Карточка сотрудника по начислению заработной платы — это важный учетный документ, который содержит полную информацию о доходах работника: все виды начислений и удержаний, выданные суммы, страховые взносы, а также данные для расчета НДФЛ․ В статье рассмотрим, зачем нужна такая карточка, какие сведения она включает и как правильно ее формировать․
Что такое карточка по начислению заработной платы
Карточка (лицевой счет) сотрудника формируется отдельно по каждому работнику организации и отражает движение всех выплат за определенный период — как правило, с января текущего года․ Документ позволяет:
- контролировать правильность начисления заработной платы;
- отслеживать все виды удержаний (НДФЛ, алименты, исполнительные листы и др․);
- видеть суммы страховых взносов;
- предоставлять данные при проверках СФР и налоговых органов;
- подтверждать доходы сотрудника при необходимости․
Какие сведения содержит карточка
В карточке сотрудника по заработной плате обычно отражаются следующие данные:
- Личные данные работника — ФИО, дата рождения, страховой номер (СНИЛС), должность, подразделение․
- Условия труда — оклад или тарифная ставка, график работы, дата приема на работу, переводы и увольнения․
- Начисления, оклад, премии, надбавки, отпускные, больничные и иные выплаты по месяцам․
- Удержания — НДФЛ, удержания по исполнительным документам, авансы․
- Налоговые вычеты — стандартные вычеты на детей, личные и дополнительные вычеты․
- Страховые взносы, суммы, начисленные на выплаты сотрудника․
Как заполнить карточку сотрудника
При приеме на работу по каждому сотруднику заводится личная карточка․ Рассмотрим основные шаги ее заполнения в учетной программе:
Шаг 1․ Создание сотрудника в справочнике
В разделе «Зарплата и кадры» откройте справочник «Сотрудники» и создайте нового работника, указав организацию, дату рождения и страховой номер․ После записи оформите документ «Прием на работу» — данные о месте работы и окладе заполнятся автоматически․
Шаг 2․ Настройка графика и расчета
Укажите график работы сотрудника; Если расчет зарплаты должен производиться пропорционально отработанным дням, установите соответствующую отметку — иначе расчет будет вестись пропорционально отработанным часам․
Шаг 3․ Лицевой счет и зарплатный проект
На вкладке «Лицевой счет» укажите номер счета сотрудника и месяц, с которого зарплата выплачивается через банк․ Предварительно должен быть создан зарплатный проект с указанием банка и расчетного счета организации․
Шаг 4․ Заявление на вычеты
На вкладке налогов создайте заявление на стандартные вычеты: укажите дату и месяц начала применения, вычеты на детей, личный и дополнительные вычеты․ Можно сразу указать срок окончания действия вычета․
Шаг 5․ Способ отражения затрат и удержания
Выберите способ отражения начислений в бухгалтерском учете (счет затрат и статья), уточните сведения о страховом статусе и при необходимости установите максимальный процент удержаний от дохода․
Как сформировать отчет по карточке
Чтобы получить готовую карточку по начислениям:
- Перейдите в раздел «Зарплата» или «Сотрудники/Зарплата»․
- Выберите организацию и откройте отчет «Лицевая карточка»․
- Укажите сотрудника и период формирования․
- При необходимости распечатайте документ или выгрузите его в формате *․xlsx․
Многие программы позволяют выгружать сразу несколько карточек — это удобно, когда данные нужно предоставить в СФР при проверке․ Для этого отметьте нужных сотрудников в списке и выполните групповую выгрузку․
Значение карточки для учета и проверок
Карточки-справки по начислению заработной платы относятся к первичным учетным документам․ Наряду с расчетными и платежными ведомостями (формы Т-49, Т-51, Т-53) и лицевыми счетами (Т-54, Т-54а) они используются для проверки достоверности индивидуальных сведений о выплатах застрахованным лицам․ Корректное ведение карточек помогает избежать ошибок в расчетах, штрафов при проверках и споров с сотрудниками по размеру выплат․
Карточка сотрудника по начислению заработной платы — незаменимый инструмент кадрового и бухгалтерского учета․ Она обеспечивает прозрачность расчетов, упрощает подготовку отчетности и служит надежным подтверждением выплат работникам․ Регулярное и внимательное ведение карточек позволяет организации поддерживать порядок в учете и быть готовой к любым проверкам контролирующих органов․