Использование личного автомобиля или мотоцикла сотрудника в служебных целях — распространённая практика, особенно в компаниях, где работа связана с разъездами. Законодательство обязывает работодателя компенсировать работнику расходы, связанные с эксплуатацией личного транспорта. В 2024 году нормы таких компенсаций были увеличены вдвое, что существенно изменило подходы к учёту этих выплат.

Правовые основания для выплаты компенсации

Основным нормативным актом является статья 188 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается:

• компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств;
• возмещение расходов, связанных с их использованием (топливо, техническое обслуживание и т.д.).

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Новые лимиты компенсации с 2024 года

Постановлением Правительства РФ от № 417 внесены изменения в Постановление Правительства РФ от № 92. Нормы компенсации, учитываемые в налоговых расходах на ОСН, УСН и ЕСХН, увеличены вдвое:

• для легковых автомобилей с объёмом двигателя до 2000 куб. см, 2400 рублей в месяц (ранее — 1200 рублей);
• для легковых автомобилей с объёмом двигателя свыше 2000 куб. см — 3000 рублей в месяц (ранее — 1500 рублей);
• для мотоциклов, 1200 рублей в месяц (ранее — 600 рублей).

Документ вступил в силу 5 апреля 2024 года, однако его действие распространено на правоотношения, возникшие с 1 января 2024 года. Это означает, что организации вправе применять повышенные нормативы задним числом.

Налоговый учёт компенсации

Налог на прибыль и УСН

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях учитывается в составе прочих расходов только в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Суммы сверх лимитов в налоговых расходах не учитываются. Это подтверждает, в частности, Письмо УФНС России по г. Москве от № 16-17/069746.

При перерасчёте компенсации в связи с повышением норм организация вправе внести изменения в декларацию по налогу на прибыль за 1-й квартал 2024 года и подать уточнённую декларацию за этот период.

НДФЛ и страховые взносы

Важный момент: нормы Постановления № 92 применяются только для целей налога на прибыль (УСН, ЕСХН). Для НДФЛ и страховых взносов действует иной подход:

• НДФЛ — не облагается вся сумма компенсации, установленная соглашением сторон, если она экономически обоснована и документально подтверждена (п. 3 ст. 217 НК РФ);
• страховые взносы — не начисляются на компенсацию в размере, определённом соглашением между работником и работодателем (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Как оформить компенсацию: пошаговый порядок

1. Соглашение об использовании личного транспорта. Составляется в письменной форме (может быть частью трудового договора или отдельным документом). В нём указываются характеристики транспорта, размер компенсации, порядок возмещения расходов.
2. Приказ руководителя. Издаётся приказ о выплате компенсации с указанием работника, размера выплат и основания.
3. Подтверждающие документы. Копия ПТС или свидетельства о регистрации, путевые листы, чеки на ГСМ, отчёты о поездках.
4. Выплата компенсации. Производится, как правило, ежемесячно вместе с заработной платой.

Компенсация при служебных командировках

Если работник направляется в командировку на личном автомобиле, помимо стандартной компенсации за использование транспорта, ему полагаются:

• суточные в установленном размере;
• возмещение расходов на проезд — фактические затраты на топливо при подтверждении маршрута (путевые листы, чеки АЗС, служебная записка);
• возмещение расходов по найму жилого помещения;

Факт использования личного транспорта для поездки в командировку целесообразно зафиксировать в приказе о направлении в командировку и служебном задании.

Рекомендации работодателям

• Закрепите порядок и размеры компенсации в локальном нормативном акте или коллективном договоре;
• Обеспечьте документальное подтверждение разъездного характера работы (должностные инструкции, маршрутные листы);
• Проверьте, применяете ли вы повышенные нормы с 1 января 2024 года, и при необходимости подайте уточнённые декларации;
• Помните: сверхнормативные выплаты не уменьшают налоговую базу по прибыли, но при обоснованности не облагаются НДФЛ и взносами.

Увеличение лимитов компенсации Постановлением Правительства РФ № 417, позитивное изменение как для работодателей, так и для работников. Компании получили возможность учитывать в расходах большие суммы, а сотрудники — получать более справедливое возмещение затрат на использование личного транспорта. Главное условие — корректное оформление документов и соблюдение установленного порядка выплат.