Вопрос возмещения транспортных затрат, связанных с проездом к месту медицинского обследования, лечения или долечивания, регулируется комплексом нормативных правовых актов: Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), федеральными законами, постановлениями Правительства РФ, а также локальными нормативными актами организаций․ В 2026 году актуальность данной темы сохраняется как для работников коммерческих организаций, так и для госслужащих, пенсионеров и лиц, работающих в условиях Крайнего Севера․

Нормативная правовая база

Основные документы, регулирующие порядок компенсации:

• Статья 185 ТК РФ — возмещение расходов, связанных с командировкой (если обследование назначено работодателем или является обязательным по трудовому договору/закону)․
• Статья 325 ТК РФ — компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (актуально для северян и приравненных категорий)․
• Федеральный закон от № 166-ФЗ «О государственной социальной помощи» (ст․ 7, 14․1) — возмещение проезда к месту лечения/обследования для нетрудоспособных граждан, пенсионеров, участников ВОВ, лиц, пострадавших от радиационных катастроф․
• Постановление Правительства РФ от № 176 (ред․ от ), Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда по территории РФ пенсионерам и иным категориям граждан․
• Приказ Минтруда России от № 102н — типовые формы заявлений и приказов о компенсации․
• Отраслевые соглашения и локальные нормативные акты (ЛНА) организации (Положение о возмещении расходов, Положение о социальных гарантиях)․

Категории лиц, имеющих право на компенсацию

Право на возмещение проезда к месту обследования возникает в зависимости от основания направления на обследование:

Работники, проходящие обязательные медосмотры (ст․ 212, 213 ТК РФ)

Если прохождение предварительного или периодического медицинского осмотра является обязанностью работника (вредные/опасные условия труда, пищевые работники, водители и т․д․), расходы на проезд к поликлинике и обратно возмещаются работодателем (ч․ 4 ст․ 213 ТК РФ, письмо Роструда)․ Обычно это оформляется в рамках командировочных расходов (суточные не выплачиваются, если обследование в том же населенном пункте), либо как возмещение расходов на проезд городского транспорта/ЖД/автобусом междугороднего сообщения․

Работники, направленные на ВЛЭК (МСЭ) или лечение по производственной травме/заболеванию

Расходы на проезд к месту прохождения ВЛЭК, в санаторий-курортное лечение по направлению ФСС (СФР) или к месту долечивания после производственной травмы возмещаются за счет средств Страхователя (работодателя) или Фонда соцстрахования (СФР) в порядке, установленном ст․ 22 Федерального закона № 125-ФЗ и ст․ 14 Закона № 255-ФЗ․

Работники Крайнего Севера и приравненных местностей (ст․ 325 ТК РФ)

Гражданам, непрерывно работающим на Севере не менее 6 месяцев (в приравненных — 1 год), ежегодно предоставляется компенсация проезда к месту отпуска и обратно для себя и членов семьи․ Если обследование/лечение совпадает с отпуском или назначено в период отпуска, применяются нормы ст․ 325 ТК РФ․

Пенсионеры и льготные категории граждан (Постановление № 176)

Неработающие пенсионеры по старости, инвалидам, участникам ВОВ, лицам, пострадавшим от ЧАЭС и др․, имеют право на бесплатный проезд (или возмещение его стоимости) к месту стационарного лечения/обследования и обратно один раз в год (в некоторых случаях — чаще) по территории РФ․ Вид транспорта: железнодорожный (плацкарт), водный, автомобильный, авиа (для труднодоступных районов)․

Государственные гражданские служащие (ГКС) и военные

Регулируется Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» и ведомственными приказами․ В системе 1С:ЗКГУ 2․0 оформляется разовой выплатой по документу «Разовая выплата» с видом расчета «Компенсация проезда к месту обследования/лечения»․

Порядок оформления и выплаты

Необходимый пакет документов (ч․ 4․4 типовых правил)

Для получения компенсации сотрудник (или пенсионер) должен представить в бухгалтерию/соцзащиту:

1. Заявление о компенсации расходов (по форме Приказа Минтруда № 102н или форме ЛНА)․
2. Направление (направление) на обследование/лечение от врача/работодателя/ВЛЭК/СФР․
3. Документы, подтверждающие факт проезда и его стоимость:
   • Билеты на поезд/самолет/автобус/корабль (оригиналы или электронные регистрационные квитанции с маршрутом, ФИО, датой, стоимостью)․
   • Багажная квитанция (если возмещается провоз багажа)․
   • Чеки/квитанции об оплате проезда городским/пригородным транспортом (если предусмотрено ЛНА)․
   • Справка из медицинской организации о факте посещения/прохождения обследования в указанные даты․
4. Копия паспорта и СНИЛС (при первом обращении);
5. Банковские реквизиты для перечисления средств․

Сроки выплаты

• Работодатель: в ближайший день выдачи заработной платы после представления документов (ст․ 136 ТК РФ), но не позднее 3 рабочих дней с момента предоставления пакета документов (рекомендации Роструда)․
• СФР (для пенсионеров/пострадавших): в течение 10 дней со дня представления документов в МФЦ/СФР/Почту России․

Особенности расчета суммы

• Железная дорога: возмещается стоимость проездного билета в плацкартном вагоне (или купе — если предусмотрено ЛНА/отраслевым соглашением) по тарифам РЖД на день покупки․
• Авиатранспорт: только эконом-класс, только при отсутствии иного сообщения или по медпоказаниям (справка врача)․
• Автотранспорт: по тарифам регулярных рейсов․
• Проезд к/от вокзала/аэропорта: возмещается за счет средств работника, если иное не установлено коллективным договором/ЛНА (для пенсионеров по Постановлению № 176 — возмещается в пределах нормы)․

