Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — одна из рутинных‚ но ответственных операций в работе кадрового специалиста и бухгалтера. В программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) этот процесс автоматизирован‚ однако имеет свои нюансы‚ особенно когда дата начала отпуска приходится на первое число месяца. В этой статье мы подробно разберем пошаговый алгоритм действий‚ особенности расчета и частые ошибки.

Подготовительный этап: График отпусков

Прежде чем создавать приказ‚ необходимо убедиться‚ что отпуск включен в График отпусков на текущий год. Это обязательное условие для корректного расчета среднего заработка и соблюдения трудового законодательства (ст. 123 ТК РФ).

Проверка и утверждение графика:

1. Перейдите в раздел Кадры → Отпуска → Графики отпусков.
2. Откройте график на текущий год (или создайте новый‚ если его нет).
3. Найдите сотрудника в списке. Если его нет — добавьте кнопкой Добавить.
4. Заполните строку:
   • Сотрудник: выберите из справочника.
   • Вид отпуска: «Основной ежегодный оплачиваемый».
   • Дата начала: 01.ММ.ГГГГ (например‚ ).
   • Количество дней: по умолчанию 28 календарных дней (или иное количество по законодательству/договору).
5. Нажмите Записать и закрыть‚ затем кнопку Утвердить в командной панели формы списка.

Важно: Если дата начала отпуска — 1-е число‚ программа автоматически определит расчетный период как 12 полных календарных месяцев‚ предшествующих месяцу начала отпуска. Это упрощает расчет‚ так как не нужно учитывать неполные месяцы в начале периода.

Оформление приказа (документа «Отпуск»)

Основным документом‚ порождающим правовые последствия и запускающим расчет отпускных‚ является документ «Отпуск» (ранее «Приказ об отпуске»).

Пошаговое создание документа:

1. Раздел Кадры → Отпуска → Отпуска (журнал документов).
2. Нажмите кнопку Создать → Отпуск.
3. Заполните шапку документа:
   • Организация: выберите нужную юрлицо.
   • Номер: присваивается автоматически при проведении.
4. На вкладке Основное (или в табличной части‚ в зависимости от версии ЗУП 3.1 / 8.3):
   • Сотрудник: выберите ФИО.
   • Вид отпуска: «Основной ежегодный оплачиваемый».
   • Дата начала: 01.ММ.ГГГГ.
   • Количество дней: укажите длительность (например‚ 28).
   • Дата окончания: заполнится автоматически (для 28 дней с 01.07 — это 28.07).
5. Ключевой момент для «с 1 числа»: Проверьте поле Период расчета среднего. Оно должно заполниться автоматически:
   • Начало периода: 01.ММ.ПРЕДЫДУЩИЙ_ГОД (например‚ ).
   • Конец периода: Последнее число месяца‚ предшествующего отпуску (например‚ ).

   Если период определился неверно (например‚ сотрудник не работал полный год)‚ скорректируйте его вручную‚ опираясь на ст. 139 ТК РФ.

6. На вкладке Дополнительно (при необходимости):
   • Укажите основание (ссылка на строку графика отпусков).
   • Признак «Рассчитывать отпускные заранее» — поставьте галочку‚ если выплату нужно сделать за 3 дня до начала (ст. 136 ТК РФ).
7. Нажмите Провести и закрыть.

Особенности расчета отпускных при начале «с 1 числа»

Когда отпуск начинается 1-го числа месяца‚ расчет среднего дневного заработка имеет свою специфику‚ о которой 1С:ЗУП заботится автоматически‚ но контролер должен это понимать.

Расчетный период

Согласно Постановлению Правительства РФ № 922‚ расчетный период, это 12 календарных месяцев‚ предшествующих месяцу начала отпуска.

• Пример: Отпуск с .
• Расчетный период: с по включительно.

В этом случае в расчете нет неполных месяцев. Все 12 месяцев полные. Коэффициент дней для полного месяца, 29‚3 (с 2025 года единый коэффициент для всех месяцев).

Формула в 1С:ЗУП

Программа суммирует все начисления‚ входящие в средний заработок (оклады‚ премии‚ надбавки и т.д.)‚ за период – и делит на 351‚6 (29‚3 × 12 месяцев).

Средний дневной заработок = Сумма начислений за 12 полных месяцев / 351‚6

Исключения из расчетного периода

1С:ЗУП автоматически исключит дни и выплаты за периоды:

• Больничные (временная нетрудоспособность).
• Прошлые отпуска (ежегодные‚ дополнительные‚ декретные).
• Простои не по вине сотрудника.
• Отпуска за счет работодателя (учебные и др.).

Если такие периоды были‚ программа пересчитает знаменатель (сумму коэффициентов 29‚3 за отработанные месяцы + коэффициенты за неполные месяцы).

Начисление отпускных (Документ «Начисление отпускных»)

В современных версиях 1С:ЗУП (3.1) отпускные часто начисляются автоматически при проведении документа «Отпуск» (если стоит галочка «Рассчитывать заранее» и настроено автоматическое создание документа начисления). Однако часто их оформляют отдельно через «Ведомость начислений» или документ «Начисление отпускных».

