Запрос котировок — один из самых простых и популярных способов закупки товаров, работ и услуг․ Он широко применяется как в государственных закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, так и в коммерческой деятельности․ Всё чаще запросы котировок направляются участникам по электронной почте, что ускоряет процедуру и упрощает документооборот․ В этой статье подробно разберём, как грамотно составить и отправить запрос котировок по email․
Что такое запрос котировок
Запрос котировок — это процедура, при которой заказчик просит потенциальных поставщиков предоставить коммерческие предложения с указанием цены на определённый товар, работу или услугу․ Победителем, как правило, признаётся участник, предложивший наименьшую цену при соответствии требованиям заказчика․
В государственных закупках запрос котировок регулируется статьёй 78 Закона № 44-ФЗ․ Стоит учитывать, что законодательство регулярно обновляется: так, 4 августа 2026 года принят Федеральный закон № 279-ФЗ, внёсший очередной пакет изменений в 44-ФЗ, причём поправки вступают в силу поэтапно․ Поэтому перед проведением процедуры важно сверяться с актуальной редакцией закона․
Когда запрос котировок отправляется по почте
Направление запроса по электронной почте уместно в следующих случаях:
- проведение коммерческого запроса котировок вне рамок 44-ФЗ и 223-ФЗ;
- сбор ценовых предложений для анализа рынка и обоснования начальной максимальной цены контракта (НМЦК);
- закупки малого объёма, когда заказчик вправе самостоятельно определять порядок процедуры;
- направление запроса конкретным поставщикам параллельно с размещением извещения на официальном портале․
Важно помнить: если процедура проводится по 44-ФЗ, извещение в обязательном порядке размещается в Единой информационной системе (ЕИС)․ Электронная почта в этом случае может использоваться лишь как дополнительный канал информирования потенциальных участников․
Структура письма с запросом котировок
Чтобы получить качественные и сопоставимые предложения, письмо должно быть чётким и содержать всю необходимую информацию․ Рекомендуемая структура:
Тема письма
Тема должна сразу отражать суть: «Запрос котировок на поставку [наименование товара]» или «Запрос ценового предложения № ___ от [дата]»․ Это поможет письму не потеряться во входящих․
Приветствие и представление
Укажите наименование вашей организации, контактное лицо и цель обращения․
Описание предмета закупки
Максимально подробно опишите, что требуется:
- наименование товара, работы или услуги;
- количество и единицы измерения;
- технические характеристики, требования к качеству;
- условия и сроки поставки, место доставки;
- требования к гарантии, сертификатам, лицензиям․
Требования к оформлению предложения
Укажите, в каком виде нужно предоставить котировку:
- на фирменном бланке организации;
- с указанием цены, включая НДС (или без НДС);
- с указанием срока действия предложения;
- с реквизитами и подписью уполномоченного лица․
Срок и способ подачи предложений
Обязательно назовите крайнюю дату и время приёма котировок, а также адрес электронной почты, на который их следует направлять․
Контактная информация
Укажите телефон и email сотрудника, который ответит на вопросы участников․
Пример текста письма
Тема: Запрос котировок на поставку оргтехники
Добрый день!
ООО «Пример» просит Вас предоставить коммерческое предложение на поставку оргтехники согласно спецификации во вложении․
Просим указать в предложении: цену за единицу и общую стоимость (с НДС), сроки поставки, условия оплаты и гарантийные обязательства․
Предложения принимаются до 17:00 (мск) 15 октября 2026 года по адресу: zakupka@example․ru․
По всем вопросам можно обращаться к Иванову И․И․ по телефону +7 (___) ___-__-__․
С уважением, отдел закупок ООО «Пример»․
Практические рекомендации
- Прикладывайте спецификацию отдельным файлом — так участникам проще заполнить и вернуть предложение․
- Используйте единый шаблон для всех поставщиков, чтобы предложения было легко сравнивать․
- Отправляйте запрос минимум трём поставщикам — это обеспечит конкуренцию и объективную картину рынка․
- Сохраняйте переписку — она может понадобиться для обоснования цены контракта и внутреннего контроля․
- Ставьте уведомление о прочтении и при необходимости подтверждайте получение ответов․
- Следите за изменениями законодательства, если работаете в рамках 44-ФЗ или 223-ФЗ․
Отправка запроса котировок по электронной почте — быстрый и удобный способ собрать ценовые предложения․ Главное, чётко сформулировать предмет закупки, требования к оформлению и сроки подачи предложений․ Грамотно составленный запрос экономит время обеих сторон и позволяет заказчику выбрать наиболее выгодное предложение на прозрачных и понятных условиях․