Карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов — важный внутренний документ работодателя. Она помогает контролировать правильность начисления взносов по каждому сотруднику и служит основой для заполнения расчета по страховым взносам (РСВ). В этой статье разберем, как выглядит карточка в 2025 году, как ее заполнять и где взять образец.

Что такое карточка учета страховых взносов

Карточка учета страховых взносов — это регистр, в котором работодатель (страхователь) отражает по каждому физическому лицу:

• суммы начисленных выплат и иных вознаграждений;
• выплаты, не облагаемые страховыми взносами;
• базу для начисления страховых взносов;
• суммы начисленных взносов на обязательное пенсионное страхование (ОПС), обязательное медицинское страхование (ОМС) и страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ).

Карточка заводится на каждого работника и иное физлицо, получающее облагаемый взносами доход (например, исполнителей по договорам ГПХ).

Есть ли унифицированная форма

Обязательной (унифицированной) формы карточки учета страховых взносов не существует. Организация вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учетной политике.

Вместе с тем существует рекомендованная форма, приведенная в совместном письме ПФР № АД-30-26/16030 и ФСС № 17-03-10/08/47380 от . Несмотря на то что документ выпущен давно, он остается ориентиром при разработке собственной карточки. Большинство бухгалтерских программ (1С и др.) формируют карточку именно на его основе с учетом актуальных изменений законодательства.

Что учесть в 2025 году

При ведении карточки в 2025 году важно помнить об актуальных правилах:

• Единый тариф страховых взносов, 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% сверх нее (для МСП действует пониженный тариф 15% с выплат свыше 1,5 МРОТ в месяц).
• Единая предельная величина базы на 2025 год — 2 759 000 рублей. После ее достижения взносы начисляются по пониженному тарифу.
• Дополнительные тарифы на ОПС применяются для работников с вредными и опасными условиями труда.
• Взносы на травматизм (НС и ПЗ) в СФР учитываются отдельно — по ним также целесообразно вести учет в карточке или отдельном регистре.
• Данные карточек должны совпадать с показателями РСВ (форма КНД 1151111) и персонифицированных сведений о физлицах.

Структура карточки: какие разделы заполнять

Типовая карточка (на основе рекомендованной формы) включает следующие блоки:

Шапка карточки

• наименование организации (ИП), ИНН/КПП, регистрационный номер в СФР;
• расчетный период (год);
• ФИО работника, СНИЛС, ИНН физлица, дата рождения;
• статус застрахованного лица, признак наличия инвалидности (влияет на тариф).

Табличная часть (помесячно и нарастающим итогом)

• суммы начисленных выплат и вознаграждений;
• выплаты, не подлежащие обложению взносами (ст. 422 НК РФ);
• расходы, не принимаемые к вычету;
• база для начисления взносов (по ОПС, ОМС, ВНиМ);
• суммы начисленных взносов по каждому виду страхования;
• при необходимости — взносы по дополнительным тарифам и на травматизм.

Образец заполнения (упрощенный пример)

Ниже — условный пример заполнения табличной части за один месяц:

Данные вносятся ежемесячно, нарастающим итогом с начала года, что позволяет отслеживать достижение предельной базы.

Ответственность за отсутствие карточек

Хотя прямого штрафа за отсутствие карточки не предусмотрено, ее ведение — обязанность страхователя в рамках учета объектов обложения взносами. При проверке налоговой или СФР отсутствие регистров может привести к:

• доначислению взносов, если инспекторы пересчитают базу по своим данным;
• пеням и штрафам по ст. 122 НК РФ;
• сложностям при заполнении РСВ и персонифицированных сведений.

Карточка учета страховых взносов в 2025 году оформляется в свободной форме, но удобнее всего использовать рекомендованный бланк из письма ПФР и ФСС от или карточку, автоматически формируемую учетной программой. Главное — отражать в ней все выплаты, базу и начисленные взносы по каждому физлицу нарастающим итогом и регулярно сверять данные с РСВ. Это защитит работодателя от ошибок и претензий контролирующих органов.