Расчет отпускных — одна из самых ответственных задач кадрового учета и бухгалтерии. Ошибки при определении состава доходов, входящих в средний заработок, чреваты начислением заниженных сумм, спорами с сотрудниками и штрафами со стороны ГИТ. В статье подробно разбираем, какие выплаты учитываются при расчете оплаты ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с действующим Постановлением Правительства РФ от № 540 (в ред. от и последующих изменений), Трудовым кодексом РФ (ст. 107, 114, 139) и разъяснениями Роструда.

Общий принцип: что такое «средний заработок»

Согласно ст. 139 ТК РФ и п. 2 Постановления № 540, отпускные выплачиваются на основании среднего заработка, сохраняемого работнику на время отпуска. Формула в общем виде выглядит так:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

А средний дневной заработок рассчитывается как отношение суммы начислений за расчетный период к количеству отработанных дней (с учетом коэффициента 29,3 для неполных месяцев).

Важно: Расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если сотрудник работал меньше года, берется фактическое время работы.

Выплаты, которые ОБЯЗАТЕЛЬНО включаются в расчет (Перечень по п. 2 Постановления № 540)

В средний заработок зачисляются все выплаты, имеющие стимулирующий и компенсационный характер и связанные с трудовой функцией, если они предусмотрены системой оплаты труда (коллективным договором, локальными актами, трудовым договором).

Основные виды заработной платы:

• Оклад, тарифная ставка (за отработанное время).
• Сдельная оплата (за выполненную работу/продукцию).
• Повышающие коэффициенты и надбавки (за вредность, опасность, региональные коэффициенты, «северные», за классность, сложность, интенсивность труда, за выслугу лет, за ученые степени и т.д.).
• Оплата за работу в ночное время, сверхурочную, в выходные/праздничные дни (премиальная часть, т.е. сверх однократной оплаты).

Премиальные и поощрительные выплаты (Ключевой момент):

С года (Постановление № 540) правила включения премий стали более строгими и однозначными. В расчет включаются выплаты, если они:

1. Предусмотрены системой оплаты труда (Положением о премировании, коллективным договором, трудовым договором).
2. Начислены за результаты труда (выполнение плана, перевыполнение показателей KPI, качество работы и т.д.).
3. Относятся к расчетному периоду (или за период, частично входящий в него — см. ниже про годовые премии).

Специфика включения разных видов премий:

• Ежемесячные и ежеквартальные премии: включаются в заработок того месяца, в котором они начислены (выплачены), независимо от того, за какой период они начислялись (п. 15 Постановления № 540).
• Годовые (разовые) премии: включаются в средний заработок, если они начислены за период, полностью или частично входящий в расчетный период.
  • Если премия начислена за календарный год, полностью входящий в расчетный, берется полностью.
  • Если за год, частично входящий в расчетный — пропорционально отработанному времени в расчетном периоде (п. 16 Постановления № 540).
• Единовременные стимулирующие выплаты по коллективному договору: Роструд разъяснил (письмо от ), что они включаются, если коллективный договор прямо привязывает их к результатам труда за определенный период, входящий в расчетный.

Иные платежи, входящие в систему оплаты труда:

• Доплаты за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы.
• Выплаты за инновации, рационализационные предложения (если предусмотрены системой оплаты).
• Ежедневные суточные и командировочные — только в части, превышающей безналоговые нормативы (п. 3 Постановления № 540). В пределах нормативов — это компенсации расходов, они не входят.

Выплаты, которые НЕ включаются в расчет отпускных (Перечень по п. 3 Постановления № 540)

Исключаются выплаты социального характера, компенсационные (возмещающие расходы) и разовые, не связанные с результатами труда.

Единовременные поощрения «за активную жизненную позицию», «за лучший отдых», подарки к праздникам (если не за KPI)

Группа выплат	Примеры	Основание исключения
Социальные выплаты / Материальная помощь	Помощь при рождении ребенка, смерти родственников, болезни, на лечение, на отдых, юбилейные (если не в системе оплаты), к Новому году	Не связаны с результатами труда, имеют социальную направленность
Компенсации расходов работника	Оплата проезда к/от работы, питания, жилья, суточных в пределах нормативов, стоимость спецодежды, ППЭ, обучения	Возмещение затрат, а не оплата труда
Выплаты за нерабочее время	Отпускные (за предыдущие отпуска), больничные пособия (оплачиваемые за счет ФСС/СФР), выплаты за дни обучения, дни донора крови, простои не по вине работника	Средний заработок сохраняется за эти периоды, но сами выплаты в расчет повторно не идут (избегаем «двойного счета»)
Разовые выплаты, не в системе оплаты труда	Не имеют стимулирующего характера по итогам труда
Выплаты по итогам года, начисленные ПОСЛЕ расчетного периода	Годовая премия за 2025 год, начисленная в феврале 2026 года, если отпуск в январе 2026 (расчетный период: янв–дек 2025)	Не начислены в расчетном периоде (п. 16 Пост. № 540)
Дивиденды, доходы по акциям	Выплаты акционерам	Не являются заработной платой

Нюансы 2024–2026 годов: что изменилось?

