Списание документов — обязательная процедура для любой организации, ведущей делопроизводство. Независимо от того, истекли ли сроки хранения, повредились ли бумажные носители или произошла переоценка архива, процесс должен быть зафиксирован юридически значимым документом — Актом на списание. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить и оформить этот документ в 2025–2026 годах, какие формы использовать (унифицированные или собственные), из каких элементов состоит бланк и как избежать ошибок при заполнении.

Нормативная база и правовые основания

До 2013 года организации были обязаны использовать строго установленные государством унифицированные формы (например, форму М-11 для материалов или ТОРГ-16 для товаров). Однако после вступления в силу ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и Постановления Госкомстата от № 132, компании получили право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, включая акты списания.

Ключевые документы, регулирующие процедуру:

• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9 — требования к первичным документам).
• Приказ Минфина РФ от № 34н (утверждает состав обязательных реквизитов).
• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (для списания архивных документов по истечении сроков хранения).
• Росархив: Типовые номенклатуры дел (определяют сроки хранения конкретных видов документов).
• Учетная политика организации (внутренний документ, где закрепляются используемые формы).

Основные основания для составления акта

Акт на списание составляется только при наличии законного основания. Наиболее частые причины:

1. Истечение сроков хранения (для учетной, налоговой, кадровой документации, согласно номенклатуре дел).
2. Физическая непригодность (порча от воды, огня, плесени, механические повреждения, делающие текст нечитаемым).
3. Потеря документа (при невозможности восстановления).
4. Обнаружение ошибок, делающих документ недействительным (например, двойная нумерация, отсутствие обязательных реквизитов, которые нельзя исправить).
5. Ликвидация или реорганизация организации (списание дел, не подлежащих передаче в архив или правопреемнику).

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402)

Любой самодельный бланк должен содержать следующие элементы, иначе документ не будет иметь юридической силы для бухгалтерии и налоговой инспекции:

• Наименование документа: «Акт на списание документов» (или «Акт о списании товарно-материальных ценностей/архивных дел»).
• Дата составления: день, месяц, год.
• Наименование организации: полное или сокращенное официальное название.
• Содержание хозяйственной операции: суть процесса (списание, утилизация, уничтожение).
• Единицы измерения: в натуральном выражении (шт., кг, пог. м., дел) и/или денежном (если документы имеют балансовую стоимость, например, бланки строгой отчетности);
• Должности лиц, составивших документ: члены комиссии.
• ФИО лиц, составивших документ: с расшифровкой подписей.
• Подписи ответственных лиц: председателя и членов комиссии, а также лица, утвердившего акт (руководителя).
• Печать организации: (если используется в документообороте).

Структура и пошаговое заполнение бланка (Образец 2026 года)

Ниже приведена классическая структура табличной части акта, которая подходит для большинства задач (списание договоров, счетов, внутренних справок, архивных дел).

Шапка документа

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Ромашка»
_____________ /Иванов И.И./
«___» _____________ 202_ г.

АКТ НА СПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ № 15
г. Москва «10» января 2026 г.

Сведения о комиссии

Комиссия назначается приказом (распоряжением) руководителя. В акте обязательно ссылаются на этот приказ.

Комиссия в составе:
Председателя: Начальник отдела документооборота Петрова А.С.
Члены: 
 ⎼ Главный бухгалтер Сидорова М.В.
 ౼ Юрисконсульт Козлов Д.К.
 ⎼ Архивариус Смирнова Е.П.
назначенная приказом по ООО «Ромашка» от № 5-од
проверила документы, подлежащие списанию.

Табличная часть (Основная таблица)

Здесь фиксируется каждый вид или единица документов. Для удобства используйте нумерацию по порядку.

Заключительная часть и подписи

Всего документов к списанию: 196 единиц хранения (дел/листов).
Стоимость списываемых документов: 0 (ноль) рублей 00 копеек.
(Примечание: если списываются бланки строгой отчетности или ценные бумаги, указывается их номинальная/балансовая стоимость).

Документы осмотрены комиссией, дальнейшего использования в хозяйственной деятельности не подлежат, подлежат уничтожению в установленном порядке.

Председатель комиссии: ________________ /Петрова А.С./
Член комиссии: ________________ /Сидорова М.В./
Член комиссии: ________________ /Козлов Д.К./
Член комиссии: ________________ /Смирнова Е.П/

Акт рассмотрен и УТВЕРЖДЕН:
Генеральный директор ООО «Ромашка»
________________ /Иванов И.И./
«10» января 2026 г.
М.П.

Особенности оформления для разных категорий документов

Списание архивных дел (по истечении сроков хранения)

• Основание: Номенклатура дел, утвержденная руководителем по согласованию с архивным органом (экспертиза ценности).
• В акте обязательно указывается код дела по номенклатуре и срок хранения.
• Процедура: экспертиза ценности -> Приказ о списании -> Акт комиссии -> Акт уничтожения (часто совмещают).

