Официальное письмо-просьба, один из самых распространённых видов деловой переписки. С его помощью организации и граждане обращаются к контрагентам, руководителям, государственным органам с просьбой рассмотреть вопрос, предоставить информацию, документы или оказать содействие. В этой статье разберём, как правильно составить такое обращение, и приведём образцы формулировок.
Что такое письмо-просьба
Письмо-просьба — это деловое обращение, цель которого — побудить адресата совершить определённое действие: рассмотреть вопрос, выслать документы, организовать встречу, предоставить информацию или помочь в решении проблемы. К нему прибегают, когда вопрос невозможно решить без участия другой стороны.
Главные требования к такому письму:
- вежливый деловой тон без агрессивных призывов и лишних обещаний;
- одна конкретная, проверяемая просьба;
- понятная структура и аккуратное оформление;
- указание основания обращения и желаемого срока ответа.
Структура обращения
Шапка письма
В правом верхнем углу указываются реквизиты адресата (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и отправителя. На бланке организации проставляются исходящий номер и дата.
Обращение
К адресату обращаются уважительно: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемые коллеги!».
Основание и суть просьбы
Сначала кратко изложите причину обращения, затем сформулируйте саму просьбу. Типовые фразы:
- «В связи с острой необходимостью… просим решить вопрос о…»;
- «В рамках предварительной договорённости с представителем Вашей организации прошу рассмотреть…»;
- «В целях обеспечения… наша организация обращается к Вам с просьбой рассмотреть возможность установки систем видеонаблюдения…»;
- «Просим рассмотреть / выслать / сообщить / организовать / помочь…».
Вежливо подведите итог и укажите, какую реакцию ожидаете. Можно обозначить желаемый срок ответа:
«Просим Вас рассмотреть наше обращение и сообщить о Вашем решении до ».
Завершают письмо формулой: «С уважением, (должность, подпись, ФИО подписанта)». При необходимости к письму прилагают документы, которые потребуются адресату для ответа на запрос, — их перечень указывают в разделе «Приложения».
Образец письма с просьбой рассмотреть обращение
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от ООО «Партнёр»
Исх. № 45 от
Уважаемый Иван Иванович!
В целях обеспечения безопасности складского комплекса наша организация обращается к Вам с просьбой рассмотреть возможность установки систем видеонаблюдения на объекте по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 1.
Просим Вас рассмотреть наше обращение и сообщить о Вашем решении до .
Приложение: техническое задание на 2 л.
С уважением,
Директор ООО «Партнёр» ____________ Петров П.П.
Контакт исполнителя: Сидорова А.А., тел. +7 (___) ___-__-__
Практические рекомендации
- Одна просьба — одно письмо. Не смешивайте несколько не связанных между собой вопросов.
- Обоснуйте выгоду. Покажите адресату, как выполнение просьбы поможет реализовать общие возможности или решить его задачи.
- Следите за оформлением. Письмо должно быть не только убедительным, но и приятным для глаз — иначе адресат может прервать чтение, не дойдя до сути.
- Придерживайтесь внутренних стандартов. Если в организации утверждён образец письма с просьбой оказать содействие — используйте утверждённое оформление.
- Проверьте перед отправкой. Сравните текст с требованиями получателя и вашей фактической ситуацией, укажите исходящий номер и контакт исполнителя.
Грамотно составленное письмо с просьбой рассмотреть обращение значительно повышает шансы на быстрый и положительный ответ. Сформулируйте одну проверяемую просьбу, укажите основание, срок ответа и перечень приложений, и ваше обращение будет выглядеть профессионально и убедительно.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию специалиста.