Расходы по авансовым отчетам, законный и распространенный способ уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Однако чтобы затраты были приняты налоговой инспекцией, подтверждающие документы должны быть оформлены строго в соответствии с требованиями законодательства. В этой статье разберем, как правильно использовать кассовые чеки для учета расходов и какие ошибки могут привести к отказу в признании затрат.
Общий принцип учета расходов
Согласно Налоговому кодексу РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Когда сотрудник совершает покупки за счет подотчетных средств, он составляет авансовый отчет и прикладывает к нему подтверждающие документы, чаще всего кассовые (фискальные) чеки.
Ключевое условие: документы должны быть оформлены без нарушений. Об этом, в частности, говорится в Письме Минфина от № 03-03-07/15819: если чек оформлен некорректно, учесть расходы по нему в целях налога на прибыль нельзя.
Обязательные реквизиты кассового чека
Кассовый чек, прилагаемый к авансовому отчету, должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ и в Приказе ФНС от № ЕД-7-20/662@. Особое внимание стоит уделить следующим пунктам:
QR-код
Это самый заметный обязательный реквизит. Если QR-кода на чеке нет, возможны две ситуации:
- продавец использует кассу, которая не формирует корректные чеки, и тем самым нарушает 54-ФЗ;
- кассир выдал чек эквайринга или пречек вместо фискального чека.
В обоих случаях такой документ не подходит для уменьшения налога на прибыль.
Наименование покупателя и его ИНН
Эти реквизиты обязательны, когда расчет наличными или картой происходит между организациями или ИП (п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). Подотчетному сотруднику должны выдать «корпоративный» чек с данными покупателя, если он предъявил доверенность или работодатель заключил договор с продавцом. Без этих реквизитов чек не считается надлежаще оформленным приложением к авансовому отчету.
Практические рекомендации для бухгалтерии
- Проверяйте каждый чек при приеме авансового отчета. Убедитесь в наличии QR-кода, наименования и ИНН покупателя, даты, суммы и признака расчета.
- Инструктируйте сотрудников; Разъясните подотчетным лицам, какие чеки принимаются, а какие — нет. Это сэкономит время и нервы при проверках.
- Используйте личный кабинет ОФД. Если все продажи и возвраты проводятся через кассу, данные о доходах и расходах удобно сверять через оператора фискальных данных.
- Храните чеки надлежащим образом. Термолента выцветает, поэтому рекомендуется делать копии чеков или использовать электронные чеки.
Что делать, если чек оформлен с ошибкой
Если сотрудник принес некорректный чек, расходы по нему учесть не получится. Варианты действий:
- запросить у продавца корректный чек или товарную накладную с актом;
- оформить расходы за счет чистой прибыли организации, не уменьшая налоговую базу;
- удержать сумму с сотрудника, если нарушение произошло по его вине (в порядке, предусмотренном трудовым законодательством).
Кассовые чеки, полноценный инструмент подтверждения расходов и уменьшения налога на прибыль, но только при условии их правильного оформления. Главные правила: проверяйте наличие всех обязательных реквизитов, в первую очередь QR-кода и данных покупателя, обучайте сотрудников и ведите аккуратный документооборот. Такой подход защитит организацию от доначислений налога, пеней и штрафов при проверках ФНС.