Многие организации используют личные автомобили сотрудников для служебных поездок. В таких случаях работнику положена компенсация. Однако вопрос её налогообложения вызывает немало споров у бухгалтеров и руководителей. Разберёмся, как правильно оформить выплаты, какие налоги и взносы придётся заплатить, и какие изменения вступают в силу в 2026 году.
Правовая основа выплаты компенсации
Право сотрудника на компенсацию закреплено в статье 188 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, при использовании работником с согласия или ведома работодателя личного имущества (в т.ч. автомобиля) в интересах организации ему выплачивается:
- компенсация за использование, износ (амортизацию) имущества;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией (топливо, техническое обслуживание, ремонт).
Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Обычно условия фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору или в отдельном приказе руководителя.
НДФЛ с компенсации за личный автомобиль
Ключевая норма — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Она освобождает от НДФЛ все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, в пределах установленных норм.
ФНС России неоднократно разъясняла, что не облагаются НДФЛ компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей, в т.ч. при использовании личного автомобиля в служебных целях. При этом важно соблюдать лимиты, установленные Постановлением Правительства РФ № 92 от :
- 1 200 рублей в месяц — для легковых автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2000 куб. см включительно;
- 1 500 рублей в месяц — для автомобилей с объёмом двигателя свыше 2000 куб. см.
Что изменится с 25 мая 2026 года
Обратите внимание: с 25 мая 2026 года лимиты для целей налогообложения пересматриваются. Федеральным законодательством предусмотрено обновление норм, поэтому работодателям следует внимательно отслеживать изменения и своевременно корректировать локальные нормативные акты и соглашения с сотрудниками. Выплаты сверх установленных лимитов будут облагаться НДФЛ в общем порядке.
Страховые взносы
Ситуация со страховыми взносами отличаеться. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ, компенсации за использование личного имущества в служебных целях не облагаются страховыми взносами в размере, определённом соглашением между работником и работодателем. То есть жёсткие лимиты Постановления № 92 здесь не применяются — важно, чтобы сумма была:
- экономически обоснована;
- зафиксирована в письменном соглашении;
- подтверждена документально (путевые листы, чеки на ГСМ, акты).
Налог на прибыль и УСН
Компенсация сотрудникам за использование их личного автомобиля в работе включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Однако для целей налога на прибыль расходы признаются только в пределах норм Постановления № 92 — 1 200 или 1 500 рублей в месяц.
Аналогичное правило действует для организаций на упрощённой системе налогообложения с объектом «доходы минус расходы» (подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ).
Необходимые документы
Чтобы избежать претензий налоговых органов, рекомендуется оформить:
- дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием размера компенсации;
- приказ руководителя о выплате компенсации;
- копию свидетельства о регистрации транспортного средства;
- путевые листы или иные документы, подтверждающие служебный характер поездок;
- расчёт компенсации и документы, подтверждающие расходы (чеки АЗС, квитанции).
Компенсация за использование личного автомобиля — законный и удобный способ возместить сотруднику затраты. Главное — правильно оформить документы, соблюдать лимиты для НДФЛ и налога на прибыль, а также следить за изменениями законодательства, вступающими в силу в 2026 году. Выплаты сверх норм потребуют удержания НДФЛ, поэтому своевременная корректировка соглашений поможет избежать налоговых рисков и штрафов.