А. Новое Постановление № 540 (вступил в силу )

• Уточнен порядок включения годовых премий (пропорционально отработанному времени в расчетном периоде).
• Четко зафиксировано: ежемесячные/квартальные премии идут в тот месяц, где начислены.
• Исключена практика «размазывания» годовых премий по всем месяцам расчетного периода — теперь строгая привязка к месяцу начисления и пропорциональность периоду.

Б. Разъяснения Роструда (2025–2026 гг.)

• Единовременная выплата к отпуску: если работодатель начисляет «премию к отпуску» разово, не по системе оплаты труда — в средний заработок она не идет (письмо Роструда от ). Это не увеличивает базу для расчета тех же отпускных.
• Автоматический сдвиг расчетного периода: в 1С:ЗУП 3.1 (версии 34.129 / 35.73+) реализован автоматический сдвиг при неполном расчетном периоде.
• Премии за периоды за пределами расчетного: не включаются (например, премия за декабрь 2023 года, начисленная в январе 2025 года, при отпуске в 2026 году — не входит).

В. Индексация заработка (п. 18 Постановления № 540)

Если в расчетном периоде или после его окончания, но до начала отпуска, заработная плата повышалась (индексация, повышение окладов, тарифов), заработок за прошлые месяцы подлежит перерасчету (индексации) с применением коэффициента повышения.

Пример из интернета (2026): Доход сотрудника с учетом индексации 2024 года составил 375 869,50 руб. при 344,8 отработанных днях. Среднедневной = 1090,11 руб.

«Пол» МРОТ: нижний порог отпускных

Согласно ст. 133 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ № 922, средний заработок не может быть ниже расчета от МРОТ.

Формула проверки:

Мин. среднедневной заработок = МРОТ (на начало отпуска) × 12 мес / (29,3 × 12) = МРОТ / 29,3

Если фактический среднедневной заработок ниже этого значения — отпускные считают от МРОТ. Актуально для сотрудников с низкими окладами, неполным расчетным периодом или большими пропусками (больничные, отпуска за счет).

Алгоритм действий бухгалтера/кадровика (Чек-лист)

1. Определить расчетный период (12 месяцев до месяца отпуска).
2. Сформировать реестр начислений за этот период.
3. Отсеять «лишнее» по п. 3 Постановления № 540 (больничные, матпомощь, проезд, прошлое отпускное и т.д.).
4. Проанализировать премии:
   • Ежемесячные/квартальные, взять те, что начислены в месяцах расчетного периода.
   • Годовые — проверить, за какой период начислены. Взять полностью или пропорционально дням в расчетном периоде.
   • Разовые — проверить, есть ли они в Положении о премировании/КД и привязаны ли к KPI за расчетный период.
5. Применить индексацию, если повышение тарифов/окладов было в расчетном периоде или после него до отпуска.
6. Посчитать отработанное время (календарные дни в полных месяцах + дни в неполных по формуле: 29,3 / кал.дней в мес × отраб;дней).
7. Рассчитать среднедневной = Сумма базы / Сумма дней.
8. Сравнить с МРОТ/29,3. Взять бОльшее.
9. Умножить на дни отпуска.

Типичные ошибки, которые приводят к конфликтам

• Включение больничных в базу. Грубая ошибка. Дни больничного исключаются из отработанного времени, а пособие — из суммы начислений.
• Игнорирование индексации. Если оклад подняли с 1 октября, а отпуск в ноябре — за сентябрь и ранее нужно пересчитать зарплату с коэффициентом повышения.
• Взятие годовой премии «как есть» без пропорции. Если премия за 2025 год начислена в 2026 году, а отпуск уходит в середине 2026 года — премия входит не полностью, а пропорционально дням 2025 года в расчетном периоде.
• Учет «подарков» и материальной помощи как премии. Если в приказе написано «материальная помощь» или «подарок», а не «премия за перевыполнение плана» — в расчет не идет.
• Неучет дней невыхода (забастовка, задержка зарплаты). Эти дни исключаются из расчетного периода полностью (и дни, и зарплата за них).

Правильный расчет отпускных строится на четком разделении выплат на оплату труда (входит) и социальные/компенсационные/разовые несистемные (не входит). Главный документ-регулятор — Постановление № 540 в актуальной редакции (с ). Особое внимание уделите премиям: их включение зависит от вида (месячная/квартальная/годовая), срока начисления и наличия в локальных нормативных актах.

Использование автоматизированных систем (1С:ЗУП, консультантские системы) с регулярными обновлениями минимизирует риск ошибок, но понимание логики правил необходимо для контроля и защиты интересов организации при проверках.

---

Дисклеймер: Статья носит информационный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям обращайтесь к действующему Трудовому кодексу РФ, Постановлению № 540, актуальным разъяснениям Роструда и Минтруда, а также к локальным нормативным актам вашей организации.