Списание бланков строгой отчетности (БСО) и ценных бумаг

• Обязательно указывается стоимость (номинальная или балансовая).
• Списание списывается на расходы (Дт 91.2 / Кт 004 «БСО» или соответствующий счет).
• Уничтожение проводится только комиссией с обязательным составлением акта в 2-х экземплярах (один в архив, один в бухгалтерию).

Списание испорченных/поврежденных документов (Форма ТОРГ-15 / М-11)

• Если организация использует унифицированные формы, для товаров/материалов применяется ТОРГ-15 (Акт о порче, бое, ломе ТМЦ), для строительных материалов, М-11.
• В акте обязательно фиксируется причина порчи (стихийное бедствие, недобросовестность ответственного лица, естественная убыль).
• Если виновник установлен — сумма взыскивается с него (Дт 73 / Кт 91.1 или 94).

Процедура уничтожения (утилизации) после списания

Составление акта, это только фиксация решения. Физическое уничтожение требует отдельного контроля:

1. Способ уничтожения: шредеринг (перемалывание), сжигание (для секретных документов), переработка в макулатуру. Для документов, содержащих гостайну или персданные — только сертифицированные способы (ГОСТ Р 50739-95).
2. Акт уничтожения: часто делается на обратной стороне акта списания или отдельным документом («Акт об уничтожении документов»), где фиксируется дата, способ, ФИО исполнителя и свидетелей.
3. Видеофиксация: рекомендуется для конфиденциальных документов (персданные, коммерческая тайна) для подтверждения факта уничтожения.

Сроки хранения самого акта на списание

Акт на списание документов относится к учетной документации. Согласно типовым номенклатурам (Раздел II «Учетная документация»):

• Акты инвентаризационных, сверочных комиссий, акты о списании/уничтожении: хранятся 5 лет после составления (в некоторых случаях — 10 лет, если связаны с налоговым учетом или до проверки налоговой).
• Рекомендуется хранить акты списания архивных дел навсегда или до следующей экспертизы ценности, так как они подтверждают законность уничтожения дел.

Типовые ошибки и как их избежать

Электронный документооборот (ЭДО) и акты списания

С 2025 года все активнее внедряется обязательный ЭДО для определенных групп налогоплатителей. Особенности оформления акта в электронном виде:

• Документ формируется в информационной системе (1С, СБИС, Диадок, Контур и др.) по утвержденному в учетной политике шаблону.
• Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя и членов комиссии.
• Оригинал акта, электронный файл. Распечатка считается копией.
• Хранение осуществляется в электронном архиве организации с соблюдением требований ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ФЗ-149 «Об информации…».

Где скачать готовые бланки (Excel, Word, PDF)

Вы можете использовать как унифицированные формы, так и адаптированные шаблоны под свои нужды. Ниже приведены ссылки на актуальные бланки (форматы .xlsx, .docx, ;pdf):

• Форма по ОКУД 0504143 (универсальная для ТМЦ/документов) — Скачать Excel / Word
• Форма ТОРГ-16 (Акт о списании товаров) — Скачать Excel / Word
• Форма ТОРГ-15 (Акт о порче/бое ТМЦ) — Скачать Excel / Word
• Форма М-11 (Списание строительных материалов), Скачать Excel / Word
• Собственный шаблон Акта на списание архивных дел (с полями для номенклатуры) — Скачать Word

*Ссылки выше условны. В реальной статье здесь должны быть рабочие ссылки на файлы в вашем облачном хранилище или на сайте-доноре (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Налог.налог, 42CLOUDS, Клеверенс и др.).

Чек-лист: Проверка акта перед подписанием

1. [ ] Наименование организации верное (как в Уставе).
2. [ ] Номер и дата акта проставлены.
3. [ ] Есть ссылка на приказ о назначении комиссии (номер, дата).
4. [ ] Состав комиссии в акте совпадает с приказом.
5. [ ] Табличная часть заполнена полностью: наименование, срок хранения, годы, количество, причина.
6. [ ] Причины списания корректны (ссылка на пункты номенклатуры или описание порчи).
7. [ ] Указан способ утилизации.
8. [ ] Подписали все члены комиссии + председатель (с расшифровкой).
9. [ ] Акт утвержден руководителем (подпись + дата утверждения).
10. [ ] Стоимость указана (если применимо) или проставлен прочерк/ноль.
11. [ ] Печать поставлена (если организация использует печати).
12. [ ] Составлен/приложен Акт об уничтожении (или заполнена обратная сторона).

Грамотное оформление акта на списание документов — залог спокойствия при проверках налоговой инспекции, Росархива или прокуратуры. Главные правила 2025–2026 годов: закрепите форму в учетной политике, всегда назначайте комиссию приказом, проводите экспертизу ценности для архивных дел и не забывайте о акте уничтожения как финальном этапе процедуры. Используйте приведенные выше шаблоны и чек-лист, чтобы исключить ошибки и сэкономить время бухгалтерии и секретариата.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ФЗ-402, ФЗ-125, Приказ Минфина №34н) и судебной практики на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.