Работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, по законодательству положена бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов. Однако с 2014 года работодатель вправе заменить выдачу молока денежной компенсацией. У бухгалтеров при этом возникает закономерный вопрос: какой код дохода нужно указать в справке о доходах (бывшая 2-НДФЛ) и расчете 6-НДФЛ? Разберемся подробно.
Что такое компенсация за молоко
Согласно статье 222 Трудового кодекса РФ, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты. По письменному заявлению работника и при наличии соответствующего положения в коллективном или трудовом договоре выдача молока может быть заменена компенсационной выплатой в денежной форме.
Размер компенсации должен быть эквивалентен стоимости молока, установленной нормами выдачи, и подлежит индексации пропорционально росту цен на молоко в соответствующем регионе.
Облагается ли компенсация за молоко НДФЛ
Это ключевой момент для ответа на вопрос о коде дохода. Денежная компенсация, выплачиваемая взамен выдачи молока, не облагается НДФЛ в пределах установленных норм. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, который освобождает от налогообложения компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных законодательством.
Аналогично компенсация в пределах норм не облагается и страховыми взносами (подпункт 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ).
Важно: если работодатель выплачивает компенсацию в размере, превышающем установленные нормы, то сумма превышения облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.
Какой код дохода указывать
Поскольку компенсация за молоко в пределах норм НДФЛ не облагается, включать ее в справку о доходах и суммах налога физического лица (приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ) не нужно. Соответственно, специального кода дохода для таких выплат не предусмотрено.
Это подтверждается разъяснениями экспертов и практикой составления отчетности:
- в справку о доходах включаются только те выплаты, которые облагаются НДФЛ (полностью или частично с применением вычетов);
- полностью необлагаемые доходы, не поименованные в перечне кодов, в отчетности не отражаются;
- компенсация за молоко в пределах норм относится именно к таким полностью необлагаемым выплатам.
Что делать с суммой превышения норм
Если компенсация выплачивается сверх установленных норм, сумма превышения является облагаемым доходом работника. В этом случае ее следует отразить в отчетности по НДФЛ. На практике для таких выплат применяется:
- код дохода 4800 — «иные доходы», если выплата не относится к оплате труда;
- либо код 2000 — если компенсация установлена как часть системы оплаты труда и отражается в составе заработной платы (данный подход следует закрепить во внутренних документах организации).
Выбор кода зависит от того, как оформлена выплата в локальных нормативных актах, коллективном и трудовом договорах.
Краткие выводы - Компенсация за молоко в пределах установленных норм НДФЛ и страховыми взносами не облагается.
- Отдельного кода дохода для компенсации за молоко не существует — в справке о доходах и расчете 6-НДФЛ она не отражается.
- Суммы превышения норм облагаются НДФЛ и отражаются в отчетности, как правило, с кодом 4800 (иные доходы) или 2000 (если включены в систему оплаты труда).
- Основание для замены молока денежной компенсацией — письменное заявление работника и соответствующее условие в коллективном или трудовом договоре.
Правильное отражение компенсационных выплат в отчетности поможет избежать претензий со стороны налоговых органов и лишних вопросов при камеральных проверках расчета 6-НДФЛ.