Вопрос оплаты и возмещения предварительного медицинского осмотра (предварительного медосмотра) при приеме на работу регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)‚ федеральными законами и подзаконными актами. Работодатель не имеет права перекладывать эту обязанность на работника. В статье подробно разбираем‚ кто и в какие сроки должен оплатить осмотр‚ как оформить возмещение‚ если сотрудник заплатил сам‚ и какие нюансы учитывать в 2024–2026 годах.

Нормативная база: кто обязан платить за медосмотр

Согласно ст. 212‚ 213 ТК РФ и ФЗ-323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» (ст. 19‚ 20)‚ обеспечение проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров — прямая обязанность работодателя.

• Организация: Работодатель заключает договор с медицинской организацией (лицензиатом)‚ выдает направление сотруднику.
• Оплата: Все расходы по оплате медосмотра‚ а также связанные с ним затраты (переезд‚ питание при необходимости) несет работодатель (ч. 3 ст. 213 ТК РФ).
• Время прохождения: Медосмотр проводится в рабочее время (с сохранением среднего заработка) или в нерабочее — с выплатой за этот день не менее в однократном размере (ч. 4 ст. 213 ТК РФ).

Важно: Отказ кандидата от прохождения обязательного предварительного медосмотра влечет отказ в приеме на работу. Однако сам работодатель не может нанять человека без медосмотра‚ если он обязателен по закону — это грозит штрафами (ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Кому обязателен предварительный медосмотр

Не для всех сотрудников медосмотр обязателен. Перечень категорий закреплен в ст. 213 ТК РФ и Приказе Минтруда‚ Минздрава от № 988н/1420н (перечни вредных/опасных факторов и работ);

Основные категории (неисчерпывающий список):

1. Работники до 18 лет (ст. 266 ТК РФ), ежегодно до 18 лет.
2. Работники на работах с вредными/опасными условиями труда (по перечням № 988н/1420н).
3. Водители и работники‚ деятельность которых связана с движением транспорта (ст. 328 ТК РФ).
4. Работники подземных работ (ст. 330.3 ТК РФ).
5. Работники пищевой промышленности‚ общепита‚ торговли‚ водоснабжения‚ медорганизаций‚ детских учреждений (ст. 220 ТК РФ — предварительный и периодический).
6. Спортсмены (ст. 348.3 ТК РФ).
7. Работники в районах Крайнего Севера и приравненных (ст. 324 ТК РФ).
8. Вахтовые работники (ст; 298 ТК РФ).

Для офисных сотрудников (менеджеров‚ бухгалтеров‚ IT-специалистов)‚ не подпадающих под перечни вредных факторов‚ обязательный предварительный медосмотр не требуется (если не введены дополнительные требования органами местного самоуправления по ч. 6 ст. 220 ТК РФ).

Сроки возмещения расходов: если работник оплатил сам

Идеальная схема: работодатель платит клинике напрямую по договору/счету. Но на практике бывают ситуации‚ когда сотрудник (или кандидат) оплатил осмотр из своего кармана (например‚ срочно прошел в частной клинике до выдачи направления работодателем или в другой локации).

Закон не устанавливает жесткий календарный срок (например‚ «в течение 3 дней») для возмещения.

Однако исходя из общих норм ТК РФ:

• Ст. 131 ТК РФ — заработная плата (и компенсационные выплаты) выплачивается не реже двух раз в месяц.
• Ст. 168 ТК РФ — компенсации за расходы‚ связанные с исполнением трудовых обязанностей‚ выплачиваются в порядке‚ установленном коллективным договором‚ локальным нормативным актом (ЛНА) или трудовым договором.

Рекомендуемые и безопасные сроки для работодателя:

1. В ближайший расчетный период (выплату зарплаты/аванса) после предоставления сотрудником чека/договора и заключения врача. Это наиболее распространенная практика.
2. В течение 10 рабочих дней с момента предоставления документов — если так прописано в ЛНА (Положении о компенсациях/медицинских осмотрах).
3. Не позднее следующего зарплатного дня — минимальный стандарт соблюдения ст. 131 ТК РФ.

