С 1 января 2023 года Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России (СФР). Однако многие по привычке продолжают называть его ПФР. При увольнении сотрудника работодатель обязан направить в фонд определенные сведения — разберем подробно, какие именно, в какие сроки и по какой форме.
Основной отчет при увольнении — ЕФС-1 (подраздел 1.1)
Главный отчет, который нужно подать при увольнении работника,, это форма ЕФС-1, а именно подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Он пришел на смену бывшей форме СЗВ-ТД.
Что указывается в отчете
- ФИО, СНИЛС и дата рождения уволенного сотрудника;
- дата увольнения;
- основание увольнения (статья Трудового кодекса РФ);
- реквизиты приказа об увольнении (номер и дата);
- сведения о работодателе.
Срок подачи
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при увольнении необходимо направить в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. Это очень короткий срок, поэтому кадровикам важно не затягивать с отправкой.
Как подать отчет
Отчет ЕФС-1 можно направить в СФР несколькими способами:
- В электронном виде — через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет страхователя на сайте СФР. Этот способ обязателен для работодателей, у которых работает более 10 человек.
- На бумаге — лично в клиентскую службу СФР или по почте (доступно только работодателям с численностью до 10 человек включительно).
Другие сведения, связанные с увольнением
Персонифицированные сведения о физлицах
Если увольнение произошло в отчетном месяце, данные о выплатах сотруднику (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск) включаются в ежемесячный отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах», который подается до 25-го числа следующего месяца.
РСВ в налоговую
Расчет по страховым взносам (РСВ) подается не в СФР, а в ФНС — ежеквартально. Уволенный сотрудник отражается в расчете за тот квартал, в котором произошло увольнение.
Сведения о стаже (подраздел 1.2 ЕФС-1)
Сведения о стаже подаются один раз в год — не позднее 25 января следующего года. Однако если сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, работодатель обязан подать сведения о его стаже в течение 3 календарных дней со дня обращения работника с соответствующим заявлением.
Что выдать сотруднику при увольнении
Помимо отчетности в фонд, в день увольнения работнику нужно выдать:
- трудовую книжку (если она велась на бумаге) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- справку о заработке за текущий год и два предшествующих года (форма 182н отменена, данные предоставляются по запросу через СФР, но работодатель может выдать расчет);
- выписки из ЕФС-1 (разделы 1 и 2), из РСВ и из персонифицированных сведений;
- справку по форме СТД-СФР — о периодах работы, дающих право на досрочную пенсию (при наличии таких периодов).
Ответственность за нарушение сроков
За несвоевременную подачу сведений или подачу недостоверных данных предусмотрены штрафы:
- за нарушение сроков подачи ЕФС-1 — 200 рублей за каждого работника;
- за недостоверные сведения — 500 рублей за каждого сотрудника;
- за нарушение порядка электронной сдачи — 200 рублей.
Краткие итоги
При увольнении сотрудника работодатель должен:
- Подать в СФР форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) — не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении;
- Отразить выплаты уволенному в ежемесячных персонифицированных сведениях;
- Включить сотрудника в квартальный РСВ для налоговой;
- Выдать работнику необходимые документы и выписки в день увольнения.
Своевременная подача отчетности позволит избежать штрафов и обеспечит корректный учет стажа и взносов уволенного сотрудника, что важно для назначения ему пенсии, пособий и других выплат в будущем.