму за 1-3 дни с удержанием НДФЛ в ближайший день выплаты зарплаты.
• [ ] Отразить в зарплатной ведомости, РСВ, 6-НДФЛ, СЗВ-ТД.

В 2026 году процедура выплаты по больничному листу остается жестко регламентированной: работодатель — «калькулятор» среднего заработка и плательщик за первые 3 дня, СФР — назначатель и плательщик за остальное время. Главная задача кадровика и бухгалтера — качественно и своевременно передать верные сведения о заработке в ЭЛН. Ошибки на этом этапе приводят к переплатам/недоплатам, претензиям сотрудников и штрафам от регулятора. Используйте приведенный чек-лист и актуальные лимиты баз ОПС и МРОТ для автоматизации процесса в вашей учетной системе (1С, Контур, Элба и др.).

Данная статья носит информационный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальному тексту Закона № 255-ФЗ, Положению № 1110 и консультироваться с профессиональным бухгалтером или юристом.