Нередко при оформлении пенсии‚ получении социальных льгот‚ визы или подтверждении права на досрочный выход на пенсию гражданину требуется документально подтвердить свой трудовой стаж и размер заработной платы за прошлые годы. Если организация‚ в которой человек работал‚ ликвидирована‚ необходимые сведения приходится искать в архивных учреждениях. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно составить запрос в архив‚ какие данные в нём указать‚ и приведём образец заявления.

Когда нужен запрос в архив

Обращение в архивное учреждение требуется в следующих ситуациях:

• организация-работодатель ликвидирована‚ и её документы переданы на государственное хранение;
• необходимо подтвердить стаж работы для назначения пенсии‚ в т.ч. льготный стаж (за работу во вредных или опасных условиях труда);
• нужно подтвердить размер заработной платы за определённые периоды для расчёта пенсии;
• требуется справка о переименовании или реорганизации работодателя;
• необходимо подтвердить периоды отпусков‚ в т.ч. дополнительных.

Важно помнить: если организация‚ в которой вы работали‚ существует и в настоящее время‚ обращаться за информацией следует непосредственно к работодателю или его правопреемнику‚ а не в государственный архив.

Куда обращаться

Прежде всего целесообразно обратиться в муниципальный или государственный архив (центр хранения документов по личному составу) по месту расположения некогда действовавшей организации. Если в этом архиве документов искомой организации нет‚ его специалисты подскажут‚ куда следует обратиться для продолжения поиска.

Подать запрос можно несколькими способами:

1. лично при посещении архива;
2. через многофункциональный центр (МФЦ);
3. по почте заказным письмом;
4. в электронном виде через региональный портал государственных услуг.

Какие сведения указать в запросе

Специально установленной единой формы запроса не существует‚ однако многие архивы разрабатывают собственные бланки. В любом случае в заявление необходимо включить следующие данные:

• фамилия‚ имя‚ отчество заявителя (полностью)‚ дата рождения;
• фамилия‚ которую заявитель носил в период работы (если она менялась);
• паспортные данные‚ почтовый адрес‚ контактный телефон и адрес электронной почты;
• полное название организации на период работы‚ а также её последующие наименования (если известны);
• структурное подразделение и занимаемая должность;
• адрес места работы;
• даты начала и окончания работы в организации;
• период‚ за который необходимо подтвердить стаж;
• период‚ за который необходимо подтвердить заработную плату;
• номера и даты приказов о приёме на работу и об увольнении (если известны);
• цель запроса (например‚ для назначения пенсии);
• желаемый способ получения результата (лично‚ по почте‚ в электронном виде).

Обратите внимание: при неполном заполнении поисковых данных запрос может быть не принят к исполнению. Чем точнее вы укажете сведения‚ тем быстрее архив сможет найти нужные документы.

Образец заявления в архив

Ниже приведён типовой образец заявления о предоставлении архивной информации о стаже работы и размере заработной платы:

В муниципальный архив _______________________
(наименование архива‚ муниципального района / городского округа)

от ______________________________________________
(Ф.И.О. полностью‚ паспортные данные‚ почтовый адрес‚ контактный телефон‚ адрес электронной почты)

Заявление
о предоставлении архивной информации о стаже работы или о размере заработной платы

Прошу предоставить архивную справку / архивную выписку / архивную копию (указать нужный документ) для подтверждения стажа работы и заработной платы.

На период запрашиваемой информации моя фамилия была: ______________

Полное название организации (на период работы): ______________________

В последующем организация сменила наименование на: ______________________

Структурное подразделение: ______________________

Занимаемая должность: ______________________

Адрес места работы: ______________________

Дата начала работы в организации: ______________

Дата окончания работы в организации: ______________

Период‚ за который необходимо подтвердить стаж работы: с __________ по __________.

Период‚ за который необходимо подтвердить заработную плату: с __________ по __________.

Номер приказа о приёме на работу: ______‚ дата подписания приказа: __________.

Номер приказа об увольнении: ______‚ дата подписания приказа: __________.

Результат услуги прошу предоставить в количестве ______ экземпляра(ов).

Прилагаю следующие документы:

1. Копия паспорта.
2. Копия трудовой книжки (при наличии).
3. Документ о смене фамилии (при необходимости).

Результат прошу направить:

• по почте на бумажном носителе;
• по электронной почте;
• через личный кабинет на портале госуслуг.

На обработку моих персональных данных‚ содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах‚ согласен.

Ф.И.О. ______________ Подпись ______________ «____» ____________ 20___ г.

Особенности исполнения запроса

Архивные справки выдаются только при наличии документов по личному составу на хранении в архиве. Если документы отсутствуют‚ заявителю направляется информационное письмо со сведениями о возможном местонахождении необходимых документов.

Следует учитывать несколько важных моментов:

• архивная справка составляется строго на основании подлинных документов‚ хранящихся в фондах архива;
• если с момента создания документа не истекло 75 лет‚ справка выдаётся только самому заявителю или его представителю (по нотариальной доверенности);
• при обращении представителя в заявлении указываются его данные: Ф.И.О.‚ адрес проживания‚ телефон‚ реквизиты документа‚ удостоверяющего личность;
• срок исполнения запроса‚ как правило‚ составляет до 30 дней‚ при необходимости он может быть продлён‚ о чём заявитель уведомляется выбранным способом.

Полезные рекомендации

1. Сначала обратитесь в Пенсионный фонд или МФЦ. Специалисты подскажут‚ какие именно документы и в какой форме (справка‚ выписка‚ копия) необходимы для реализации ваших прав.
2. Изучите каталоги фондов архивов. Многие архивные учреждения публикуют в интернете алфавитные каталоги фондов‚ где можно проверить‚ хранятся ли документы нужной организации.
3. Указывайте максимально точные данные. Название организации‚ периоды работы‚ должность — всё это ускоряет поиск.
4. Сохраняйте копии всех обращений. Это пригодится при повторном запросе или обжаловании отказа.

Запрос в архив для подтверждения трудового стажа и заработной платы — стандартная процедура‚ с которой сталкивается большинство граждан при оформлении пенсии. Правильно составленное заявление с полными и точными поисковыми данными значительно ускоряет получение необходимой архивной справки. Используйте приведённый в статье образец как основу‚ адаптируя его под требования конкретного архивного учреждения.