Командировочные выплаты — одна из самых частых тем вопросов у бухгалтеров и кадровиков․ Какие суммы освобождаются от страховых взносов‚ а какие включаются в базу для их начисления? Разберёмся подробно‚ с учётом актуальных правил‚ действующих в 2024–2026 годах․
Что входит в компенсацию командировочных расходов
Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ‚ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы‚ связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы‚ произведённые работником с разрешения или ведома работодателя․
Каждая из этих категорий имеет свои особенности обложения страховыми взносами․
Что не облагается страховыми взносами
На основании пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению страховыми взносами:
- суточные в пределах установленных норм — 700 рублей за каждый день командировки по России и 2 500 рублей за каждый день загранкомандировки;
- фактически произведённые и документально подтверждённые расходы на проезд до места назначения и обратно;
- расходы по найму жилого помещения‚ подтверждённые документально (чеки‚ квитанции‚ договоры);
- сборы за услуги аэропортов‚ комиссионные сборы‚ расходы на провоз багажа и другие целевые командировочные затраты;
Важно: если расходы на проживание не подтверждены документально‚ они освобождаются от взносов только в пределах тех же норм‚ что и суточные․
Когда компенсация облагается страховыми взносами
Суточные сверх норм
Если работодатель выплачивает суточные в размере‚ превышающем необлагаемый норматив (700 ₽ по России‚ 2 500 ₽ за границей)‚ то сумма превышения включается в базу по страховым взносам и облагается НДФЛ․ При этом размер суточных‚ установленный локальным нормативным актом организации‚ может быть любым — но взносами облагается только превышение над нормой НК РФ․
Пример: организация выплачивает суточные 1 000 ₽ в сутки при командировках по России․ Необлагаемая часть — 700 ₽‚ а с 300 ₽ нужно начислить страховые взносы и удержать НДФЛ․
Неподтверждённые расходы сверх норм
Если работник не предоставил документы‚ подтверждающие расходы на проживание‚ то суммы сверх нормативов облагаются взносами в общем порядке․
Однодневные командировки
При однодневных командировках суточные по общему правилу не выплачиваются․ Однако‚ как разъяснял Минфин (письмо от № 03-15-06/33309)‚ возмещение дополнительных расходов‚ связанных с такой командировкой‚ можно не облагать НДФЛ и взносами — при условии их документального подтверждения․
Новые правила с 2024 года для разъездного характера работы
С 1 января 2024 года (Закон от ) изменился порядок обложения суточных работникам с разъездным характером работы‚ в т․ч․ водителям․ Не облагать НДФЛ и страховыми взносами теперь можно только суточные в пределах норматива — 700 ₽ в день; Ранее действовавшая возможность освобождать от взносов всю сумму‚ установленную локальным актом‚ отменена․
Дата начисления взносов и отражение в отчётности
Моментом обложения страховыми взносами сверхнормативных суточных считается последний день месяца‚ в котором утверждён авансовый отчёт работника после возвращения из командировки․
В отчётности необходимо помнить:
- сверхнормативные суточные отражаются в расчёте 6-НДФЛ (код дохода 4800 «Иные доходы»);
- командировочные расходы в любом случае показываются в расчёте по страховым взносам (РСВ): необлагаемые суммы — в составе необлагаемых выплат‚ сверхнормативные, в облагаемой базе;
- в программе 1С: ЗУП для суточных сверх нормы настраивается отдельное начисление с обложением НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме․
Взносы на травматизм и налог на прибыль
Для взносов на страхование от несчастных случаев на производстве нормы суточных не установлены: не облагаются суточные в размере‚ предусмотренном локальным актом организации․ Аналогично для целей налога на прибыль суточные принимаются в расходы в полном объёме согласно внутренним документам компании․
- Суточные в пределах 700 ₽ (Россия) и 2 500 ₽ (заграница) страховыми взносами не облагаются․
- Превышение норм облагается взносами и НДФЛ․
- Документально подтверждённые расходы на проезд и проживание освобождаются от взносов полностью․
- С 2024 года для разъездных работников действует строгое нормирование суточных․
- База по взносам определяется на последний день месяца утверждения авансового отчёта․
Правильная квалификация командировочных выплат и корректное отражение их в отчётности помогут избежать доначислений и штрафов при проверках налоговых органов․