При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ). Однако на практике бывают ситуации‚ когда работник отказывается забирать документ‚ не является на работу в день увольнения или не выходит на связь. В таких случаях работодателю необходимо правильно зафиксировать произошедшее‚ составив акт об отказе от получения трудовой книжки. Этот документ защищает организацию от претензий со стороны бывшего сотрудника и контролирующих органов.

Когда составляется акт

Акт об отказе получения трудовой книжки оформляется в следующих ситуациях:

• работник явился в день увольнения‚ но отказался забирать трудовую книжку;
• сотрудник отсутствовал на рабочем месте в день увольнения и не явился за документом после направления ему уведомления;
• работник устно отказался получать трудовую книжку‚ мотивировав это‚ например‚ переходом на электронные сведения о трудовой деятельности;
• уволенный не отвечает на звонки и письма‚ не даёт согласия на отправку книжки по почте.

Зачем нужен этот документ

Акт выполняет несколько важных функций:

1. Защита работодателя. Если бывший сотрудник впоследствии заявит‚ что трудовую книжку ему не выдали‚ и потребует компенсацию за вынужденный прогул‚ акт станет доказательством того‚ что работодатель исполнил свои обязанности.
2. Подтверждение перед трудовой инспекцией. При проверке документ покажет‚ что задержка выдачи произошла не по вине организации.
3. Основание для хранения. Акт фиксирует момент‚ с которого трудовая книжка передаётся на хранение в архив организации.

Порядок действий работодателя

Прежде чем составлять акт‚ необходимо выполнить ряд обязательных шагов:

Шаг 1. Предложить работнику получить книжку

В день увольнения сотруднику предлагается получить трудовую книжку в отделе кадров. Если он отказывается, фиксируется отказ.

Шаг 2. Направить уведомление

Если работник отсутствует‚ по адресу его проживания направляется письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправление по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Уведомление лучше отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении.

Шаг 3. Составить акт

Если работник отказался получить книжку лично или не отреагировал на уведомление‚ составляется акт в присутствии не менее двух свидетелей.

Что должно быть указано в акте

Унифицированной формы акта законодательством не установлено‚ поэтому он составляеться в свободной форме. Однако документ должен содержать:

• наименование организации;
• дату‚ время и место составления;
• Ф.И.О. и должность работника;
• реквизиты приказа об увольнении и причину увольнения;
• указание на то‚ что работнику согласно ст. 84.1 ТК РФ было предложено получить трудовую книжку;
• факт отказа и‚ по возможности‚ его мотивы;
• сведения о направлении уведомления (если работник отсутствовал);
• Ф.И.О. и подписи свидетелей (не менее двух человек);
• подпись составителя акта (кадровика‚ руководителя).

Образец акта об отказе от получения трудовой книжки

АКТ № ___
об отказе работника от получения трудовой книжки

г. Москва «___» _________ 20___ г.

Нами‚ нижеподписавшимися:

• начальником отдела кадров Ивановой И.И.‚
• специалистом отдела кадров Петровой П.П.‚
• бухгалтером Сидоровой С.С.‚

составлен настоящий акт о нижеследующем:

«___» _________ 20___ г. на основании приказа № ___ от «___» _________ 20___ г. трудовой договор с работником Кузнецовым Алексеем Андреевичем‚ занимавшим должность менеджера отдела продаж‚ прекращён по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ работнику было предложено получить трудовую книжку в отделе кадров организации. От получения трудовой книжки работник отказался‚ мотивировав отказ тем‚ что ______________________ (указать причину‚ если названа).

Письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправление по почте направлено работнику по адресу регистрации «___» _________ 20___ г. Ответ не получен.

Трудовая книжка работника передана на хранение в отдел кадров организации.

Акт составлен в 2 экземплярах.

Подписи:
Начальник отдела кадров _____________ /Иванова И.И./
Специалист отдела кадров _____________ /Петрова П.П./
Бухгалтер _____________ /Сидорова С.С./

Важные нюансы

• Если работник ранее подал заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности‚ бумажная трудовая книжка всё равно выдаётся ему на руки при увольнении, отказ фиксируется аналогично.
• Акт желательно составлять в день отказа‚ не откладывая.
• Свидетелями не могут выступать лица‚ заинтересованные в исходе дела.
• Хранить акт следует вместе с личным делом работника в течение установленного срока (как правило‚ не менее 50 лет для документов по личному составу‚ если они созданы после 2003 года — 50 лет либо согласно актуальному перечню).
• Если работник позже обратится за книжкой‚ она выдаётся по его письменному заявлению в течение трёх рабочих дней.

Акт об отказе от получения трудовой книжки — простой‚ но юридически значимый документ. Его грамотное оформление в присутствии свидетелей‚ вместе с направленным работнику уведомлением‚ полностью снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки и защищает организацию от возможных споров и штрафов.