Государственные архивы хранят огромное количество документов: сведения о рождении, браке, трудовом стаже, образовании, военной службе и многом другом. Чтобы получить нужную информацию, гражданину необходимо правильно составить запрос. В этой статье мы подробно разберём, как это сделать, и приведём образец заявления.
Когда нужен запрос в архив
Обращение в государственный архив может потребоваться в самых разных ситуациях:
- подтверждение трудового стажа для назначения пенсии;
- получение сведений о заработной плате за определённые периоды;
- поиск информации о родственниках (генеалогические исследования);
- подтверждение факта рождения, брака, смерти, если документы утрачены;
- получение сведений об образовании и учёных степенях;
- поиск информации об участниках Великой Отечественной войны;
- подтверждение права собственности на недвижимость по старым документам.
- Региональные архивы, если события происходили в конкретном субъекте РФ (например, Главархив Москвы для подтверждения стажа на столичном предприятии);
- ГАРФ (Государственный архив Российской Федерации) — документы федерального уровня;
- Центральный архив Министерства обороны и архивы военкоматов — сведения о военнослужащих и участниках войны;
- РГАСПИ — документы, связанные с партийной историей;
- РГВА (Российский государственный военный архив) — военная история до 1941 года.
- Запрос составляется на русском языке.
- Обязательно указываются ФИО заявителя, почтовый адрес и (при наличии) электронная почта для ответа.
- Максимально подробно излагается суть вопроса: ФИО интересующего лица, даты, место событий, название организации.
- Анкеты с незаполненными или неправильно заполненными полями к исполнению не принимаются.
- К запросу социально-правового характера прилагается копия документа, удостоверяющего личность.
- Лично — через приёмную архива;
- Почтой, заказным письмом с уведомлением;
- В электронной форме — через официальный сайт архива или портал госуслуг.
Виды архивных запросов
Принято выделять два основных типа обращений:
Социально-правовой запрос
Касается подтверждения прав и законных интересов гражданина: трудовой стаж, зарплата, образование, награды. Такие запросы исполняются бесплатно и в приоритетном порядке.
Тематический запрос
Связан с поиском информации по определённой теме, событию или факту — например, история семьи, биография предков, исторические исследования. Исполнение таких запросов может быть платным.
Куда направлять запрос
Выбор архива зависит от характера искомой информации:
Как составить запрос: основные правила
Образец запроса в государственный архив
Директору Государственного архива
____________________________________ области
(наименование архива)
от Ивановой Марии Петровны,
проживающей по адресу:
г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 2
тел.: +7 (___) ___-__-__
e-mail: example@mail.ru
ЗАЯВЛЕНИЕ (запрос)
Прошу предоставить архивную справку о трудовом стаже и размере заработной платы Ивановой Марии Петровны (девичья фамилия, Сидорова), работавшей на заводе «___________» в г. ___________ в период с 1975 по 1985 год в должности ___________.
Справка необходима для назначения пенсии (для предъявления в Пенсионный фонд РФ).
Ответ прошу направить по указанному выше почтовому адресу.
Приложение: копия паспорта заявителя.
Способы подачи запроса
Сроки исполнения
Как правило, запросы социально-правового характера исполняются в течение 30 дней с момента регистрации обращения. Тематические запросы могут рассматриваться дольше — до нескольких месяцев, в зависимости от сложности поиска.
Правильно составленный запрос — залог быстрого и полного ответа из архива. Указывайте максимум известных сведений, используйте типовые бланки с сайтов архивов и не забывайте прикладывать копию паспорта. Если вы сомневаетесь, в какой именно архив обращаться, можно направить запрос в региональное управление по делам архивов, специалисты подскажут, где хранятся нужные документы.