Проверка начисления:

1. Раздел Зарплата → Начисления → Начисление отпускных.
2. Найдите документ по сотруднику (обычно дата документа = дата выплаты‚ т.е. за 3 дня до 01.ММ).
3. Откройте и проверьте табличную часть:
   • Период расчета: должен совпадать с периодом в приказе.
   • Отработано дней: для полного года = 351‚6 (или сумма коэффициентов за отработанные месяцы).
   • Средний дневной: проверьте арифметику.
   • Сумма: Средний дневной × Количество дней отпуска (28).
4. Нажмите Рассчитать (если сумма 0 или изменились вводные)‚ затем Провести.

Выплата и НДФЛ

Согласно ст. 136 ТК РФ‚ отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

• Отпуск с 01.10 → Выплата не позднее 28;09 (если 28-29-30 сентября не выходные/праздничные). Если выпадают на нерабочие — выплата в последний рабочий день до них.
• В 1С:ЗУП это контролируется через документ «Выплата зарплаты» (или банковская выписка/кассовый ордер). Убедитесь‚ что дата операции выплаты соответствует сроку.
• НДФЛ удерживается из суммы отпускных в момент фактической выплаты (перечисления на карту/в кассу).

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствие	Как исправить в 1С:ЗУП
Не утвержден График отпусков	Нарушение ст. 123 ТК РФ‚ риск штрафов‚ невозможность корректного заполнения приказа из графика.	Зайдите в «Графики отпусков»‚ найдите год‚ нажмите «Утвердить».
Неверная дата начала (например‚ 30 или 31 число вместо 01)	Сбой расчетного периода (появление неполного месяца)‚ неверная сумма отпускных.	В документе «Отпуск» строго впишите 01.ММ.ГГГГ. Проверьте автозаполнение даты окончания.
Игнорирование исключаемых периодов (больничный в расчетном периоде)	Завышен знаменатель (дни)‚ занижен средний заработок‚ недоимка сотруднику.	Проверьте вкладку «Расчет среднего» в документе «Начисление отпускных». 1С обычно делает это сама‚ но если больничный оформлен ПОСЛЕ расчета отпускных — нужно перепровести начисление.
Поздняя выплата (после 1-го числа)	Нарушение ст. 136 ТК РФ‚ штрафы‚ компенсация задержки зарплаты (ст. 236 ТК РФ).	Настройте календарь выплат. Создайте документ «Выплата зарплаты» с датой за 3 дня до 01.ММ.
Неучтены премии за прошлый год‚ начисленные в текущем	Заниженная сумма среднего заработка.	Проверьте настройку видов начислений: премия должна иметь признак «Включать в средний заработок» и правильный период отнесения.

Перенос или продление отпуска‚ начавшегося 1-го числа

Если сотрудник заболел во время отпуска (начиная с 01.ММ) или произведенный его отзыв/перенос:

• Больничный: Оформите документ «Лист нетрудоспособности». Дни болезни не входят в отпуск. Отпуск продлевается на количество дней больничного (или переносится по заявлению). В 1С:ЗУП при проведении больничного за период отпуска программа предложит продлить/перенести отпуск автоматически.
• Отзыв с отпуска: Документ «Отзыв с отпуска». Неиспользованные дни добавляются к следующему отпуску или компенсируются (при увольнении).
• Перенос: Документ «Перенос отпуска». Новая дата начала также может быть 1-го числа следующего месяца.

Чек-лист перед проведением документов

Перед тем как нажать «Провести» по цепочке документов (График → Приказ/Отпуск → Начисление → Выплата)‚ пройдитесь по пунктам:

1. [ ] График отпусков на год утвержден.
2. [ ] Документ «Отпуск» создан: Дата начала 01.ММ.ГГГГ‚ вид — «Основной ежегодный».
3. [ ] Расчетный период в приказе: 12 полных месяцев до месяца отпуска;
4. [ ] В начислении отпускных: Отработано дней = 351‚6 (или сумма коэф. за отработанные месяцы).
5. [ ] Сумма отпускных > 0 и выглядит адекватно (сравните с окладом × 2.33 примерно).
6. [ ] Дата выплаты (документ «Выплата зарплаты») — не позднее 3 дней до 01.ММ.
7. [ ] Сотрудник ознакомлен с приказом под роспись (бумажный или ЭДО).

Оформление отпуска с 1 числа в 1С:ЗУП, задача стандартная‚ но требующая внимательности к расчетному периоду. Главное преимущество такой даты начала — идеально полный расчетный период из 12 месяцев‚ что минимизирует риск ошибок при ручном подсчете коэффициентов дней. Следуя описанному алгоритму: График → Приказ (Отпуск) → Начисление → Выплата‚ и контролируя даты на каждом этапе‚ вы обеспечите соблюдение Трудового кодекса и своевременную выплату средств сотруднику.

Совет: Регулярно обновляйте платформу и конфигурацию 1С:ЗУП. Изменения в законодательстве (например‚ изменение коэффициента 29‚3 с 2025 года‚ новые правила исчисления стажа) оперативно вносятся в релизы‚ что снимает с вас ответственность за ручное отслеживание нормативной базы.