Риск задержки: Если работодатель не возмещает расходы вовремя‚ это считается задержкой заработной платы (компенсационной выплаты). Последствия: неустойка по ст. 236 ТК РФ (1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки)‚ штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ‚ моральный вред.

Порядок оформления возмещения (пошагово)

Шаг 1. Локальный нормативный акт (ЛНА)

Утвердите Положение о порядке проведения и оплаты обязательных медицинских осмотров (или включите раздел в Положение о зарплате/компенсациях). В нем пропишите:

• Перечень должностей‚ подлежащих осмотру.
• Порядок выдачи направлений (образец по Приказу Минздравсоцразвития от № 1112н).
• Порядок возмещения расходов‚ если работник оплатил сам: сроки подачи документов‚ сроки выплаты‚ реквизиты для перевода.
• Условие: возмещение только при наличии заключения о прохождении медосмотра и фискального чека/квитанции;

Шаг 2. Выдача направления на медосмотр

Даже если кандидат уже прошел осмотр самостоятельно‚ работодатель обязан выдать направление (бланк 086/у или форма установленная Приказом № 1112н). Приказ о приеме на работу (Т-1) выдается после получения заключения о пригодности.

Нюанс 2024–2026 гг.: По Письму Роструда от № ПГ/17139-6-2 и п. 7 Порядка медосмотров (Постановление Правительства РФ от № 2464)‚ при проведении предварительного осмотра учитываются результаты ранее проведенных (не позднее одного года) осмотров‚ диспансеризаций‚ подтвержденных меддокументами. Но направление выдавать все равно нужно.

Шаг 3. Предоставление документов сотрудником

Для возмещения сотрудник предоставляет в бухгалтерию/кадры:

• Копию заключения врачебной комиссии / выписку из медкарты (ф. 086/у) с отметкой «Пригоден».
• Оригинал фискального чека (или квитанции‚ договора с клиникой) на оплату услуг;
• Заявление на возмещение расходов (в свободной форме или по форме ЛНА).
• Копию паспорта и реквизиты карты для перевода (если не зарплатный проект).

Шаг 4. Приказ о возмещении

Издается приказ (распоряжение) руководителя. Образец структуры:

• Основание: заявление сотрудника‚ чек‚ заключение‚ ЛНА‚ ст. 168 ТК РФ.
• Сумма возмещения (не более фактических расходов‚ подтвержденных чеком).
• Срок выплаты (например‚ «в составе зарплаты за [месяц]» или «в течение 5 рабочих дней»).
• Источник финансирования (статья бюджета/сметы расходов).

Шаг 5. Бухгалтерский учет и налоги

• НДФЛ: Возмещение расходов на обязательный медосмотр не облагается НДФЛ (п. 31 ст. 217 НК РФ)‚ так как это компенсация расходов работодателя‚ ложенного на работника. Важно: в чеке должна быть услуга «Медицинский осмотр» / «Предварительный медосмотр»‚ а не просто «Консультация терапевта».
• Страховые взносы: Не подлежат облажению взносами (п. 1 ст. 422 НК РФ — не входит в базу‚ так как не является вознаграждением за труд).
• Учет: Дт 70 / Кт 51 (или 50) — выплата сотруднику. Дт 20/26/44 / Кт 60/76 — учет расходов организации на медосмотр (в составе затраты на производство/реализацию для налога на прибыль‚ ст. 255 НК РФ).

Срок действия результатов медосмотра и повторное возмещение

Согласно п. 7 Порядка медосмотров (Пост. № 2464):

Результаты ранее проведенных (не позднее одного года) предварительного или периодического осмотра‚ диспансеризации учитываются при проведении нового осмотра.

Что это значит для работодателя:

• Если у кандидата есть свежее (не старше года) заключение о прохождении предварительного медосмотра по тем же вредным факторам‚ его можно принять к работе‚ не отправляя на полный повторный осмотр (экономия денег и времени).
• Но направление от вашей организации выдавать обязательно‚ а в медкарту (ф. 086/у) врач вносит отметку об учете предыдущих данных.
• Если предыдущий осмотр старше года — нужен новый полный осмотр за счет работодателя.

