Компенсационные выплаты работникам — важная часть расчетов с персоналом, которая требует от бухгалтера точного знания счетов учета, налоговых норм и правил документального оформления. В данной статье подробно рассмотрим, какими бухгалтерскими проводками отражаются основные виды компенсаций, какие налоговые последствия возникают и на что обратить внимание при учете.

Что относится к компенсационным выплатам

Компенсационные выплаты — это денежные суммы, выплачиваемые работнику с целью возмещения затрат, понесенных им в связи с исполнением трудовых обязанностей, либо в иных случаях, предусмотренных законодательством. К наиболее распространенным видам относятся:

• компенсация за использование личного автомобиля (иного имущества) в служебных целях;
• компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
• компенсация за задержку выплаты заработной платы;
• компенсация расходов на проезд, проживание при командировках (сверх подотчетных сумм);
• компенсация стоимости молока и других продуктов при вредных условиях труда;
• компенсация расходов на переезд при переводе на работу в другую местность;
• компенсация за работу во вредных и опасных условиях труда.

Счета бухгалтерского учета для отражения компенсаций

Выбор счета зависит от характера выплаты:

• Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — применяется для компенсаций, связанных с оплатой труда (компенсация за неиспользованный отпуск, за задержку зарплаты);
• Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — используется для компенсаций, не связанных напрямую с оплатой труда (компенсация за использование личного автомобиля, возмещение иных расходов работника);
• Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — применяется при возмещении командировочных и иных подотчетных расходов.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Один из самых частых вопросов на практике. Согласно Инструкции по применению Плана счетов, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Начисление и выплата компенсации оформляются следующими проводками:

ДЕБЕТ 20, 26, 44 — КРЕДИТ 73
— начислена компенсация за использование личного автомобиля (счет затрат выбирается в зависимости от того, где работает сотрудник: основное производство, управленческий персонал, торговля);

ДЕБЕТ 73, КРЕДИТ 50, 51
— компенсация выдана из кассы или перечислена на банковскую карту работника.

Налоговые последствия

Если компенсация выплачивается в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от № 92, она не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если выплата производится сверх норм, сумма превышения подлежит налогообложению НДФЛ, что отражается проводкой:

ДЕБЕТ 73 — КРЕДИТ 68
— удержан НДФЛ с суммы превышения норматива.

На сумму превышения также начисляются страховые взносы:

ДЕБЕТ 20, 26, 44 — КРЕДИТ 69
— начислены страховые взносы на сверхнормативную часть компенсации.

Что означает «в служебных целях»

Формулировку «в служебных целях» следует понимать буквально: поездка на личном автомобиле должна быть вызвана производственной необходимостью и совершена работником в рамках выполнения трудовых обязанностей, а не по личным делам. Например:

• бухгалтер едет в банк за выпиской — выписка нужна организации, а не лично работнику, значит поездка служебная;
• кассир едет в обособленное подразделение для выдачи зарплаты, служебная цель;
• директор или его заместитель едет в обособленное подразделение в другом городе, служебная цель.

Основанием для выплаты служат соглашение между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ), приказ руководителя и подтверждающие документы (путевые листы, отчеты о поездках).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Выплачивается при увольнении работника либо за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, по заявлению работника. Проводки:

ДЕБЕТ 20, 26, 44 — КРЕДИТ 70
— начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 68
— удержан НДФЛ (компенсация облагается налогом в полном объеме);

ДЕБЕТ 20, 26, 44 — КРЕДИТ 69
— начислены страховые взносы;

ДЕБЕТ 70 — КРЕДИТ 50, 51
— компенсация выплачена работнику.

Компенсация за задержку выплаты заработной платы

Согласно ст. 236 ТК РФ, при нарушении сроков выплаты зарплаты работодатель обязан выплатить компенсацию в размере не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки. Проводки:

ДЕБЕТ 91.2 — КРЕДИТ 73
— начислена компенсация за задержку зарплаты (относится на прочие расходы);

ДЕБЕТ 73 — КРЕДИТ 50, 51
— компенсация выплачена работнику.

Данная компенсация не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), однако страховые взносы на нее, по позиции контролирующих органов, начисляются.

Компенсация расходов на молоко при вредных условиях труда

Работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, выдается молоко или выплачивается компенсация его стоимости:

ДЕБЕТ 20, 23, 25, КРЕДИТ 73
— начислена компенсация стоимости молока;

ДЕБЕТ 73 — КРЕДИТ 50, 51
— компенсация выплачена.

В пределах установленных норм такая компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Сводная таблица основных проводок

• Дт 20 (26, 44) — Кт 73 — начисление компенсаций, не связанных с оплатой труда;
• Дт 20 (26, 44) — Кт 70 — начисление компенсаций, связанных с оплатой труда;
• Дт 91.2 — Кт 73 — начисление компенсации за задержку зарплаты;
• Дт 70 (73), Кт 68 — удержание НДФЛ;
• Дт 20 (26, 44) — Кт 69 — начисление страховых взносов;
• Дт 70 (73) — Кт 50 (51) — выплата компенсации работнику.

Рекомендации бухгалтеру

1. Закрепите порядок и размеры компенсационных выплат в коллективном договоре, трудовых договорах или локальных нормативных актах.
2. Требуйте документальное подтверждение служебного характера расходов (приказы, путевые листы, отчеты).
3. Разделяйте выплаты в пределах норм и сверх норм для корректного исчисления НДФЛ и страховых взносов.
4. Проверяйте правильность выбора счета: 70, для выплат, связанных с оплатой труда, 73 — для прочих расчетов с персоналом.
5. Своевременно перечисляйте удержанный НДФЛ и начисленные взносы в бюджет.

Корректный учет компенсационных выплат требует внимательного подхода к классификации выплат, выбору счетов и применению налоговых норм. Правильное оформление проводок и документальное подтверждение расходов позволят избежать претензий со стороны налоговых органов и штрафных санкций при проверках.