Налогообложение и страховые взносы (2026 год)

Критически важный момент для бухгалтерии — правильная классификация выплаты для целей НДФЛ и взносов․

Важно: Если работодатель оплачивает билет напрямую (через ТМК/агентство) за счет своих средств по обязательному медосмотру — это расходы по ст․ 255 НК РФ (уменьшают базу налога на прибыль), НДФЛ и взносы не удерживаются/не начисляются․ Если выдаются подотчетные средства, нужен отчет с чеками․

Бухгалтерский учет (ПБУ 10/99, ФСБУ 27/2021, План счетов 2026)

В 2026 году применяется обновленный План счетов (Приказ Минфина от № 217н)․ Типовые проводки:

Обязательный медосмотр / Производственная травма (Расходы работодателя)

• Дт 20 / Кт 60 — выставлен счет агентством/перевозчиком за билеты․
• Дт 44 (20, 26) / Кт 60, списание стоимости билетов на расходы основного производства/управления/продаж․
• Дт 70 / Кт 50 (51), выдача подотчетных сумм сотруднику на покупку билетов․
• Дт 44 (20, 26) / Кт 70 — списание по авансовому отчету с приложенными билетами․

Компенсация северянам (ст․ 325 ТК РФ), Вознаграждение персонала

• Дт 20 (26, 44) / Кт 70 — начисление суммы компенсации․
• Дт 70 / Кт 68․01 — удержание НДФЛ․
• Дт 20 (26, 44) / Кт 69․01, 69․02, 69․03 — начисление страховых взносов․
• Дт 70 / Кт 50 (51) — выплата на руки/на карту․

Выплата пенсионерам от имени СФР (агентское соглашение)

• Дт 76․АВ / Кт 51 — получение средств от СФР․
• Дт 76․АВ / Кт 50 (51) — выплата пенсионеру․
• НДФЛ и взносы не начисляются․

Судебная практика и типичные ошибки

• Отказ в выплате по отсутствию билетов: Суды (обзор Судебной практики ВС РФ № 3 за 2023-2024 гг;) указывают, что при утере билетов можно восстановить право через запрос в перевозчика (РЖД, авиакомпанию) или предоставление банковской выписки об оплате + справки из медучреждения․ Отказ недопустим, если факт поездки доказан иными способами․
• Класс обслуживания: Работодатель не имеет права возмещать только «плацкарт», если сотрудник ехал купе/СВ, если это не зафиксировано в ЛНА/Коллективном договоре․ По умолчанию возмещается фактически понесенные расходы (ст․ 168 ГК РФ, ст․ 185 ТК РФ), но в пределах разумности․ Для северян (ст․ 325 ТК РФ) жестко зафиксирован плацкарт/купе по тарифам․
• Налоговые риски: Начисление компенсации проезда к отпуску (ст․ 325 ТК РФ) без удержания НДФЛ и взносов — грубое нарушение, влекает начисление пени, штрафов (ст․ 122, 123 НК РФ) и доп․ начислений по итогам проверки ФНС/СФР․
• Сроки представления документов: ЛНА не могут устанавливать сроки представления документов короче 3 лет (общий срок исковой давности ст․ 196 ГК РФ), но для удобства учета рекомендуется устанавливать разумные сроки (например, в течение календарного месяца после возвращения)․

Особенности оформления в 1С:ЗУП 3․1 / 1С:ЗКГУ 2․0 (актуально на 2026 год)

1. Настройка видов расчетов: Создать/проверить вид расчета «Компенсация проезда к месту обследования/лечения»․
   • Для медосмотров/травм: флаг «Не облагается НДФЛ», «Не входит в базу взносов»․
   • Для северян (ст․ 325 ТК РФ): флаги «Облагается НДФЛ», «Входит в базу взносов»․
2. Документ «Начисление заработной платы» / «Разовая выплата» (ЗКГУ): Выбрать вид расчета, указать сумму, основание (приказ, заявление)․
3. Документ «Авансовый отчет»: Если выданы подотчетные․ Обязательно заполнить вкладку «НДФЛ» и «Взносы» согласно настройкам вида расчета․
4. Регламентированная отчетность: Данные по не облагаемым доходам (медосмотры) попадают в 6-НДФЛ (стр․ 180, код дохода 2720) и в СВЕДУСТЬ (как не входящие в базу)․ Данные по северянам — в общий доход (код 2000)․

Резюме: чек-лист для HR и Бухгалтера

1. Определить правовое основание (обязательный медосмотр, производственная травма, Север, соцподдержка пенсионера, инициатива работодателя)․
2. Проверить ЛНА организации (Положение о возмещении расходов, Коллективный договор) — они могут расширять права по сравнению с законом, но не сужать их․
3. Собрать пакет документов (Заявление, Направление, Билеты/Чеки, Справка из ЛПУ)․
4. Рассчитать сумму строго по тарифам перевозчика на дату покупки (не по текущим тарифам на дату расчета)․
5. Правильно определить налоговый режим (НДФЛ/Взносы) — см․ таблицу в разделе 4․
6. Сделать проводки по актуальному Плану счетов 2026 года․
7. Отразить в 6-НДФЛ и СВЕДУСТЬ корректно․
8. Выплатить деньги в установленные сроки (не позднее зарплатного дня/10 дней для СФР)․

Дата актуальности информации: 02 октября 2026 г․ Нормативная база учитывает изменения, вступившие в силу к указанной дате (в т․ч․ Постановление Правительства РФ от № 719, изменения в План счетов от № 217н)․

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору, налоговому консультанту или адвокату․