Отпускные — это денежная компенсация, которую работодатель выплачивает сотруднику за период ежегодного оплачиваемого отпуска. Их размер напрямую зависит от того, какие выплаты были начислены работнику в расчетном периоде. Разберемся подробно, что входит в расчет, а что — нет.

Общий принцип расчета

Отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск. Формула выглядит так:

Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Средний дневной заработок определяется путем деления суммы учитываемых выплат за расчетный период на 12 и на среднемесячное число календарных дней — 29,3.

Какие выплаты включаются в расчет

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда у конкретного работодателя. К ним относятся:

• Оклад (тарифная ставка) — основная часть заработной платы;
• Сдельная оплата — начисления за фактически выполненный объем работ;
• Процент от выручки, если зарплата привязана к продажам или результатам работы;
• Надбавки и доплаты — за стаж, выслугу лет, классность, квалификацию, знание иностранных языков, совмещение должностей, расширение зон обслуживания;
• Доплаты за особые условия труда — за работу во вредных и опасных условиях, в ночное время, в выходные и праздничные дни, за сверхурочную работу;
• Районные коэффициенты и процентные надбавки, для работников Крайнего Севера и приравненных местностей;
• Премии и вознаграждения — предусмотренные положением о премировании и системой оплаты труда;
• Гонорары — для работников редакций СМИ и организаций искусства;
• Зарплата, выданная в неденежной форме — учитывается по стоимости.

Особенности учета премий

Премии учитываются в расчете по особым правилам:

1. Ежемесячные премии — учитываются полностью, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;
2. Квартальные и полугодовые премии — учитываются, если период, за который они начислены, не превышает расчетный период;
3. Годовые премии, учитываются независимо от времени начисления, если они начислены за год, предшествующий отпуску;
4. Если расчетный период отработан не полностью, премии учитываются пропорционально отработанному времени (кроме случаев, когда премия уже начислена с учетом фактической отработки).

Важно: учитываются только те премии, которые закреплены в локальных нормативных актах работодателя — положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре. Разовые поощрения «вне системы» в расчет не входят.

Какие выплаты НЕ включаются в расчет

Из расчета среднего заработка исключаются выплаты социального характера и суммы, начисленные за периоды, когда за работником сохранялся средний заработок:

• Отпускные за предыдущие отпуска;
• Пособия по временной нетрудоспособности (больничные), пособия по беременности и родам;
• Командировочные выплаты (средний заработок за время командировки);
• Материальная помощь;
• Компенсации стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха;
• Оплата простоя не по вине работника;
• Выплаты за время забастовки, если работник в ней не участвовал, но не мог работать;
• Оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
• Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (например, к юбилею).

Какие периоды исключаются из расчетного периода

Из 12 месяцев расчетного периода исключается время, когда сотрудник:

• находился в отпуске (ежегодном, учебном, без сохранения зарплаты);
• был на больничном или в отпуске по беременности и родам;
• находился в командировке;
• не работал из-за простоя по вине работодателя или по независящим причинам;
• использовал дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом.

Если месяц отработан не полностью, количество календарных дней в нем считаеться по формуле: 29,3 / количество календарных дней месяца × количество отработанных календарных дней.

Пример расчета

Допустим, сотрудник с окладом 60 000 рублей в месяц отработал все 12 месяцев полностью, получил квартальные премии на общую сумму 45 000 рублей и был на больничном 5 дней (этот период и выплаты исключаются).

Учитываемые выплаты: 60 000 × 12 + 45 000 = 765 000 рублей (за вычетом больничного периода сумма корректируется).

Средний дневной заработок при полностью отработанном периоде: 765 000 / 12 / 29,3 ≈ 2 176 рублей.

Отпускные за 14 дней отпуска: 2 176 × 14 ≈ 30 464 рубля.

Практические рекомендации

• Размер отпускных зависит от количества рабочих дней в месяце: в месяцах с большим числом рабочих дней отпуск обычно выгоднее с финансовой точки зрения;
• Проверяйте, закреплены ли премии в локальных актах работодателя — от этого зависит их учет в расчете;
• Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска;
• С суммы отпускных удерживается НДФЛ, как и с обычной заработной платы.

В расчет отпускных включаются все выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, надбавки, доплаты и системные премии. Не учитываются социальные выплаты, больничные, командировочные и материальная помощь. Понимание этих правил поможет сотруднику проверить правильность начислений, а работодателю — избежать ошибок и претензий со стороны трудовой инспекции.