Самое главное помнить, что запись в трудовой книжке – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Ошибки при её оформлении могут привести к проблемам с пенсией, социальными выплатами и трудовой характеристикой. Поэтому каждый раз, когда происходит увольнение, необходимо точно знать, кто именно уполномочен ставить подпись и какие процедуры следует соблюдать.
Правовая база
Трудовые отношения в Украине регулируются Трудовым кодексом Украины и рядом подзаконных актов; С 10 июня 2026 года вводится обязательная оцифровка трудовой книжки. До этой даты работодатели обязаны:
- внести все необходимые записи в бумажный вариант трудовой книжки;
- передать работнику электронный эквивалент (если он уже оформлен).
С 10 июня 2026 года учет трудового стажа будет осуществляться в цифровой форме через Единый реестр трудовой книжки (e‑Книга), но подписи в бумажном документе сохраняют юридическую силу до полной миграции данных.
Кто имеет право расписываться в трудовой книжке?
При увольнении в трудовой книжке должна быть сделана запись, сопровождающаяся подписью (или электронной подписью) уполномоченного лица. Ниже перечислены основные категории лиц, имеющих право подписывать документ.
Работодатель (директор, представитель)
- Директор предприятия – подписывает запись о прекращении трудового договора, указывая причину увольнения, дату и подпись.
- Уполномоченный представитель (заместитель директора, главный бухгалтер, руководитель отдела кадров) – может подписать запись при наличии письменного доверия от директора (доверенность).
Работник
- Сотрудник обязан расписаться в своей трудовой книжке в графе «Подпись работника». Это подтверждает согласие с указанной причиной увольнения и датой выхода.
- Если работник отказывается подписать запись, в книге фиксируется отметка «Отказ от подписи», и работодатель делает копию записи для подтверждения.
Представитель работника
- Если работник находится в отпуске, находится за границей или по иным уважительным причинам не может подписаться лично, его законный представитель (например, супруг, родитель, законный опекун) может расписаться при предъявлении доверенности от работника.
Электронная подпись (e‑Книга)
- С 10 июня 2026 года запись в электронный реестр может быть подписана цифровой подписью уполномоченного лица предприятия.
- Электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и рукописная, но должна соответствовать требованиям Закона Украины «Об электронном документе и электронных доказательствах».
Как выглядит правильная запись при увольнении?
- Дата увольнения (день, месяц, год).
- Причина прекращения трудового договора (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по обоюдному согласию, по сокращению и т.д.).
- Подпись работодателя (директор/уполномоченный) и печать организации.
- Подпись работника (или его законного представителя).
- Записка о предоставлении справки об увольнении и расчёте.
Пример записи в бумажной трудовой книжке:
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата). Подпись работодателя: ___________ (директор) Печать Подпись работника: ___________ (Иванов И.И.)
Что делать, если подпись поставлена неверно?
Если в трудовой книжке допущена ошибка (неправильная дата, неверная причина, отсутствие подписи), необходимо:
- Составить акт исправления с указанием причины исправления и подписью обеих сторон;
- Сделать записку в свободном месте книжки, где будет указано, что запись исправлена, и добавить подписи;
- Для электронных записей – подать запрос в Центр электронных услуг e‑Книга для корректировки с приложением подтверждающих документов.
Контакты для обращения
Если у вас возникли вопросы или споры, связанные с записью в трудовой книжке, вы можете обратиться по следующим каналам:
- Государственная служба Украины по вопросам труда
Тел.: +380 (44) ‑30‑00‑00
E‑mail: info@ddu.gov.ua
Адрес: ул. ###, 12, г. Киев, 01001
Помогут уточнить порядок заполнения и подписи в трудовой книжке. - Министерство социальной политики Украины
Тел.: +380 (44) ‑01‑23‑45
E‑mail: support@mos.gov.ua
Адрес: пр. Мирного, 14, г. Киев, 01034
Оказывают консультацию по вопросам пенсионного стажа и электронных трудовых книжек. - Региональная служба по труду (в каждом районе)
Тел.: +380 (48) ‑55‑55‑55
E‑mail: regional@lab.gov.ua
Адрес: ул. ###, 7, г. Одесса, 65000
Рассмотрит жалобы на нарушения при оформлении записей в книжке. - Центр электронных услуг «e‑Книга»
Сайт: https://ekniga.gov.ua
Тел.: +380 (67) ‑30‑03‑00
E‑mail: support@ekniga.gov.ua
Техподдержка по работе с цифровыми трудовыми книжками. - Профсоюзный комитет предприятия
Тел.: +380 (67) ‑22‑22‑22
E‑mail: union@company;ua
Поможет в переговорах с работодателем и проверит корректность записи.
Полезные рекомендации
- Уточняйте форму записи заранее. Проконсультируйтесь с отделом кадров или юристом, прежде чем подписать книжку.
- Сохраняйте копию записей. Фотографируйте страницу с записью об увольнении – это может пригодиться в случае спора.
- Проверяйте цифровой реестр. После 10 июня 2026 года входите в личный кабинет e‑Книга и убедитесь, что запись отображается корректно.
- Не подписывайте, если не согласны. В случае несогласия с причиной увольнения, укажите «Отказ от подписи» и попросите работодателя оформить акт согласования.
При увольнении в трудовой книжке подпись может поставить директор или уполномоченный представитель предприятия, сам работник (или его законный представитель), а с 10 июня 2026 года – электронная подпись в системе e‑Книга. Правильное оформление записи гарантирует сохранность трудового стажа и упрощает дальнейшее получение социальных пособий.
Очень важно убедиться, что все подписи поставлены корректно, а при возникновении вопросов или конфликтов своевременно обращаться в указанные выше организации.