Командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Законодательство обязывает работодателя компенсировать работнику связанные с этим расходы. Разберёмся, из чего складываются командировочные выплаты, какие лимиты действуют для суточных и как они облагаются налогами в 2026 году.

Что входит в состав командировочных расходов

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 168), при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить:

• Расходы по проезду, стоимость билетов на поезд, самолёт, автобус и другой транспорт до места командировки и обратно;
• Расходы по найму жилого помещения — оплата гостиницы, отеля или арендованного жилья;
• Суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (питание и прочие бытовые нужды);
• Иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя (например, услуги связи, представительские расходы, оформление визы при загранкомандировке).

Кроме того, за все рабочие дни командировки сотруднику сохраняется средний заработок — то есть в командировке работник не теряет зарплату.

Что такое суточные и как они выплачиваются

Суточные — это фиксированная сумма, которую работодатель выплачивает за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, праздничные дни и дни в пути. Подтверждать суточные чеками и квитанциями не требуется — в отличие от расходов на проезд и проживание.

Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте (положении о командировках) или в коллективном договоре. Закон не ограничивает сумму суточных, однако для целей налогообложения действуют чёткие лимиты.

Необлагаемые лимиты суточных в 2026 году

Даже если компания установила свои размеры суточных, при расчёте НДФЛ и страховых взносов применяются нормы, установленные пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ:

Важные особенности:

• При загранкомандировке день пересечения границы при выезде из РФ оплачивается по «заграничной» норме, а день возвращения — по «российской»;
• При однодневной командировке по России суточные по закону не выплачиваются, однако работодатель вправе предусмотреть компенсацию в локальном акте;
• При однодневной загранкомандировке суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для зарубежных поездок.

Налогообложение суточных: НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ

Суточные в пределах лимитов (700 и 2 500 рублей) не облагаются налогом на доходы физических лиц. Если же организация выплачивает суточные сверх нормы, то сумма превышения облагается НДФЛ по стандартной ставке.

Пример: компания установила суточные по России в размере 1 000 рублей; Сотрудник был в командировке 5 дней и получил 5 000 рублей. Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 рублей. Сумма превышения: 1 500 рублей — с неё удерживается НДФЛ.

Страховые взносы

Аналогичное правило действует для страховых взносов: суточные в пределах 700 рублей (по России) и 2 500 рублей (за границу) взносами не облагаются. Суммы сверх лимита включаються в базу для начисления взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Исключение — взносы на травматизм (на страхование от несчастных случаев на производстве): суточные, выплаченные в размерах, установленных локальным актом организации, этими взносами не облагаются в полном объёме.

Налог на прибыль

Для целей налога на прибыль суточные признаются расходами в полном размере, установленном локальным нормативным актом организации, — без ограничения лимитами 700 и 2 500 рублей. Это важное отличие от правил по НДФЛ и взносам.

Как оформляются командировочные расходы

1. Издаётся приказ о направлении работника в командировку;
2. Сотруднику выдаётся аванс на предстоящие расходы (или он тратит собственные средства с последующим возмещением);
3. По возвращении работник в течение установленного срока представляет авансовый отчёт с подтверждающими документами: билетами, чеками, счетами гостиниц;
4. Бухгалтерия проверяет отчёт, утверждает его и производит окончательный расчёт.

В 2026 году порядок возмещения командировочных расходов остаётся прежним: работнику сохраняется средний заработок, компенсируются проезд и жильё, а также выплачиваются суточные. Ключевые моменты для работодателя и сотрудника:

• Лимиты суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами: 700 руб./день по России и 2 500 руб./день за границей;
• Превышение лимитов облагается НДФЛ и страховыми взносами;
• В расходы по налогу на прибыль суточные включаются полностью;
• Размеры суточных должны быть закреплены в локальном акте организации.

Грамотное оформление командировок и корректный расчёт налогов помогают избежать претензий со стороны налоговых органов и споров с работниками.