Типичные ошибки работодателей (чек-лист)

Образец приказа о возмещении расходов (структура)

ПРИКАЗ
ООО «Ромашка» № 45-к
г. Москва‚ 15 октября 2026 г.

О возмещении расходов на предварительный медицинский осмотр

На основании:
- ст. 168‚ 213 ТК РФ;
- Положения о порядке проведения и оплаты обязательных медицинских осмотров ООО «Ромашка» от ;
- Заявления менеджера по продажам Иванова И.И. от ;
- Фискального чека № 12345 от (ЧОУЗ «Здоровье»);
- Заключения врачебной комиссии (ф. 086/у) от о пригодности к работе.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Возместить Иванову И.И. расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра при приеме на работу в сумме 3 500 (Три тысячи пятьсот) рублей 00 копеек.
Выплату произвести путем перечисления на зарплатную карту Иванова И.И. в составе заработной платы за октябрь 2026 г. (не позднее ).
Расходы отнести на статью затрат «Медицинские осмотры персонала» (счет 26 / 44).
Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Петрова П.П.

Генеральный директор /Сидоров С.С./
Согласовано: Главный бухгалтер /Петров П.П./

Особенности 2024–2026 гг.: электронные медосмотры и ЕМИАС

С развитием цифровизации здравоохранения (ЕМИАС‚ ЕГИСЗ‚ ФРМР):

• Результаты медосмотров попадают в Единую государственную информационную систему здравоохранения (ЕГИСЗ).
• Работодатель может получать заключения в электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуг / ФСС (СФР) или по ЭДО с клиникой;
• Правило «учет результатов за 1 год» (п. 7 Пост. № 2464) работает автоматически: врач видит историю в ЭМК (электронной медкарте) пациента.
• Для возмещения расходов электронный чек (чекор в приложении налогоплательщика / СБИС / Диадок) имеет такую же юридическую силу‚ как бумажный (ФЗ-54).

Резюме: ключевые сроки и действия HR/Бухгалтерии

1. ДО приема: Проверить‚ входит ли должность в перечни обязательных осмотров (Приказ № 988н/1420н‚ ст. 213 ТК РФ).
2. День приема / ДО выхода приказа Т-1: Выдать направление на медосмотр (бланк 086/у).
3. В идеале: Оплатить клинике напрямую по счету (нет проблем с НДФЛ‚ сроками‚ чеками).
4. Если сотрудник заплатил сам: Получить чек + заключение + заявление → Издать приказ о возмещении → Выплатить в ближайший зарплатный день (не позднее).
5. Учет: Не облагать НДФЛ и взносами (п. 31 ст. 217 НК РФ). Включить в расходы по налогу на прибыль.
6. Архив: Хранить копию направления‚ заключения‚ чека‚ приказа о возмещении — 50 лет (персональные карточки) / 5 лет (первичка бухгалтерии).

Возмещение расходов на медосмотр — это не благожелательность работодателя‚ а его прямая законная обязанность (ст. 213 ТК РФ). Закон не называет конкретную дату («10-е число»)‚ но общие нормы (ст. 131‚ 168 ТК РФ) и судебная практика требуют выплаты в ближайший установленный графиком выплат день (аванс или зарплата) после предоставления документов.

Главные правила безопасности для бизнеса:

• Закрепите сроки в ЛНА (Положении).
• Всегда выдавайте направление до прохождения осмотра.
• Возмещайте только обязательный перечень услуг (по Приказу Минздрава № 29н).
• Не облагайте НДФЛ — это компенсация‚ а не доход.

Соблюдение этих правил снимет риски штрафов Роструда‚ налоговых допросов и трудовых споров с сотрудниками.

Статья подготовлена на основе ТК РФ‚ ФЗ-323‚ Постановления Правительства РФ № 2464‚ Приказов Минтруда/Минздрава № 988н/1420н‚ № 29н‚ № 1112н‚ Письма Роструда от № ПГ/17139-6-2. Информация актуальна на 2024–2026 гг. Не является правовой консультацией по конкретному случаю.