Выплата отпускных — одна из самых распространенных операций в работе бухгалтерии․ При этом у специалистов нередко возникает вопрос: какой период указывать в платежной (расчетно-платежной) ведомости при выдаче отпускных — расчетный период для исчисления среднего заработка или период, за который производится выплата? Разберемся в этом вопросе подробно․
Что такое расчетный период для отпускных
Под расчетным периодом для начисления отпускных понимается 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска․ Это правило закреплено в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (постановление Правительства РФ № 922)․
Примеры определения расчетного периода:
- если отпуск начинается в октябре 2025 года, расчетный период, с по ;
- если отпуск предоставляется с , расчетным периодом будет – ;
- если отпуск начинается , расчетный период — август 2024 года по июль 2025 года․
Из расчетного периода исключаются время и начисленные суммы, когда работник:
- получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- находился в отпуске без сохранения заработной платы;
- не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон;
- освобождался от работы с сохранением среднего заработка (командировки, предыдущие отпуска)․
Какой период указывается в платежной ведомости
Важно понимать: расчетный период для исчисления среднего заработка и период, указываемый в платежной ведомости, — это не одно и то же․
В расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) или платежной ведомости (форма № Т-53) в шапке документа указывается период, за который производится выплата, то есть период, за который начислены суммы․ При выплате отпускных это будет период отпуска, даты его начала и окончания (например, «за период с по »)․
Также в ведомости обязательно отражаются:
- номер документа и дата его составления;
- срок выдачи денежных средств из кассы (не позднее пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке);
- общая сумма к выплате цифрами и прописью;
- подписи руководителя организации и главного бухгалтера․
Расчетный же период (12 месяцев для исчисления среднего заработка) фиксируется в записке-расчете о предоставлении отпуска (форма № Т-60) или в расчетной части ведомости Т-49, где приводится расшифровка начислений по месяцам․
Сроки выплаты отпускных
По закону отпускные необходимо выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст․ 136 ТК РФ)․ Согласно сложившейся судебной практике и разъяснениям, безопаснее отсчитывать от даты начала отпуска не трое, а четверо суток, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией․
Нарушение срока выплаты влечет:
- обязанность выплатить работнику компенсацию за задержку (не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки);
- административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Особенности оформления ведомостей
При выплате отпускных следует учитывать несколько практических моментов:
- Способ выплаты․ Если работник получает зарплату на банковскую карту, составляется только расчетная ведомость (форма № Т-51), а расчетно-платежная и платежная ведомости не оформляются․ Отпускные перечисляются отдельным платежным поручением или в составе реестра․
- Отдельная ведомость․ Отпускные обычно выплачиваются отдельно от зарплаты, поэтому на них оформляется отдельная платежная ведомость с указанием периода отпуска․
- НДФЛ․ Налог удерживается при фактической выплате отпускных․ В расчете 6-НДФЛ отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск отражаются в полном размере, а в справке о доходах физлица сведения указываются по итогам года․
- Перерасчет․ Если отпускные выплачены до окончания расчетного периода (например, зарплата за последний месяц еще не начислена), после начисления зарплаты может потребоваться перерасчет среднего заработка и доплата․
Пример заполнения
Сотрудник уходит в отпуск с по ․ Отпускные рассчитаны исходя из расчетного периода – ․ В платежной ведомости указывается:
- период, за который производится выплата: «за период с по »;
- дата составления ведомости, не позднее дня выплаты (выплата должна быть произведена не позднее , а с учетом безопасного подхода — );
- сумма к выплате — начисленные отпускные за минусом НДФЛ․
Расчетный период (12 календарных месяцев перед месяцем отпуска) используется для исчисления среднего заработка и отражается в записке-расчете․ В платежной ведомости же указывается период, за который выплачиваются отпускные, — то есть даты самого отпуска․ Соблюдение сроков выплаты (не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска) и корректное оформление ведомости позволят избежать претензий со стороны работников и контролирующих органов․